In cazul urmator, situatia se refera la faptul ca, in cadrul unei societati, toate chitantele de incasare se emit pe baza convorbirilor cu clientii de la casa centrala pe ziua respectiva, iar sumele sunt incasate de catre agentii de pe traseu.
Programul introduce automat aceste chitante in Registrul de casa si valideaza sumele. Din acest motiv numerarul din casa nu coincide cu Registrul de casa numai cand se intorc de pe traseu si se predau banii la casa centrala.
Cum se poate reglementa aceasta situatie pentru ca in cazul unui control sa nu exista nereguli?
Conform punctului 57 din Reglementarile contabile aprobate prin Ordinul nr. 1802/2014, evenimentele si operatiunile economico-financiare trebuie evidentiate in contabilitate asa cum acestea se produc, in baza documentelor justificative. Documentele justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate a operatiunilor economico-financiare trebuie sa reflecte intocmai modul cum acestea se produc, respectiv sa fie in concordanta cu realitatea.
In cazul expus de dvs. emiterea documentelor nu reflecta realitatea deoarece se emit documente de incasare fara o intrare de numerar.
Consideram ca organizarea activitatii, a emiterii documentelor , precum si a circuitului documentului si numerarului trebuie sa se realizeze de catre persoana responsabila cu gestionarea patrimoniului, tinandu-se cont de resursele materiale si umane de care dispune societatea.
Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor
Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor
Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete
Astfel, exista mai multe variante de organizare a activitatii, din care vom expune doar doua.
Daca societatea are resursele materiale necesare o varianta ar fi ca agentii care incaseaza sume pe traseu sa fie dotati cu dispozitive care permit emiterea de chitante si care sa transfere informatiile catre softul de la baza.
In cazul in care societatea nu dispune de astfel de dispozitive, agentii incasatori trebuie sa detina fiecare formulare (carnete) de chitanta (mai exista inca formulare tipizate, cu serie si numar).Carnetele se vor elibera agentilor incasatori pe baza de documente care sa contina seria si intervalul de numere distribuit fiecarui agent. Chitanta eliberata de agent catre client se va emite in minim doua exemplare. La intoarcerea la sediu, agentii vor depune, pe baza de monetar, insotit de borderou de incasari (optional) sumele incasate de la clienti. Acest ultim mod de lucru presupune si verificarea carnetelor de chitante in sensul existentei tuturor exemplarelor in chitantier (verificarea se poate face la data predarii carnetului utilizat); aceasta verificare nu este impusa legislativ, ci necesara pentru a avea siguranta ca nu se pierde nicio chitanta/incasare.
In ambele cazuri este recomandat a se organiza evidente distincte ("case"/analitice) pentru fiecare agent in parte , in special daca respectivii agenti efectueaza plati din sumele incasate.
Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de S.M. Armaselu - Expert contabil
