Tehnici de control aplicate asupra balantei contabile lunare (Partea I)

TEHNICI DE CONTROL APLICATE ASUPRA BALANTEI CONTABILE LUNARE

( Partea I )

Misiunea unui profesionist contabil este sa se asigure ca exista metode de organizare interna a departamentului de contabilitate privind metodele de ordonare / clasare a documentelor, tehnicile de inregistrare contabile, controlul secventelor numerice ale documentelor, urmarire conturilor de clienti/furnizori, reconcilierea soldurilor de trezorerie cu soldurile contabile, tinerea registrelor conform legislatiei in vigoare.

Lunar, este obligatorie si necesara verificarea Registrului Jurnal al operatiunilor desfasurate in baza obiectului de activitate al societatii. Astfel, trebuie avute in vedere urmatoarele:

- daca inregistrarile contabile se bazeaza pe documente justificative corespunzatoare;

- repartizarea corecta pe cheltuieli/venituri sau alte conturi;

- inregistrarea la data corecta;

- daca documentele justificative sunt corect clasate / numerotate, dupa caz;

- daca inregistrarile contabile include mentiuni adecvate conform naturii documentelor justificative si daca aceste indicatii sunt in acord cu legislatia in vigoare.

In continuare, vom prezenta trei tehnici de control aplicate asupra conturilor din Balanta Contabila. Aceste metode trebuie aplicate cu consecventa la finalul fiecarei inchideri de balanta contabila, evitandu-se astfel posibilitatea depistarii unor erori mai tarziu.

¨ Analiza continutului fiecarui cont contabil, cu precadere a soldului final

Aceasta tehnica de verificare a balantei contabile implica:

Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a PFA Contabilitatea si obligatiile fiscale

Vezi AICI detalii

Cartea verde a contabilitatii varianta tiparita

Vezi AICI detalii

- precizarea componentei soldului prin defalcarea acestuia in elementele lui identificabile

- verificarea corectei totalizari a componentei soldului de cont

- aprecierea componentelor soldului: data, suma totala, denumirea, scadenta etc.

- analiza corectei contabilizari a componentei soldului (inregistrarea initiala);

- pentru anumite situatii, verificarea in totalitate a operatiilor componente soldului . De exemplu, incasaerea unor conturi de creante sau obligatii.

¨ Reconcilierea anumitor date cu documentele justificative externe sau interne ale societatii

- Reconcilierea datelor contabile cu documentele justificative externe

Astfel, inregistrarile contabile ale documentelor justificative sunt verificate cu ocazia tinerii/inregistrarii in registrele contabile.

Aceasta tehnica este necesara si utila a se efectua la finalul fiecarui exercitiu pentru urmatoarele posturi:

· imobilizari – facturi sau documente

· imprumuturi – contracte, documente si situatii de rambursare

· datorii fiscale si sociale – registrele fiscale, declaratiile fiscale si recapitulatiile

· conturile financiare – extrase de cont bancare

- Reconcilierea datelor contabile cu documentele justificative interne

Aceasta control permite verificarea urmatoarelor posturi:

· capitalurile proprii – procesul verbal al A.G.A., documentele justificative pentru conturile de capitaluri ale asociatilor

· stocuri si productie in curs de executie – situatia centralizatoare a listelor de inventariere si alte detalii primite din partea clientului

· provizioanele pentru creantele litigioase – situatiile extraselor de cont confirmate sau procesele verbale de punctaj pentru inventarierea creantelor si motivarea scrisa pentru cauzele deteriorarii creantelor;

· contul de profit si pierdere – situatia vanzarilor cu declaratiile de TVA, situatiia salariilor platite cu declaratiile de impozite sit axe etc.

¨ Controlul coerentei datelor si al credibilitatii acestora

· Aceasta tehnica de analiza a continutului conturilor si de concordanta a acestora cu documentele justificative asigura coerenta si credibilitatea conturilor luate individual. De exemplu, coerenta si credibilitatea conturilor tertilor controlati.

· Al doilea nivel de control al coerentei si credibilitatii datelor trebuie sa fie efectuat asupra situatiilor financiare si aspra declaratiilor fiscale, controlate in mod global.

Deci, pe de o parte trebuie sa avem in vedere conturile luate individual, iar pe de alta parte, situatiile de reporting ( situatii financiare & declaratii fiscale).

Pentru efectuarea in conditii optime a verificarii conturilor din balanta, contabilul se bazeaza pe:

- Cartea mare in copie, insotita de un scurt comentariu atasat fiecarui cont contabil;

- Un dosar de organizare a controlului de balanta, inclusiv pe suport electronic;

Acest dosar poate fi structurat fie pe cicluri de exploatare (achiziti, vanzari, imobilizari, stocuri, trezorerie etc.), fie pe conturi sau grupe de conturi.

- Un dosar cu declaratiile fiscale, la care trebuie sa aiba in vedere baza de impozitare in raport cu datele contabile, buna aplicare a reglementarilor legale, respectarea termenelor de plata.

Nota: In editia de maine, veti putea citi despre ce corelatii trebuie avute in vedere atunci cand se realizeaza controlul incrucisat al conturilor din balanta contabila .