Controlul electronic - modalitate de identificare a riscurilor fiscale si contabile din activitatea contribuabililor

Multumim Revistei Romane de Monografii Contabile

lect. univ. drd. Mioara Florina Pantea

Controlul electronic – modalitate de identificare a riscurilor fiscale si contabile din activitatea contribuabililor

Ordonanta Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedura fiscala, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare stabileste ca, in realizarea atributiilor, inspectia fiscala poate aplica urmatoarele metode de control:

• controlul prin sondaj, care consta in activitatea de verificare selectiva a documentelor si operatiunilor semnificative, in care sunt reflectate modul de calcul, de evidentiere si de plata a obligatiilor fiscale datorate bugetului general consolidat;
• controlul electronic, care consta in activitatea de verificare a contabilitatii si a surselor acesteia, prelucrate in mediu electronic, utilizand metode de analiza, evaluare si testare asistate de instrumente informatice specializate.

Asadar, controlul electronic reprezinta investigatia software-ului contabil pentru a avea certitudinea ca, in cazul utilizarii in mod corespunzator de catre contribuabil, va procesa cu exactitate toate tranzactiile introduse de contribuabil.

In cadrul inspectiei fiscale, organele fiscale verifica daca:

• toate tranzactiile efectuate sunt evidentiate in contabilitate (verificarea completitudinii);
• toate tranzactiile inregistrate sunt preluate corect in declaratiile fiscale (verificarea corectitudinii).

Astfel, controlul electronic este utilizat pentru verificarea corectitudinii intocmirii evidentei contabile si a declaratiilor fiscale.

Prevederi legale

Prevederile legale care reglementeaza controlul electronic in Romania sunt:

• Legea contabilitatii nr. 82 /1991 republicata, publicata in M.O. nr. 454/2008, la art. 23, care prevede: „Persoanele prevazute la art. 1 care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu normele contabile aplicate, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice.”
• Ordonanta Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedura fiscala, republicata la art. 80 alin. (4), care prevede: „In cazul in care evidentele contabile si fiscale sunt tinute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe langa datele arhivate in format electronic contribuabilul este obligat sa pastreze si sa prezinte aplicatiile informatice cu ajutorul carora le-a generat.”

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Cheltuieli deductibile si nedeductibile

Vezi AICI detalii

PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii

Vezi AICI detalii

Conform reglementarilor prezentate, nu rezulta obligativitatea contribuabilului de a organiza si conduce contabilitatea cu ajutorul instrumentelor informatice. Totusi contribuabilii care conduc contabilitatea cu ajutorul sistemelor informatice sunt obligati sa puna la dispozitia organelor de control toate datele si informatiile referitoare la acesta.

Sistemele electronice de evidenta contabila informatizata sunt denumite generic ERP – Electronic Resource Planning – planificare electronica a resurselor. Acestea trebuie sa corespunda criteriilor minimale privind programele informatice utilizate in activitatea financiara si contabila, prevazute de Ordinul ministrului finantelor si economiei nr. 3.512 /2008 privind documentele financiar-contabile.

Efectuarea controlului electronic

Controlul electronic va fi desfasurat in urmatoarele etape:
1. verificarea sistemului informatic si a bazei de date cu privire la modul de organizare a controlului intern;
2. importul datelor electronice;
3. validarea datelor electronice importate;
4. analiza datelor electronice importate.

Aceste etape nu sunt obligatorii de parcurs. Organele de inspectie fiscala au posibilitatea sa le aplice in functie de necesitatile fiecarui caz.

Verificarea sistemului informatic si a bazei de date cu privire la modul de organizare a controlului intern

In cadrul acestei etape, organele de inspectie fiscale identifica si verifica organizarea sistemului informatic (ERP). Aceasta etapa presupune ca inspectorii fiscali sa faca investigatii pentru cunoasterea afacerii contribuabilului.

Principalele actiuni se refera la:

• identificarea terminalelor de introducere a datelor in sistemul informatic (si, in acest sens structura organizatorica a contribuabilului – verificat),
• idetificarea procedurilor de functionare si de securitate, inclusiv daca exista un control intern asupra functionarii sistemului informatic.

In acest sens, se va intocmi o schita a sistemului informatic, se vor verifica toate situatiile de exceptie fata de procedura standard, se vor identifica persoanele responsabile de arhitectura sistemului informatic si administratorul retelei. Aceste persoane pot oferi toate informatiile necesare identificarii punctelor de risc fiscal.

In urma analizei acestor elemente se pot obtine informatii privind:

• posibilele aspecte de verificat cu privire la „punctele slabe” ale sistemului informatic;
• datele informatice disponibile si care pot fi obtinute din sistem;
• asigurarea corectitudinii datelor obtinute.

Factorul de risc poate fi influentat de:

• erori legate de baza de calcul a impozitarii, care poate fi incompleta sau incorecta;
• erori legate de aplicarea incorecta a sistemului de impozitare;
  
• erori in inregistrarea operatiunilor generatoare de impozite.

De asemenea, inspectorul analizeaza rezultatele auditului intern sau extern desfasurate, perioadele verificate si constatarile efectuate. In functie de acestea isi va dimensiona aria controlului pe care-l va efectua, precum si directiile de efectuare a controlului.

Importul datelor electronice

In cadrul acestei etape se vor obtine datele informatice din sistem si vor fi importate in aplicatia informatica de analiza.

Validarea datelor electronice importate

Validarea datelor electronice importate presupune confirmarea corectitudinii datelor electronice obtinute, respectiv puse la dispozitie de catre contribuabil, printr-o declaratie scrisa. Aceasta confirmare este necesara pentru a elimina posibilitatea de contestare a contribuabilului asupra rezultatelor analizei, in baza faptului ca aceste date nu au fost corecte.

Analiza datelor electronice importate

Datele electronice obtinute, confirmate de contribuabil si de organele de inspectie fiscala, vor fi analizate in vederea stabilirii daca au fost inregistrate in contabilitate si raportate in deconturi/declaratii fiscale, in conformitate cu reglementarile contabile si fiscale.

Modul de analizare a datelor electronice puse la dispozitie va fi decis de organele de inspectie fiscala, in functie de riscurile fiscale identificate.

Aplicatiile utilizate in cadrul controlului electronic sunt ACL, IDEA (Interactiv Data Extraction and Analysis), CLAIR, SCOUT, Acces, ExCell, alte aplicatii de calcul tabelar.

Controlul electronic poate fi folosit si pentru verificarea tranzactiilor realizate prin internet, o serie de aplicatii fiind specializate in acest domeniu (de exemplu, in Suedia este folosit ECEyes).

Avantaje:

• paleta larga de posibilitati pentru a controla o cantitate mare de date intr-un timp foarte scurt, fapt ce va conduce la cresterea eficientei si eficacitatii inspectiilor fiscale;
• posibilitatea auditarii sistemului de contabilitate insusi, putand fi detectate dublele inregistrari sau alte neconcordante;
• cresterea prestigiului profesiei de inspector;
• nspectorii fiscali sunt incurajati sa-si perfectioneze continuu pregatirea profesionala.

Dificultati in implementare:

• Exista o mare varietate de sisteme de contabilitate care duce la imposibilitatea standardizarii tehnicilor si procedurilor de lucru.
• In cazul in care inspectorul nu are suportul unui specialist in IT, exista pericolul ca datele din contabilitate sa nu poata fi importate in formatul corespunzator in sistemul de analiza si sa nu poata fi prelucrate. Acest fapt poate duce la revenirea inspectiei fiscale clasice.
• Unii contribuabili, desi conduc contabilitatea in sistem computerizat, au cunostinte de IT limitate.

Pentru depasirea acestor dificultati, se impun urmatoarele:

• infiintarea unor structuri care sa asigure suport si consiliere inspectorilor ce efectueaza control electronic;
• realizarea unei platforme intranet unde informatiile privind sistemele de contabilitate, noi metode si procedee de lucru, proiecte de control electronic sa poata fi accesate;
• campanii de informare, directionate catre contribuabili;
• participarea la seminarii internationale si vizite de lucru, schimbul de experienta in acest domeniu avand o importanta deosebita, intrucat permite implementarea unor practici deja testate, a unor instrumente si proceduri inovatoare.
  
  

Drepturile de proprietate intelectuala asupra continutului acestui articol apartin Editurii Rentrop & Straton. Articolul poate fi preluat in limita a 500 de caractere, cu conditia sa fie insotit de textul: "Sursa: Portalul Contabilul.ro" si link catre www.contabilul.ro. In caz contrar, vom actiona conform legilor privind protectia drepturilor de proprietate intelectuala.