Regasiti mai jos procedura (documentatie si cadrul legal) de casare a mijloacelor fixe complet amortizate, inclusiv in cazul celor care nu sunt amortizate integral. De asemenea, stabilim daca aceasi procedura este valabila si pentru obiectele de inventar.
Fiecare entitate isi stabileste propria procedura de casare/declasare a mijloacelor fixe , a obiectelor de inventar si a stocurilor prin politicile contabile proprii. Aceasta procedura trebuie sa respecta reglementarile legale in materie. Vom incerca sa prezentam principalii pasi de urmat, documentatia necesara si cadrul legal pentru fiecare din aceste etape.
Operatiunea de declasare a mijloacelor fixe, a obiectelor de inventar si a stocurilor se poate initia ca urmare:
- fie a operatiunii de inventariere efectuata in conformitate cu prevederile OMFP nr. 2861/2009 privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii. In acest caz principalii pasi de urmat sunt: va trebui intocmita decizia de inventariere si graficul aferent, urmata de inventarierea efectiva a stocului de bunuri. Din listele de inventariere si din procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa reiasa situatia bunurilor respective (denumire, cantitate, pretul unitar, motivele pentru este necesara scoaterea lor din gestiune).
Aceste documente se vor prezenta administratorului societatii, care decide asupra modului de valorificare a rezultatelor inventarierii.
- fie in baza unei documentatii care poata sa contina, dupa caz: nota privind starea tehnica a mijlocului fix propus a fi scos din functiune, deviz estimativ al reparatiei capitale, act constatator al avariei, avize, nota justificativa privind descrierea degradarii bunurilor materiale, specificatia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.
Urmatoarea etapa este numirea de catre conducatorul entitatii/persoana responsabila cu gestionarea patrimoniului a unei comisii de casare.
Conform Normelor Metodologice date in aplicarea art. 23 din Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat in active corporale si necorporale, cu ocazia casarii se va proceda la dezmembrarea mijloacelor fixe si la valorificarea acestora, astfel:
- vanzarea componentelor rezultate in urma dezmembrarii;
Cheltuieli deductibile si nedeductibile
Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete
Cartea Verde a PFA Contabilitatea si obligatiile fiscale
- utilizarea componentelor rezultate la executarea altor mijloace fixe din cadrul unitatii.
- valorificarea ca materiale nerecuperabile.
Evaluarea componentelor se va face de catre comisia de casare.
Declasarea si casarea unor bunuri materiale, altele decat mijloacele fixe, sunt de competenta consiliilor de administratie ale agentilor economici, respectiv a responsabilului cu gestiunea patrimoniului.
Se intocmeste documentul Proces-verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe/de declasarea unor bunuri materiale (Cod 14-2-3/aA) prevazut de O.M.F.P. nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile. Acest document serveste ca:
- document de constatare a indeplinirii conditiilor necesare scoaterii din functiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta si de declasare a unor bunuri materiale, altele decat mijloacele fixe, potrivit dispozitiilor legale;
- document de consemnare a scoaterii efective din functiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta sau de declasare a altor bunuri materiale;
- document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente si materialelor rezultate din scoaterea efectiva din functiune a mijloacelor fixe;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor) si in contabilitate.
Formularul se completeaza de catre comisia constituita in acest scop, dupa caz, astfel:
- capitolele I si II, cu constatarile si concluziile rezultate din analiza documentatiei primite si din verificarea starii mijloacelor fixe propuse a fi scoase din functiune, scoaterii din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau a altor bunuri materiale propuse pentru declasare;
- capitolul III, dupa aprobarea propunerilor si efectuarea scoaterii din functiune, din uz sau declasarii, cu informatii referitoare la ansamblele, subansamblele, piesele, componentele si materialele rezultate. In cazul scoaterii din functiune a mijloacelor fixe, numarul de inventar se va trece la capitolul II in coloana "Denumirea". In situatia in care capitolul III se completeaza in alte exercitii financiare, este necesar sa se intruneasca o noua comisie care sa intocmeasca un nou proces-verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale, care sa confirme datele completate in acest capitol.
Modelul acestui formular se regaseste in Anexa nr. 3 la O.M.F.P. nr. 2634/2015.
Ca urmare a intocmirii acestui Proces verbal se pot intalni mai multe situatii cu privire la distrugerea bunului ; rezultarea de deseuri, produse reziduale ori piese de schimb ce vor fi utilizate de catre entitate sau valorificate prin vanzare, astfel:
- distrugerea se poate realiza fie de catre entitate, printr-o comisie stabilita in acest sens, care va intocmi un proces verbal in consecinta si in care se va stabili, printre altele, modalitatea de distrugere, fie prin predarea bunurilor catre firme specializate. In acest din urma caz, se va intocmi un Aviz de insotire a marfii pe care se va face mentiunea “Fara factura – Bunuri predate pentru distrugere".
- produsele reziduale obtinute, piesele de schimb, cantitativ si valoric, vor incarca gestiunea de produse reziduale sau pe cea de piese de schimb, pana la momentul valorificarii, respectiv al utilizarii in cazul pieselor de schimb.
Conform pct. 29 din Normele Metodologice date in aplicarea art. 28 alin. (17) din Codul Fiscal cheltuielile inregistrate ca urmare a casarii unui mijloc fix cu valoarea fiscala incomplet amortizata sunt cheltuieli efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice. Prin casarea unui mijloc fix se intelege operatia de scoatere din functiune a activului respectiv, urmata de dezmembrarea acestuia si valorificarea partilor componente rezultate, prin vanzare sau prin folosirea in activitatea curenta a contribuabilului.
Procedura de mai sus este valabila pentru mijloacele fixe, indiferent ca sunt amortizate integral sau nu, cat si pentru obiectele de inventar, cu precizarea ca, in cazul obiectelor de inventar, reglementarile legale nu prevad obligativitatea dezmembrarii si valorificarii partilor componente.
