2. Cheltuieli ocazionate de activitatea intreprinderii si documentele contabile justificative

Cheltuieli ocazionate de activitatea intreprinderii si documentele contabile justific ative

Recunoasterea cheltuielilor efectuate de intreprindere are la baza doua principii cu efect similar:

1. principiul contabil al conectarii cheltuielilor cu veniturile obtinute prin efectuarea acestor cheltuieli;
2. principiul fiscal al deductibilitatii (numai) a acelor cheltuieli aferente veniturilor obtinute in perioada fiscala respectiva.

Gruparea cheltuielilor conform planului contabil general aplicat in tara noastra are la baza natura acestor cheltuieli.

Principalele categorii de cheltuieli ocazionate de activitatea intreprinderii sunt:

• cheltuielile privind materiile prime si materialele de baza;
• cheltuielile privind materialele auxiliare;
• cheltuielile privind combustibilul;
• cheltuielile privind materialele de ambalat;
• cheltuielile privind piesele de schimb;
• 

  Operare SAGA Exemple practice si recomandari

  Vezi AICI detalii

  

  Manualul Contabilului Incepator - stick USB

  Vezi AICI detalii

  

  PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii

  Vezi AICI detalii
  cheltuielile privind furajele;
• cheltuielile privind semintele si materialul saditor;
• cheltuielile privind materialele de natura obiectelor de inventar;
• cheltuielile privind utilitatile;
• cheltuielile privind marfurile;
• cheltuielile cu lucrarile si serviciile executate de terti;
• cheltuielile cu prime de asigurare;
• cheltuielile privind ambalajele;
• cheltuielile cu transportul de bunuri si personal;
• cheltuielile cu deplasarile, detasarile si transferurile;
• cheltuielile cu serviciile postale si telecomunicatiile;
• cheltuielile cu serviciile bancare;
• cheltuielile cu alte servicii executate de terti;
• cheltuielile cu alte impozite, taxe si varsaminte asimilate;
• cheltuielile cu personalul;
• alte cheltuieli de exploatare;
• cheltuielile privind amortizarea imobilizarilor;
• cheltuieli privind provizioanele pentru riscuri si cheltuieli.

Cheltuielile privind materiile prime si materialele de baza

Sunt cheltuielile ocazionate de consumul productiv al materiilor prime si materialelor.

Documentele justificative care stau la baza inregistrarii contabile a consumului de materiale sunt fisa-limita de consum – pentru stabilirea necesarului de consum pe fiecare serie de productie – corelata cu ordinele (comenzile interne) de productie si bonurile de consum emise in baza acestora.

Costurile cu materia prima si materialele se includ in costurile de productie si se aloca treptat in cheltuielile perioadei pe masura vanzarii productiei obtinute. O anumita parte a acestor cheltuieli va ramane alocata productiei finite si productiei in curs de executie in stoc la finele perioadei.

Cheltuielile privind materialele auxiliare

In aceasta categorie intra consumurile materiale productive sau operative care nu fac obiectul categoriei de baza.

Documentele contabile justificative pentru inregistrarea acestor cheltuieli sunt bonurile de consum emise in baza ordinelor interne de productie sau in baza necesarului de consum al diferitelor sectii din structura intreprinderii.

Detalierea suplimentara a inregistrarii acestor cheltuieli depinde de necesitatile fiecarei intreprinderi si se realizeaza prin utilizarea analiticelor de gradul 1 si 2.

Cheltuielile privind combustibilul

Se cuprind aici atat cheltuielile privind combustibilul pentru transport, cat si cele pentru functionarea utilajelor si pentru incalzire.

IMPORTANT:

Din punctul de vedere al relevantei analizei asupra evolutiei cheltuielilor si economicitatii lor, aceasta grupare poate provoca mari confuzii. Sfatul nostru este sa detaliati in analitic aceasta cheltuiala in functie de scopul utilizarii combustibilului.

De asemenea, trebuie facuta distinctia intre combusitbilul achizitionat cu scopul utilizarii pentru consum propriu si cel achizitionat in scopul revanzarii. Distinctia se face prin folosirea contului de cheltuieli privind marfurile pentru combustibilul achizitionat in scopul revanzarii.

Documentele justificative pentru inregistrarea acestor cheltuieli sunt facturile si notele interne de receptie pentru combustibilul pentru incalzire si bonurile fiscale pentru combustibilul de transport.

O forma avantajoasa de procurare a combustibilului este utilizarea cardurilor sau a bonurilor valorice preplatite sau facturate lunar de catre furnizor. Utilizand aceasta metoda veti evita fraudele realizate prin alimentarea altor autovehicule decat cele ale intreprinderii.

Cheltuielile privind combustibilul pentru incalzire, inregistrate in baza facturilor furnizorilor, se corecteaza la finele perioadei contabile cu stocul de combustibil constatat neconsumat cu ocazia inventarierii.

Cheltuielile privind materialele de ambalat

Sunt cheltuieli specifice activitatii de comert, in activitatea de productie ambalajele produselor finite fiind considerate cheltuieli privind materialele auxiliare.

Materialele de ambalat sunt cele utilizate la vanzarea marfurilor aprovizionate in vrac si portionate la cererea clientului (hartie de ambalat, pungi, banda adeziva pentru sigilarea pungilor etc.).

Aceste materiale se aprovizioneaza pe baza facturii furnizorilor si a notelor interne de receptie, pentru fiecare cantitate data in consum urmand a se intocmi bon de consum.

Cheltuielile privind piesele de schimb

Se refera la cheltuielile efectuate pentru inlocuirea pieselor uzate la utilaje si mijloace de transport. Ca urmare a valorii lor ridicate, multe intreprinderi nu practica mentinerea de stocuri de piese de schimb, recurgand la achizitionarea lor pe masura ce ele sunt necesare.

Documentul de inregistrare va fi devizul de reparatii insotit de factura – in cazul reviziilor efectuate de terti – sau bonul de consum pentru piesele de schimb utilizate cu ocazia reparatiilor efectuate cu mijloace proprii.

Cheltuielile privind furajele

Sunt cheltuieli specifice zootehniei si cresterii pasarilor.

Daca se utilizeaza mai multe tipuri de furaje, va recomandam detalierea lor in analitic (furaje de baza, suplimente alimentare, medicamente etc.).

Cheltuielile privind semintele si materialul saditor

Sunt cheltuielile materiale cele mai importante la infiintarea culturilor.

In cazul in care materialul saditor este produs din seminte in aceeasi intreprindere, se va inregistra in contabilitatea financiara numai cheltuiala cu semintele.

Costul materialului saditor produs pentru necesitati proprii sau pentru valorificare va face obiectul calculului contabilitatii de gestiune.

Cheltuielile privind materialele de natura obiectelor de inventar

Se refera la acele obiecte care raman in afara definitiei activelor fixe, fie din punct de vedere valoric (sub pragul valoric fixat pentru recunoasterea unui mijloc fix), fie din punctul de vedere al duratei de utilizare (sub 1 an).

La darea in consum a obiectelor de inventar se va aprecia durata de utilizare (deci de recuperare a valorii) si se va proceda la includerea ei treptata in cheltuieli.

Pentru partea din valoare care este suportata de catre personalul angajat, se vor inregistra corespunzator veniturile (in cazul uniformelor, imbracamintei si incaltamintei de protectie etc.).

Cheltuielile privind utilitatile

In practica evidentei contabile de la noi, aceasta categorie este cunoscuta drept cheltuieli cu energia si apa.

Aceste cheltuieli se inregistreaza pe baza facturilor furnizorilor de energie, apa, abur etc.

In mod frecvent, perioadele de facturare ale furnizorilor nu coincid cu perioadele calendaristice pentru care se intocmesc situatiile financiare. De aceea, aceste cheltuieli trebuie inregistrate la finele perioadelor de gestiune si pe baza citirii contoarelor proprii de energie si apa, pentru a se putea distinge intre cheltuielile aferente celor doua perioade contabile, facturate pe aceeasi factura.

Data de facturare pentru energia electrica la MAXIMEX S.A. este 17 a lunii. La data de 17 ianuarie 2002 se primeste o factura pentru 750 KWh. Acest consum se refera la perioada cuprinsa intre 15 decembrie 2001 si 15 ianuarie 2002. Prima perioada de 15 zile face parte din exercitiul financiar 2001, in timp ce restul perioadei facturate apartine exercitiului financiar urmator.

Principiul contabil al independentei exercitiilor impune defalcarea consumului. Ar fi eronata inregistrarea facturii furnizorului si a cheltuielii cu intreaga valoare in luna ianuarie (conform datei facturii), daca nu s-a procedat la notarea indexului contorului la 31.12.2001.

Atentie! In perioada decembrie/ianuarie, simpla estimare a consumului aferent fiecarei perioade pe baza consumului mediu zilnic poate da rezultate nereale, ca urmare a numeroaselor zile nelucratoare din luna decembrie.

Cheltuielile privind marfurile

Se refera la cheltuielile privind marfurile vandute. Se documenteaza pe baza avizelor de expeditie si a facturilor de vanzare, precum si pe baza fiselor de magazie.

Cheltuielile inregistrate se corecteaza cu rezultatele inventarierii si, de asemenea, cu eventualele facturi de corectie de pret sau rabat acordate de furnizori.

Este deosebit de important sa inregistrati corect cheltuielile privind marfurile – mai ales la finele perioadei, cand se urmareste corelarea inregistrarii privind cheltuiala cu marfurile cu inregistrarea veniturilor din vanzare.

Un lot de marfa expediat din depozit cu aviz de expeditie in data de 30.12.2001 va fi scazut din gestiune si inregistrat ca si cheltuiala in exercitiul financiar 2001.

Venitul va fi inregistrat in corespondenta cu contul 418 „Clienti – facturi de intocmit“.

Daca marfa este distribuita prin agenti de teren, fara a se cunoaste dinainte (de la pornirea mijlocului de transport din depozitul furnizorului) cat din marfa va fi efectiv vanduta, avizul de expeditie care insoteste marfa nu va putea reprezenta baza constituirii cheltuielii privind marfurile; acest rol il pot indeplini numai facturile finale de vanzare catre beneficiari.

Valoarea avizelor de expeditie cu acest regim se va adauga la valoarea marfii existente in stoc la finele perioadei sau se va inregistra in debitul agentilor de teren insarcinati cu vanzarea.

Daca, prin conditiile contractuale, intreprinderea obtine reduceri de pret aferente volumului de marfa cumparata sau altor performante comerciale, aceste reduceri trebuie reflectate prin reducerea costului marfii vandute si al celei existente in stoc (prin operatiuni de majorare a diferentelor de pret la marfuri).

Pe de alta parte, reducerile sau discounturile legate de performante financiare (plata prompta sau in interiorul unui anumit termen) se vor contabiliza ca venituri de natura financiara.

Cheltuielile cu lucrarile si serviciile executate de terti

Se contabilizeaza distinct, dupa felul serviciului (intretinere si reparatii, redevente, locatii de gestiune, chirii, asigurari, studii si cercetari, colaborari, publicitate).

Regulile de baza privind recunoasterea acestor cheltuieli se refera la:

• prestarea serviciilor pe baza unui contract incheiat intre intreprinderea beneficiara si prestator;
• descrierea naturii serviciului si contractarea numai de servicii care au legatura cu obiectul de activitate sau cu administrarea generala a intreprinderii;
• existenta, atat in prevederile contractului, cat si in executia acestuia, a unor modalitati de verificare a realitatii prestatiei efectuate (proces-verbal de receptie de lucrari, tabel de timpi de lucru efectuati, procese-verbale de custodie pentru cantitatile de bunuri prelucrate, mostre de publicatii sau inregistrari pentru materialele publicitare difuzate etc.).

ATENTIE!

 In cazul acestor cheltuieli, urmariti incadrarea stricta in prevederile legale si ale standardelor internationale de contabilitate .

Cheltuielile de reparatii care duc la o sporire de capacitate productiva a activelor fixe vor fi contabilizate ca sporuri de valoare si amortizate (nu vor fi contabilizate ca si cheltuieli de operare).

Cheltuielile de reparatii se vor efectua numai asupra bunurilor apartinand intreprinderii sau asupra unor bunuri inchiriate de aceasta.

Cuantumul reparatiilor va fi comparativ rezonabil in raport cu valoarea bunului si a chiriei achitate in legatura cu acesta, iar cheltuiala trebuie suportata in transe lunare, pe parcursul duratei contractului de inchiriere.

Cheltuielile cu servicii legate de cercetare care duc la obtinerea de catre intreprindere a unui activ necorporal (patent, brevet) amortizabil vor fi, de asemenea, inregistrate ca investitii in curs, si nu drept cheltuieli de operare.

De fapt, inregistrarea lor in conturi de cheltuieli legate de contul de profit si pierderi va fi completata cu inregistrarea veniturilor din productia de imobilizari:

614 „Cheltuieli cu studiile si cercetarile“ = 401 „Furnizori“

233 „Imobilizari necorporale in curs“ = 722 „Venituri din productia

de imobilizari corporale“

Cheltuielile cu prime de asigurare

Reprezinta costul politelor de asigurare incheiate pentru bunuri ale intreprinderii sau in legatura cu activitatea acesteia (asigurari de raspundere civila a producatorului sau prestatorului de servicii).

Primele de asigurare de risc pentru accidente ale personalului angajat pot fi cuprinse in cheltuielile de exploatare si au si caracter deductibil din punct de vedere fiscal daca se refera la programul de lucru normal al angajatului (8 ore sau 12 ore, in functie de organizarea muncii in intreprinderea contractanta).

Daca – pentru recompensarea si sporirea fidelitatii angajatilor – firma incheie in favoarea lor asigurari de viata sau de accident cu sau fara acumulare de capital, beneficiarii despagubirilor fiind angajatii sau familiile acestora, ele reprezinta de fapt avantaje acordate in natura.

Aceste cheltuieli se vor evalua la valoarea primelor de asigurare platite si se vor impozita prin cumul cu salariul, ca venit din munca. Se contabilizeaza similar salariilor.

Cheltuielile privind ambalajele

Sunt acele cheltuieli efectuate pentru ambalajele comerciale folosite la distributia marfurilor (lazi pentru sticle, paleti, containere). Unele pot avea chiar caracter special daca marfa necesita conditii deosebite de protectie pe timpul transportului (ambalaje frigorifice, rezistente la coroziune pentru transport maritim etc.).

De regula, ambalajele sunt cuprinse in factura furnizorului, alaturi de marfa. Contul de cheltuieli reflecta valoarea ambalajelor nerecuperabile, casate sau de unica utilizare.

Cheltuielile cu transportul de bunuri si personal

Se reflecta in contabilitate pe baza facturii de servicii a transportatorului si/sau a biletelor de calatorie sau scrisorii de transport.

Transporturile trebuie efectuate in interesul serviciului sau in legatura cu o activitate a intreprinderii (vanzari, investitii, aprovizionare etc.).

Cheltuielile cu deplasari, detasari, transferuri

Sunt acele cheltuieli ocazionate de schimbarea temporara (pe o perioada mai scurta sau mai indelungata) a locului de desfasurare a activitatii unui angajat al intreprinderii.

Sunt suportate de catre intreprindere cheltuieli precum diurna de deplasare, cheltuielile de transport, cele pentru cazare, pentru combustibil si pana la cheltuieli de mutare in alta localitate in cazul detasarilor.

ATENTIE!

Pot surveni cheltuieli de deplasare si in cazul angajatilor din alte firme – in situatia in care firma dvs. contracteaza un serviciu (de montaj, de exemplu) si in contract se specifica faptul ca beneficiarul va suporta cheltuielile de deplasare ale specialistului trimis sa execute lucrarile.

Cheltuielile de deplasare se inregistreaza pe baza decontului de deplasare intocmit pe formular tipizat, insotit de originalele chitantelor care atesta cheltuielile efectuate.

Cheltuielile cu serviciile postale si telecomunicatiile

Includ atat categoriile clasice de servicii ale Postei si de telefonie fixa, cat si variante mai noi cum ar fi: serviciile de curierat rapid, accesul la Internet, e-mail, telefonia mobila, transferul de numerar prin servicii de transfer rapid.

Cheltuielile cu serviciile postale si telecomunicatiile se contabilizeaza pe baza facturilor furnizorilor de astfel de servicii.

Cheltuielile cu serviciile bancare si asimilate

Includ in principal cheltuielile cu comisioane bancare si se contabilizeaza pe baza inregistrarilor efectuate de banca in extrasele de cont bancar.

Intre serviciile asimilate celor bancare se includ serviciile agentiilor de creditare sau ale celor de factoring, precum si serviciile de brokeraj pentru titluri de valoare.

Chel tuielile cu alte servicii executate de terti

Includ acele cheltuieli cu servicii necuprinse in categorii distincte. Iata cateva exemple:

• auditul financiar si de mediu;
• consultanta;
• marketing;
• procurarea de bunuri si servicii;
• alte servicii
• mutarile dintr-un spatiu in altul;
• calibrarea si validarea de instrumente sau procese tehnologice;
• expertiza tehnica;
• recrutarea de personal;
• reorientarea profesionala;
• instruirea angajatilor;
• evaluarea personalului;
• serviciile de furnizare de informatii (juridice, economice, de bonitate) etc.

Sectorul serviciilor pentru afaceri este intr-o continua diversificare si dezvoltare, facand esentiala stabilirea si aplicarea de criterii clare pentru recunoasterea pe cheltuieli a acestora (vezi pag. C 37/007 – Cheltuielile cu lucrarile si serviciile executate de terti).

IMPORTANT:

Pentru o gestiune cat mai corecta a patrimoniului intreprinderii, pe langa documentele strict cerute de legislatie ca documente justificative, va recomandam sa intoduceti si un document intern (cerere de inregistrare/ achitare , referat de necesitate sau cerere de achizitie) pentru justificarea necesitatii achizitiei unui anumit bun sau serviciu; acest document trebuie sa fie aprobat de o persoana cu sarcinim de conducere din firma dvs.

In functie de marimea cheltuieluii, aprobarea poate fi de competenta diferitelor niveluri ierarhice, astfel incat pentru orice cheltuiala efectuata si contabilizata sa existe o persoana responsabila care sa poata certifica realitatea serviciului prestat, rezultatele acestuia si necesitatea lui pentru desfasurarea activitatii intreprinderii.

Cheltuielile cu alte impozite, taxe si varsamintele asimilate

Se inregistreaza in corespondenta cu creditul conturilor respective de evidenta a datoriilor catre bugetul statului.

Fiind inregistrate prin efectul legii, nu au la baza documente justificative.

IMPORTANT:

Va recomandam ca in anexa inregistrarilor de aceasta natura sa se gaseasca un document intern care sa contina calculul detaliat al sumelor inregistrate si pe baza lor – pentru a usura contolul ulterior si auditarea. Aceste note interne vor purta semnaturile persoanelor care le-au intocmit si aprobat .

Cheltuielile cu personalul

Includ cheltuielile cu salariile brute ale personalului, precum si cheltuielile cu asigurarile si protectia sociala (vezi si capitolul S 14 – Salarizarea si alte cheltuieli cu forta de munca):

• contributia unitatii la fondul pentru ajutorul de somaj;
• contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate;
• cheltuielile angajatorului pentru asigurarile sociale;
• contributia angajatorului pentru alte fonduri speciale legate de folosirea fortei de munca salariate, de exemplu fondul special pentru protectia persoanelor cu handicap.

Aceste cheltuieli au ca documente justificative, pe de o parte, documentele privind crearea relatiei de munca intre angajator si angajat – care stabilesc nivelul salariului lunar cuvenit pentru un program standard de lucru (de regula, opt ore) –, iar pe de alta parte, documentele atestand volumul de munca efectiv prestat de salariat:

• foi de pontaj;
• fise sau condici de prezenta zilnica;
• listinguri produse de sistemele de acces cu cartela, respectiv motivele absentei salariatului de la serviciu:
• cereri de efectuare a concediului de odihna;
• certificate de atestare a concediului medical;
• cereri de efectuare a concediului pentru probleme familiale sau personale, conform Codului muncii (casatorie, deces etc.);
• cereri de concediu fara plata, pentru studii etc.

La acestea se adauga alte documente privind drepturile banesti ale salariatului in luna respectiva: deciziile de premiere, actele de poprire inaintate de terti, instiintarile de plata a ratelor la imprumuturi contractate de salariati, regularizarile de impozite etc.

Toate aceste documente primare ar fi deosebit de greu de inregistrat si utilizat individual, in special in cazul celor cu efecte repetitive pe o perioada mai lunga de timp.

Din aceste motive, ele sunt sintetizate in statul de plata a salariilor, document cu caracter lunar, care sta la baza constituirii pe de o parte a obligatiilor intreprinderii fata de salariati, iar pe de alta parte, la baza inregistrarii cheltuielilor cu forta de munca, precum si cu asigurarile si protectia sociala a salariatilor.

Alte cheltuieli de exploatare

In aceasta categorie de cheltuieli ocazionate de activitatea intreprinderii sunt incluse:

• pierderi din creante si debitori diversi – pierderi rezultate din creante devenite nerecuperabile;
• despagubiri, amenzi si penalitati – se inregistreaza si se achita pe baza actelor oficiale constatatoare cu putere executorie (sentinte judecatoresti si acte de constatare ale organelor de control cu putere executorie) sau pe baza facturilor de penalitati conform contractelor in care intreprinderea este parte;
• donatii si subventii acordate – se inregistreaza pe baza cererilor de subventie aprobate de factorii de decizie ai intreprinderii si pe baza contractelor de donatie sau sponsorizare incheiate cu beneficiarii. Documentarea operatiunii se completeaza cu actele doveditoare ale realizarii efective a donatiei: procese-verbale de predare/primire, ordine de plata etc.;
• cheltuielile privind activele cedate si alte operatii de capital – reprezinta acele cheltuieli ocazionate de cedarea activelor fixe la preturi inferioare valorii de inregistrare corectata cu amortizarea inregistrata;
• alte cheltuieli de exploatare, care nu au fost cuprinse in categoriile descrise anterior.

Cheltuielile privind amortizarea imobilizarilor

Sunt cheltuieli ocazionate lunar de recuperarea treptata a capitalului imobilizat in active fixe. Dupa anumite interpretari, aceste cheltuieli au un caracter conventional, teoretic; de aceea, multe intreprinderi din tarile capitaliste avansate aleg sa le separe, in cadrul contului de profit si pierderi, de celelalte cheltuieli de exploatare si, ca urmare, sa le trateze separat in cadrul analizelor de profitabilitate.

In contabilitatea noastra, ele au o pozitie clar definita in cadrul cheltuielilor de exploatare, iar dimensiunea lor este in buna masura determinata de prevederile legale.

Legislatia actuala cu privire la amortizarea activelor fixe stabileste duratele normale de exploatare ale fiecarei categorii de active fixe, pe ramuri ale economiei, si situatiile specifice in care acest regim standard de amortizare poate fi variat (vezi capitolul A 33 – Active fixe, investitii, amortizare).

Cheltuielile lunare privind amortizarea sunt inregistrate in baza listei de amortizare lunara, document de sinteza a datelor inregistrate in fisele mijloacelor fixe ale intre-prinderii. Acest document va cuprinde:

• numarul de inventar si denumirea mijloacelor fixe;
• centrul de cost de care apartine;
• valoarea de inventar;
• valoarea amortizarii inregistrate pana la luna precedenta inclusiv;
• valoarea amortizarii lunare de inregistrat in luna curenta;
• valoarea cumulativa a amortizarii inregistrate la zi.

Va recomandam aceasta structura a listei de amortizare lunara pentru ca o consideram adecvata ca baza a inregistrarii cheltuielilor privind amortizarea.

In functie de necesitatile specifice ale intreprinderii dvs., puteti adauga si alte campuri informationale:

• durata normata de functionare a mijloacelor fixe;
• numarul de luni de functionare pana la luna curenta inclusiv;
• data urmatoarei reparatii programate etc.