In cazul de mai jos, un SRL avand ca obiect de activitate transportul intracomunitar de marfuri are un singur angajat care pleaca in cursa in afara Romaniei (transporta intre tarile din UE) pe o perioada de aproximativ 45-50 de zile.
La plecarea in cursa i se acorda un avans spre decontare (pe baza de dispozitie de plata). Ordinul de deplasare si decontul de cheltuie i se predau la contabilitate doar la reintoarcerea soferului in tara.
Vom vedea in ce masura e corect ca decontul de cheltuieli sa fie intocmit pentru toata perioada cat dureaza o cursa sau daca acesta trebuie inchis la finalul unei luni si facut altul pentru luna urmatoare.
De asemenea, vom daca actele aferente decontului se vor contabiliza cu data decontului sau cu data documentului. In plus, stabilim daca in afara de ordinul de deplasare, decontul de cheltuieli si foaia de parcurs, mai sunt obligatorii si alte documente.
Totodata, avand in vedere faptul ca se achizitioneaza combustibil pe baza de bonuri fiscale si se fac si alte achizitii intracomunitare pe baza de factura, stabilim daca este obligatorie trecerea la TVA lunar.
Conform art.29 din Decretul nr.209 din 1976 unitatile pot acorda, prin casierie, avansuri in numerar persoanelor incadrate in unitate, pentru:
Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor
Contabilitatea HORECA Monografii contabile si cazuri practice
PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii
a) cheltuieli de aprovizionare cu marfuri de la fondul pietei si pentru alte plati care se fac in localitatea unde unitatea isi are sediul, pina la cuantumul nevoilor pe 3 zile, cu obligatia de a justifica avansul in termen de cel mult 4 zile lucratoare de la primirea lui, exclusiv ziua primirii;
b) cheltuieli de aprovizionare cu marfuri de la fondul pietei si pentru alte plati care se fac in afara localitatii sediului unitatii, pina la cuantumul nevoilor pe 10 zile, cu obligatia de a se justifica avansul in termen de cel mult 3 zile lucratoare de la data aprobata pentru sosirea din deplasare, exclusiv ziua sosirii, sau in termen de 3 zile lucratoare de la sosirea din delegatie, exclusiv ziua sosirii, in cazul in care acesta are loc anterior datei aprobate;
c) cheltuieli pentru achizitii de produse si colectari de deseuri, precum si pentru cheltuielile expeditiilor, grupelor de cercetari geologice, in limitele si termenele de justificare a avansului stabilite de comun acord cu bancile sau cu celelalte institutii de credit care elibereaza numerarul;
d) cheltuieli de protocol sau pentru organizarea de conferinte, simpozioane si alte asemenea actiuni, in limitele aprobate de conducatorii unitatilor si potrivit baremurilor stabilite de normele in vigoare, cu obligatia de a se justifica avansul in termen de cel mult 4 zile lucratoare de la plecarea delegatiei sau incheierea actiunii, exclusiv ziua plecarii delegatiei sau incheierii actiunii;
e) cheltuieli de deplasare in interes de serviciu, in limita sumelor cuvenite pentru plata transportului, diurnei, indemnizatiei si a cazarii pe timpul deplasarii, cu obligatia de a se justifica avansul in termen de cel mult 3 zile lucratoare de la sosirea din deplasare, exclusiv ziua sosirii.
Pentru acordarea avansurilor si justificarea acestora se foloseste formularul "Ordin de deplasare" sau alte documente legale.
Evidenta avansurilor acordate si urmarirea justificarii lor la termenele stabilite se efectueaza in cadrul compartimentului financiar-contabil al unitatilor.
Titularul de avans este obligat ca, in termenele stabilite pentru justificarea avansului, sa intocmeasca si sa depuna, la compartimentul financiar-contabil al unitatii care i-a acordat avansul, decontul de cheltuieli in care inscrie toate documentele justificative si le anexeaza la acesta. Compartimentul financiar-contabil are obligatia sa mentioneze pe decont data primirii, care se considera data justificarii avansului.
La primirea decontului de cheltuieli, compartimentul financiar-contabil verifica legalitatea documentelor justificative anexate la decont, concordanta lor cu natura si destinatia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul si respectarea termenului de justificare.
Astfel decontul poate fi intocmit pentru intreaga perioada si depus la departamentul financiar contabil in termenele prevazute de lege.
Inregistrarea in contabilitate a bunurilor achizitionate sau a cheltuielilor efectuate de entitate si achitate pe baza de bon fiscal (cu numerar sau card bancar), se poate efectua daca:
a) entitatea solicita furnizorului factura aferenta bunurilor livrate sau serviciilor prestate, avand ca anexa bonul fiscal emis de aparatul de marcat electronic fiscal
sau
b) entitatea justifica cheltuielile efectuate fie prin documente care atesta intrarea in gestiune a bunurilor achizitionate, fie cu alte documente, cum
sunt: ordin de deplasare, decont de cheltuieli, la care se anexeaza bonul fiscal, documentele respective fiind avizate de persoana care aproba efectuarea acestor cheltuieli.
Avand in vedere ca decontul de cheltuieli reprezinta documentul justificativ inregistrarea in contabilitate se va face cu data decontului.
In afara documentelor mentionate de dumneavoastra mai sunt necesare: FAZ, CMR-uri si diagramele tahograf.
Trecerea la TVA lunar se realizeaza in cazul unei achizitii intracomunitare de bunuri taxabila in Romania. Operatiunile enumerate nu reprezinta o achizitie intracomunitara de bunuri taxabila in Romania si nu se va trece la TVA lunar.
Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro
