Acest site foloseste Cookie-uri, conform noului Regulament de Protectie a Datelor (GDPR), pentru a va asigura cea mai buna experienta online. In esenta, Cookie-urile ne ajuta sa imbunatatim continutul de pe site, oferindu-va dvs., cititorul, o experienta online personalizata si mult mai rapida. Ele sunt folosite doar de site-ul nostru si partenerii nostri de incredere. Click AICI pentru detalii despre politica de Cookie-uri.
Acest site foloseste Cookie-uri, conform noului Regulament de Protectie a Datelor (GDPR), pentru a va asigura cea mai buna experienta online. In esenta, Cookie-urile ne ajuta sa imbunatatim continutul de pe site, oferindu-va dvs., cititorul, o experienta online personalizata si mult mai rapida. Ele sunt folosite doar de site-ul nostru si partenerii nostri de incredere. Click AICI pentru detalii despre politica de Cookie-uri. Sunt de acord cu politica de cookie
email
Codul Fiscal 2018 - 11 modificari majore analizate si explicate

Va oferim CADOU un Raport Special Gratuit 

"Codul Fiscal 2018 - 11 modificari majore analizate si explicate"

Adauga adresa ta de e-mail pentru a primi Raportul Gratuit, oferit de Contabilul.ro.
Ghid Practic pentru contabili

Arhivare documente contabile. Cum procedam privind eliminarea documentelor din arhiva?

ProceduriInregistrari si Politici Contabilearhivare documente contabilearhiva documenteLegea 16/1996

Analizam mai jos cazul unei unitati care a fost infiintata in anul 200 si care, de la infiintare pana in prezent, a avut o activitate continua. Intrucat au trecut 14 ani de la inceperea activitatii, vom stabili  daca documentele contabile emise in aceasta perioada trebuie pastrate in unitate in continuare, desi legea contabilitatii prevede obligativitatea pastarii lor pe o perioada de 10 ani cu exceptia statelor de plata si bilanturilor contabile care se pastreaza 50 ani.

Pentru documentele emise in perioada 2000-2002, daca ele nu mai trebuie pastrate, vom stabili  unde se predau, ce documente trebuie emise pentru scoaterea lor din circuitul evidentei contabile, ce reglementari trebuie respectate cu acest prilej si daca exista obligatia de a anunta acest lucru la diverse institutii de stat si care sunt acestea. Unitatea, fiind firma de contabilitate, detine in momentul de fata documente contabile de firme a caror asociat a decedat precum si a caror asociati de 5 ani nu pot fi gasiti pentru a le preda si acestia au o adresa necunoscuta.

Vom vedea cum se procedeaza din punct de vedere legal in aceasta situatie si ce institutii trebuie anuntate pentru a le preda.

Trebuie sa aveti in vedere urmatoarele prevederi legale:

- art. 25 alin. (1) din Legea contabilitatii 82/1991, republicata, potrivit caruia registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani;

- art. 25 alin. (2) din Legea contabilitatii 82/1991, republicata, potrivit caruia prin ordin al ministrului finantelor se pot stabili categoriile de registre de contabilitate si documentele justificative care se pastreaza timp de 5 ani;

Caiet de practica pentru stagiarii CECCAR
Caiet de practica pentru stagiarii CECCAR

Vezi detalii

Asociatiile de proprietari conform Legii nr. 196/2018
Asociatiile de proprietari conform Legii nr. 196/2018

Vezi detalii

Manualul mijloacelor fixe 2018
Manualul mijloacelor fixe 2018

Vezi detalii



- art. 3 si anexa nr. 4 la OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, care stabilesc categoriile de documente financiar-contabile care se pastreaza timp de 5 ani in arhiva persoanelor care organizeaza si conduc contabilitatea;

- pct. 50-57 din anexa nr. 1 "Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile" la OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, care reglementeaza sectiunea F "Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile";

- art. 261 din Legea societatilor 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare conform caruia, dupa  aprobarea socotelilor si terminarea repartitiei, registrele si actele societatii in nume colectiv, in comandita simpla sau cu raspundere limitata, ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociati, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate.
In cazul societatilor pe actiuni si in comandita pe actiuni, registrele societatii (registrul actionarilor, registrul sedintelor adunarilor generale etc.) vor fi depuse la registrul comertului la care a fost inregistrata societatea, unde orice parte interesata va putea lua cunostinta de ele cu autorizarea judecatorului delegat, iar restul actelor societatii vor fi depuse la Arhivele Nationale;

- art. 8 alin. 2, art. 9, art. 11, art. 12, art. 13, art. 17, art. 18, art. 181, art. 21 alin. 1 si art. 23 din Legea arhivelor nationale 16/1996, cu modificarile ulterioare;
- Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica.

In baza acestor reglementari, administratorul societatii comerciale (ce are calitatea de creator de documente cu valoare practica) este obligat sa ia masuri pentru intocmirea nomenclatorului documentelor de arhiva (art. 8 alin. (2) din Legea 16/1996), tinerea evidentei intrarilor si iesirilor din arhiva (art. 9 din Legea 16/1996) si numirea comisiei de selectionare a documentelor de arhiva (art. 11 din Legea 16/1996).

La arhivarea documentelor financiar-contabile se vor avea in vedere si regulile generale de arhivare stabilite la pct. 56 din Normele metodologice aprobate prin anexa nr. 1 la OMEF 3512/2008, potrivit carora:

- documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
- dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Pentru documentele al caror termen de pastrare a expirat, eliminarea lor din arhiva se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului, pe baza de proces-verbal (pct. 57 din Normele metodologice). Acest proces-verbal se inainteaza spre aprobare comisiei prevazute la art. 11 din Legea 16/1996 si, in baza aprobarii, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de colectare a deseurilor de hartie. In situatia in care societatea a creat documente cu valoare istorica, acestea nu pot fi distruse, ci trebuie predate Arhivelor Nationale conform Legii 16/1996.

Pentru documentele contabile ale societatilor al caror asociati sunt decedati/nu mai pot fi gasiti se pot aplica, prin similitudine, prevederile art. 18 din Legea 16/1996 referitoare la arhiva persoanelor declarate in faliment, potrivit carora documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurarile sociale ale cetatenilor, se predau, pe baza de contract, operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.

Numai documentele cu valoare istorica (ne indoim ca acele societati au creat astfel de documente) ce fac parte din Fondul Arhivistic National se predau Arhivelor Nationale.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro
Citeste mai multe articole pe aceeasi tema:
ProceduriInregistrari si Politici Contabilearhivare documente contabilearhiva documenteLegea 16/1996

Ti-a placut acest articol? Da Like, Printeaza sau trimite pe Email!

Data aparitiei: 19 Decembrie 2013


Votati articolul "Arhivare documente contabile. Cum procedam privind eliminarea documentelor din arhiva?":
Rating:

Nota: 4.88 din 5 din 4 voturi


ClubContabilitate.ro - intrebarea zilei

Spor de confidentialitate si spor de solicitare neuropsihica ?

Intrebare: - institutie publica, personal contractual
- un consilier juridic va fi angajat incepand cu 01 octombrie
si urmeaza sa i se incheie CIM si sa i se calculeze salariul

1. - va beneficia la salariul de baza
de sporul de confidentialitate si de spor de solicitare neuropsihica ?
2. - in ce procente i se vor acorda cele 2 sporuri ?
3. - ce articole din ce Legi ii acorda aceste sporuri ?
4. - un consilier juridic angajat in anul 2001
beneficiaza de cele 2 sporuri.
Colegul de la Resurse Umane mi-a spus ca
noul consilier juridic nu va mai beneficia de cele 2 sporuri.
- De ce ? Ce Lege i-ar interzice acest lucru ?
5. - un consilier juridic de la Tribunal
beneficiaza de cele 2 sporuri.
De ce difera salariile consilierilor juridici ?
Legea nu este aceeasi pt. toti ?

Raspuns: Nu are nici o sansa daca semneaza. Semnatura este un acord, deci nu poate invoca faptul ca nu stia...... » citeste tot raspunsul aici

Alte articole publicate in data de 19 Decembrie 2013 ARTICOLE SIMILARE

Opinia ta conteaza! Scrie-ne mai jos ce parere ai despre acest subiect dar si ce alte subiecte din domeniu te intereseaza si ai dori sa scriem despre ele!


Daca ai intrebari care necesita consultanta in contabilitate, le poti adresa pe www.PortalContabilitate.ro sau www.ClubContabilitate.ro. Va multumim!


X
user
user

Intrebare antispam: 2 + 3 =
  Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016

Comentarii articol

Postat de: am*****
La art. 34 din "Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996" se mentioneaza: "Arhivele Nationale sau serviciile judetene pot hatari pastrarea permanenta a unor dosare, chiar daca, potrivit nomenclatorului, acestea au de pastrare temporara." Potrivit acestei prevederi Arhivele Nationale au decis: - Bilanturile anuale ale societatilor comerciale de orice fel se pastreaza Permanent; - Bilanturile lunare, trimestriale si semestriale ale societatilor comerciale de orice fel se pastreaza 10 ani. Sunt absolvent al cursurilor Scolii Nationale de Perfectionare Arhivistica. Va prezint scuze pentru erorile de tehnoredactare din primul mesaj. Am facut prezizarile de mai sus pentru ca autorii sustin ca bilanturile anuale se pastreaza doar 50 de ani.
Data adaugarii: 20-Dec-2013
Postat de: am*****
La art. 34 din "Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinătorii de documente aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996" se mentioneaza: "Arhivele Nationale sau serviciile judetene pot hatari pastrarea permanenta a unor dosare, chiar daca, potrivit nomenclatorului, acestea au de pastrare temporara." Potrivit acestei prevederi Arhivele Nationale au decis: - Bilanturile anuale ale societatilor comerciale de orice fel se pastreaza Permanent; - Bilanturile lunare, trimestriale si semestriale ale societatilor comerciale de orice fel se pastreaza 10 ani. Sunt absolvent al cursurilor Scolii Nationale de Perfectionalre Arhivistica.
Data adaugarii: 20-Dec-2013
Adauga acest articol in site-ul tau

Subiectele saptamanii

  • Grile fiscale pentru examenul din 2018: Consultant fiscal certificat!

    • UPDATE in 24 septembrie. ATENTIE! Au aparut noutati in ceea ce priveste examenul de consultant fiscal. In Monitorul Oficial nr. 806 din 20 septembrie 2018 a fost publicata Hotararea Camerei Consultantilor fiscali nr. 7 privind sustinerea examenului de atribuire a calitatii de consultant fiscal sau de consultant fiscal asistent - sesiunea noiembrie 2018. Examenul se va sustine in municipiul Bucuresti in data de 4 n...» citeste mai departe aici

  • Detii o casa de marcat electronica? Iata cate formulare trebuie depuse la ANAF!

    • Daca detii o casa de marcat, atunci trebuie sa fii la curent cu lista de formulare pe care trebuie sa le completezi si sa le transmiti catre ANAF. Acestea sunt opt la numar in prezent, realizate in functie de diferite situatii.   Va reamintim cele doua termene pana la care operatorii economici trebuie sa achizitioneze case de marcat cu jurmal electronic sunt 1 septembrie 2018 (contribuabili mari si mijlocii) si  1 noiembrie...» citeste mai departe aici

  • Legislatie comert online. Lista completa cu aspectele contabile si fiscale

    • Comertul online castiga din ce in ce mai mult teren in detrimentul celui traditional. Tot mai multi romani isi fac cumparaturile in mediul online, asa ca nu este de mirare ca magazinele online sunt pe val in aceasta perioada. Comerciantii care au afaceri online incep sa se bucure de multe avantaje, insa vinderea produselor pe internet ridica si multe semne de intrebare, mai ales celor care nu au experienta in domeniu. Asadar, vom dezbate mai jos cazul unei societati...» citeste mai departe aici

  • Ministerul Finantelor ofera ajutor de stat pentru crearea de noi locuri de munca

    • Ministerul Finantelor Publice finanteaza marile investitii din sectoarele de activitate de varf si dezvoltarea regionala, astfel ca din 10 septembrie accepta cereri pentru ajutor de stat in limita a 614 milioane de lei, buget alocat pentru 2018, anunta institutia printr-un comunicat de presa. Pana acum au fost depuse 32 de cereri pentru investitii in valoare totala de 3,8 mld lei, care ar urma sa creeze 5.242 de locuri de munca si pentru care ajutorul de stat solicitat se ridic...» citeste mai departe aici

Newsletter zilnic GRATUIT

Codul Fiscal 2018 - 11 modificari majore analizate si explicate
Aboneaza-te la newsletterul Contabilul.ro si primesti gratuit Raportul special "Codul Fiscal 2018 - 11 modificari majore analizate si explicate".
Stiri si analize economice
SATI

Atentie, Contabili!

Codul Fiscal 2018 - modificarile legii
Cititi «Raportul Special Gratuit» oferit de specialistii nostri

DESCARCA GRATUIT Raportul Special
"Codul Fiscal 2018 - 11 modificari majore analizate si explicate"


email
Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016

Te simti norocos?

Apasa START pentru a alege CADOUL tau!