Acest site foloseste Cookie-uri, conform noului Regulament de Protectie a Datelor (GDPR), pentru a va asigura cea mai buna experienta online. In esenta, Cookie-urile ne ajuta sa imbunatatim continutul de pe site, oferindu-va dvs., cititorul, o experienta online personalizata si mult mai rapida. Ele sunt folosite doar de site-ul nostru si partenerii nostri de incredere. Click AICI pentru detalii despre politica de Cookie-uri.
Acest site foloseste Cookie-uri, conform noului Regulament de Protectie a Datelor (GDPR), pentru a va asigura cea mai buna experienta online. In esenta, Cookie-urile ne ajuta sa imbunatatim continutul de pe site, oferindu-va dvs., cititorul, o experienta online personalizata si mult mai rapida. Ele sunt folosite doar de site-ul nostru si partenerii nostri de incredere. Click AICI pentru detalii despre politica de Cookie-uri. Sunt de acord cu politica de cookie
email
Codul Fiscal 2018 - 11 modificari majore analizate si explicate

Va oferim CADOU un Raport Special Gratuit 

"Codul Fiscal 2018 - 11 modificari majore analizate si explicate"

Adauga adresa ta de e-mail pentru a primi Raportul Gratuit, oferit de Contabilul.ro.
Ghid Practic pentru contabili

Cum arhivam si pastram documentele?

arhivare documentecontabilitatefiscalitate

Cum arhivam si pastram documentele? 

Avem obligatia de a pastra in arhiva registrele de contabilitate, documentele contabile, precum si documentele justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate. Unde arhivam documentele? Cat timp pastram documentele? Care sunt regulile de arhivare? Inainte de Craciun s-a publicat in Monitorul Oficial Ordinul ministerului economiei si finantelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile.

1. Unde arhivam documentele?

Avem posibilitatea sa pastram registrele si documentele justificative si contabile astfel:

  • fie la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz;
  • fie la alte persoane juridice care dispun de conditii corespunzatoare in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros.

Atentie!

Indiferent de locul unde am arhivat documentele financiar-contabile, raspunderea privind arhivarea acestora revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii.


Asociatiile de proprietari conform Legii nr. 196/2018
Asociatiile de proprietari conform Legii nr. 196/2018

Vezi detalii

Corespondenta detaliata a conturilor
Corespondenta detaliata a conturilor

Vezi detalii

Examenul de consultant fiscal 2018. Grile si temeiuri legale
Examenul de consultant fiscal 2018. Grile si temeiuri legale

Vezi detalii


Atunci cand incredintam documentele spre arhivare unei alte persoane juridice trebuie sa instiintam organul fiscal competent despre aceasta situatie.

Cu ocazia controalelor efectuate suntem obligati, la cerere, sa prezentam la domiciliul fiscal documentele solicitate. In acest sens, Fiscul poate interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si in alte locatii decat la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.

2. Cat timp pastram documentele?

Regula

Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara trebuie sa le pastram in arhiva timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Consilierul Contabilitate te tine la curent cu toate modificarile aparute in legislatie! Garantie 30 de zile!

Exceptii

a) Statele de salarii le pastram in arhiva timp de 50 de ani.

b) Documentele financiar-contabile pe care le vom pastra in arhiva timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, sunt:

  • Nota de receptie si constatare de diferente;
  • Bon de primire in consignatie;
  • Bon de predare, transfer, restituire;
  • Bon de consum;
  • Bon de consum (colectiv);
  • Fisa-limita de consum;
  • Dispozitie de livrare;
  • Fisa de magazie;
  • Fisa de magazie (cu doua unitati de masura);
  • Lista de inventariere;
  • Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
  • Chitanta;
  • Chitanta pentru operatiuni in valuta;
  • Dispozitie de plata/incasare catre casierie;
  • Decont pentru operatiuni in participatie;
  • Ordin de deplasare (delegatie);
  • Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale);
  • Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe);
  • Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale);
  • Nota de debitare-creditare;
  • Extras de cont;
  • Borderou de primire a obiectelor in consignatie;
  • Borderou de iesire a obiectelor in consignatie;
  • Jurnal privind operatiuni diverse (pentru conturi sintetice);
  • Fisa de cont pentru operatiuni diverse;
  • Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei);
  • Document cumulativ;
  • Decizie de imputare;
  • Angajament de plata.

Important!

Aceste documente se pastreaza pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

c) Situatia bunurilor de capital care face obiectul ajustarii taxei deductibile, trebuie pastrata pe o perioada care incepe in momentul la care taxa aferenta achizitiei bunului de capital devine exigibila si se incheie la 5 ani dupa expirarea perioadei in care se poate solicita ajustarea deducerii. Orice alte inregistrari, documente si jurnale privind bunurile de capital trebuie pastrate pentru aceeasi perioada.

d) Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

e) In caz de incetare a activitatii, registrele si actele societatii in nume colectiv, in comandita simpla sau cu raspundere limitata, ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociati, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate.

In societatile pe actiuni si in comandita pe actiuni, o parte din acte vor fi depuse la registrul comertului la care a fost inregistrata societatea (registrul actionarilor, registrul sedintelor si deliberarilor adunarilor generale, registrul sedintei si deliberarilor consiliului de administratie, respectiv ale directoratului si consiliului de supraveghere, registrul deliberarilor si constatarilor facute de cenzori si, dupa caz, de auditori interni, in exercitarea mandatului lor si registrul obligatiunilor), iar restul actelor societatii vor fi depuse la Arhivele Nationale.

Registrele tuturor societatilor vor fi pastrate timp de 5 ani.

3. Care sunt regulile de arhivare?

In vederea arhivarii documentelor justificative si contabile trebuie sa respectam urmatoarele reguli generale:

  • documentele le vom grupa in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
  • vom grupa documentele in dosare cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea; in cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
  • dosarele continand documente justificative si contabile le vom pastra in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
  • evidenta documentelor la arhiva o vom tine cu ajutorul Registrului de evidenta in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Important!

Pentru a elimina din arhiva documentele al caror termen legal de pastrare a expirat se constituie o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal in care se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Concluzie

Desi legiuitorul ne-a promis inca din iulie 2007, prin intrarea in vigoare a Legii nr. 259/2007 pentru modificarea si completarea Legii contabilitatii nr. 82/1991, ca pentru anumite documente financiar-contabile termenul de pastrare a documentelor va scadea de la 10 ani la 5 ani, iata ca abia de la sfarsitul anului 2008 beneficiem de aceste reglementari. Arhivarea si pastrarea documentelor este o sarcina importanta pentru orice contabil. Aveti in vedere aceste reguli cand efectuati gruparea in dosare a documentelor! Degajarea spatiului este o problema cu care se confrunta orice entitate.

Acte normative aplicabile:

Pct. 50-57 din Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministerului economiei si finantelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 Art. 149 alin. (6) din Codul fiscal Art. 261 din Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale.

Acest articol este preluat din Newsletterul Taxe si Impozite Actual. Avand peste 4.300 de abonati platitori,  Newsletterul Taxe si Impozite Actual este un punct de referinta pentru toti cei interesati de domeniul fiscal. Daca sunteti interesat de articole de specialitate bine documentate, semnate de "nume grele" din lumea fiscalitatii descarcati gratuit  numarul din noiembrie al  Newsletterul Taxe si Impozite Actual.

Drepturile de proprietate intelectuala asupra continutului acestui articol apartin Editurii Rentrop & Straton. Articolul poate fi preluat in limita a 500 de caractere, cu conditia sa fie insotit de textul: "Sursa: Portalul Contabilul.ro" si link catre www.contabilul.ro. In caz contrar, vom actiona conform legilor privind protectia drepturilor de proprietate intelectuala.

Citeste mai multe articole pe aceeasi tema:
arhivare documentecontabilitatefiscalitate

Ti-a placut acest articol? Da Like, Printeaza sau trimite pe Email!

Data aparitiei: 17 Martie 2009


Votati articolul "Cum arhivam si pastram documentele?":
Rating:

Nota: 4.93 din 5 din 7 voturi


ClubContabilitate.ro - intrebarea zilei

Infiintare poprire disponibilitati banesti

Intrebare: Un SRL in urma unui control fiscal i s-a instituit o obligatie de plata in valoare de X lei, instituindu-se si o poprire pe aceasta suma.
Societatea a contestat suma rezultata in urma controlului, in instanta (procesul nu este finalizat), iar platile lunare aferente bugetelor au fost platite doar in urma popririlor instituite de ANAF.
Intrebarea este: daca societatea a facut platile conform poprire, este corect ca suma din poprire sa stinga o parte din cei X lei? Care mai este rolul popririi lunare?

Raspuns: Poprirea unei obligatii de plata poate fi facuta de catre anaf daca se considera ca suma nu poate fi...... » citeste tot raspunsul aici

Alte articole publicate in data de 17 Martie 2009 ARTICOLE SIMILARE

Opinia ta conteaza! Scrie-ne mai jos ce parere ai despre acest subiect dar si ce alte subiecte din domeniu te intereseaza si ai dori sa scriem despre ele!


Daca ai intrebari care necesita consultanta in contabilitate, le poti adresa pe www.PortalContabilitate.ro sau www.ClubContabilitate.ro. Va multumim!


X
user
user

Intrebare antispam: 5 + 2 =
  Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016

Comentarii articol

Postat de: de*****
Cat timp este obligatoriu de a pastra un contract de inchiriere a unui bun imobil incheiat intre doua persoane fizice?
Data adaugarii: 06-Feb-2013
Adauga acest articol in site-ul tau

Subiectele saptamanii

  • Grile fiscale pentru examenul din 2018: Consultant fiscal certificat!

    • UPDATE in 24 septembrie. ATENTIE! Au aparut noutati in ceea ce priveste examenul de consultant fiscal. In Monitorul Oficial nr. 806 din 20 septembrie 2018 a fost publicata Hotararea Camerei Consultantilor fiscali nr. 7 privind sustinerea examenului de atribuire a calitatii de consultant fiscal sau de consultant fiscal asistent - sesiunea noiembrie 2018. Examenul se va sustine in municipiul Bucuresti in data de 4 n...» citeste mai departe aici

  • Detii o casa de marcat electronica? Iata cate formulare trebuie depuse la ANAF!

    • Daca detii o casa de marcat, atunci trebuie sa fii la curent cu lista de formulare pe care trebuie sa le completezi si sa le transmiti catre ANAF. Acestea sunt opt la numar in prezent, realizate in functie de diferite situatii.   Va reamintim cele doua termene pana la care operatorii economici trebuie sa achizitioneze case de marcat cu jurmal electronic sunt 1 septembrie 2018 (contribuabili mari si mijlocii) si  1 noiembrie...» citeste mai departe aici

  • Legislatie comert online. Lista completa cu aspectele contabile si fiscale

    • Comertul online castiga din ce in ce mai mult teren in detrimentul celui traditional. Tot mai multi romani isi fac cumparaturile in mediul online, asa ca nu este de mirare ca magazinele online sunt pe val in aceasta perioada. Comerciantii care au afaceri online incep sa se bucure de multe avantaje, insa vinderea produselor pe internet ridica si multe semne de intrebare, mai ales celor care nu au experienta in domeniu. Asadar, vom dezbate mai jos cazul unei societati...» citeste mai departe aici

  • Ministerul Finantelor ofera ajutor de stat pentru crearea de noi locuri de munca

    • Ministerul Finantelor Publice finanteaza marile investitii din sectoarele de activitate de varf si dezvoltarea regionala, astfel ca din 10 septembrie accepta cereri pentru ajutor de stat in limita a 614 milioane de lei, buget alocat pentru 2018, anunta institutia printr-un comunicat de presa. Pana acum au fost depuse 32 de cereri pentru investitii in valoare totala de 3,8 mld lei, care ar urma sa creeze 5.242 de locuri de munca si pentru care ajutorul de stat solicitat se ridic...» citeste mai departe aici

Newsletter zilnic GRATUIT

Codul Fiscal 2018 - 11 modificari majore analizate si explicate
Aboneaza-te la newsletterul Contabilul.ro si primesti gratuit Raportul special "Codul Fiscal 2018 - 11 modificari majore analizate si explicate".
Stiri si analize economice
SATI

Atentie, Contabili!

Codul Fiscal 2018 - modificarile legii
Cititi «Raportul Special Gratuit» oferit de specialistii nostri

DESCARCA GRATUIT Raportul Special
"Codul Fiscal 2018 - 11 modificari majore analizate si explicate"


email
Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016

Te simti norocos?

Apasa START pentru a alege CADOUL tau!