3. Operatiuni de colectare a cheltuielilor si conectarea lor cu veniturile efective ale perioadei

Operatiuni de colectare a cheltuielilor si conectarea lor cu veniturile efective ale perioadei

Colectarea cheltuielilor are loc cu ocazia inregistrarii documentelor primare justificative.

Colectarea cheltuielilor de natura materiala

Are loc pe baza bonurilor de consum pentru diferite categorii de materiale, mai rar _` direct pe baza facturilor furnizorilor (numai pentru materiale nestocate). Cheltuielile se inregistreaza pe seama descarcarii gestiunilor de valorile materiale respective, utilizandu-se valoarea de inregistrare a materialelor, potrivit metodei de gestiune a stocurilor care a fost adoptata.

Tratamentul contabil standard indica utilizarea metodei FIFO:

6021 „Cheltuieli cu materialele auxiliare“ = 3021 „Materiale auxiliare“

6024 „Cheltuieli privind piesele de schimb“ = 3024 „Piese de schimb“

6028 „Cheltuieli privind alte materiale = 3028 „Alte materiale consumabile“ consumabile“

Colectarea cheltuielilor privind marfurile inregistrarea cheltuielilor privind marfurile se face pe baza metodei cantitativ sau pe baza metodei inventarului intermitent (vezi capitolul S 83 – Stocuri), prin descarcarea gestiunii pe baza valorii de inregistrare.

In cazul gestiunilor de marfuri la pretul cu ridicata (pretul de aprovizionare) se inregistreaza:

607 „Cheltuieli privind marfurile“ = 371 „Marfuri“

Contabilitatea HORECA Monografii contabile si cazuri practice

Vezi AICI detalii

Cartea verde a contabilitatii varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

In cazul gestiunilor de marfuri la preturi cu amanuntul (inclusiv T.V.A.) se inregistreaza:
%= 371 „Marfuri“ – pretul cu amanuntul 4428 „T.VA. neexigibila“ 378 „Diferente de pret la marfuri“ 607 „Cheltuieli privind marfurile“

– valoarea T.V.A. cuprinsa in pretul cu amanuntul – valoarea adaosului comercial cuprins in pretul cu amanuntul – diferenta ramasa, echivalenta cu costul marfii vandute

Colectarea cheltuielilor cu servicii prestate de terti

Cheltuielile cu servicii prestate de terti se inregistreaza pe baza facturilor acestora:

% = 401 „Furnizori“

611 „Cheltuieli cu intretinerea si reparatiile“

614 „Cheltuieli cu studiile si cercetarile“

622 „Cheltuieli privind comisioanele si onorariile“

623 „Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate“

624 „Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal“

626 „Cheltuieli postale si taxe de telecomunicatii“

628 „Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti“

4426 „T.V.A. deductibila“

Unele cheltuieli din aceasta categorie sunt inregistrate global, la valoarea de contract, cu ocazia efectuarii lor, desi se refera la mai multe perioade viitoare. Din aceasta categorie pot face parte cheltuielile privind asigurarile, chiriile, cheltuielile privind publicitatea, cheltuielile cu impozitele si taxele locale.

ATENTIE!

 Este important sa realizati separatia in contabilitate intre perioada achitarii si perioadele contabile la care cheltuielile se refera efectiv.

Se incheie un contract de publicitate pentru aparitia la o televiziune a unei reclame de 15 secunde intr-o campanie de 3 luni, 50 de aparitii pe luna, la pretul de 1.000 USD pe aparitie.

Pretul intregii campanii este de 150.000 USD plus T.V.A., platibili in lei la cursul de referinta al B.N.R. din ziua platii.

Conform contractului, plata se solicita integral in avans. Plata se face la data de 25 februarie, la un curs de 32.750 lei/USD:

150.000 x 1,19 x 32.750 lei/USD = 5.845.875.000 lei. Factura televiziunii este emisa cu data de 25 februarie, data platii.

In cazul in care s-ar inregistra:

% = 401 „Furnizori“5.845.875.000 lei

623 „Cheltuieli de protocol,

reclama si publicitate“ 4.912.500.000 lei

4426 „T.V.A. deductibila“ 933.375.000 lei,

contul de profit si pierderi pentru trimestrul I ar fi incarcat cu o cheltuiala enorma, care ar duce poate la intrarea pe pierderi in acest trimestru, in timp ce rezultatele campaniei asupra vanzarilor s-ar reflecta in mod pozitiv asupra lunilor martie, aprilie si mai. In acest caz, este de asteptat ca efectele asupra veniturilor sa se faca simtite mai curand in trimestrul urmator decat in cel in care s-ar inregistra cheltuiala.

Mult mai adecvata din punctul de vedere al conectarii veniturilor cu cheltuielile este inregistrarea pe cheltuieli numai a transei aferente lunii martie, restul reprezentand cheltuieli inregistrate in avans: % = 401 „Furnizori“ 5.845.875.000 lei 623 „Cheltuieli de protocol,

reclama si publicitate“ 1.637.500.000 lei 471 „Cheltuieli inregistrate in avans“ 3.275.000.000 lei 4426 „T.V.A. deductibila“ 933.375.000 lei

In lunile urmatoare, cheltuielile inregistrate in avans vor deveni actuale, incarcand in mod corect contul de profit si pierdere: 623 „Cheltuieli de protocol, = 471 „Cheltuieli 1.637.500.000 reclama si publicitate“ inregistrate in avans“

Colectarea cheltuielilor privind impozitele si taxele

Cheltuielile privind impozitele si taxele se inregistreaza simultan cu constituirea obligatiei de plata pentru acestea:

635 „Cheltuieli cu alte impozite, = 446.1 „Alte impozite si taxe“ taxe si varsaminte asimilate“ analitic „Taxa pe cladiri si terenuri“

Colectarea cheltuielilor privind serviciile si comisioanele bancare

Cheltuielile privind serviciile si comisioanele bancare se inregistreaza prin creditarea contului bancar, concomitent cu operatiunea de plata, transfer sau schimb valutar care a ocazionat respectivul comision:

% = 5121 „Conturi la banci in lei“ 401 „Furnizori“ 627 „Cheltuieli cu serviciile bancare si asimilate“

Colectarea cheltuielilor de salarizare a fortei de munca

Cheltuielile de salarizare a fortei de munca se inregistreaza pe baza statului de plata a salariilor.

● Salariile brute ale personalului:

641 „Cheltuieli cu salariile = 421 „Personal – salarii datorate“ personalului“

● Contributiile pentru protectia sociala si asigurarile: 6451 „Contributia unitatii la = 4311 „Contributia unitatii la asigurarile asigurarile sociale“ (23,33 %) sociale“

6452 „Contributia unitatii = 4371 „Contributia unitatii la fondul de ajutorul de somaj“ (5%) somaj“

6453 „Contributia angajatorului = 4313 „Contributia angajatorului pentru pentru asigurarile sociale asigurarile sociale de s`n`tate“ de sanatate“ (7%)

6458 „Alte cheltuieli privind = 4381 „Alte datorii sociale“ asigurarile si protectia sociala“

Cheltuielile privind colaboratorii se inregistreaza in mod asemanator, pe baza statu-lui de plata a colaboratorilor si a contractelor incheiate cu acestia. Se va folosi contul 621 „Cheltuieli cu colaboratorii“, iar sumele brute datorate acestora se vor inregistra intr-un cont analitic al contului 401 „Furnizori“.

Contributiile la asigurari si protectie sociala datorate pentru colaboratori – contributia la fondul de ajutor de somaj, contributia la asigurarile sociale de sanatate – se inregistreaza similar celor pentru salariati.

Colectarea cheltuielilor privind amortizarea

Cheltuielile privind amortizarea se inregistreaza prin debitarea contului de cheltuieli si inregistrarea amortizarii in creditul unui cont „corector“ al valorii de inregistrare (de inventar) a activelor fixe.

Aceasta modalitate de inregistrare se explica prin aceea ca, de regula, valoarea de inventar nu poate fi modificata decat prin reevaluari, care pot duce fie la cresterea, fie la

scaderea acesteia

6811 „Cheltuieli de exploatare=%

privind amortizarea 2801 „Amortizarea cheltuielilor

imobilizarilor“                 de constituire“

2805 „Amortizarea concesiunilor,

brevetelor, licentelor, marcilor

comerciale si altor drepturi si valori similare“

2811 „Amortizarea amenaj`rilor de terenuri“

2812 „Amortizarea constructiilor“ 2813 „Amortizarea utilajelor, instalatiilor, mijloacelor de transport, animalelor si plantatiilor“

2814 „Amortizarea altor imobiliz`ri corporale“

Colectarea cheltuielilor ocazionate de deplasari

Cheltuielile ocazionate de deplasari se inregistreaza pe baza deconturilor de deplasare prezentate de salariati pentru avansurile acordate, aprobate de conducatorii intreprinderii. Ele pot fi:

% = 542 „Avansuri de trezorerie“ 624 „Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal“ 625 „Cheltuieli privind deplasari, detasari si transferari“ pentru valoarea diurnei, a cazarii si a altor cheltuieli de deplasare 626 „Cheltuieli postale si taxe de telecomunicatii“ 6022 „Cheltuieli privind combustibilul“ 628 „Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti“

Principiul contabil al conectarii veniturilor cu cheltuielile ocazionate de obtinerea acestora, precum si principiul fiscal al deductibilitatii numai a acelor cheltuieli efectuate in legatura cu obtinerea veniturilor impun o analiza stricta si responsabila a cheltuielilor inainte de inregistrarea acestora.

O atentie speciala trebuie acordata separarii cheltuielilor efectuate in beneficiul patronilor (asociatilor) in cazul in care acestia nu sunt si salariati ai intreprinderii.

Cheltuielile efectuate de companie in beneficiul personal al patronilor – cum ar fi cheltuielile de calatorie, taxele de afiliere la organisme profesionale sau de participare la evenimente, cursuri, conferinte, cheltuielile privind intretinerea si reparatiile bunurilor care apartin patronilor (daca nu sunt inchiriate firmei) – trebuie reflectate intr-un cont de debitori diversi si restituite de catre patroni (asociati).

Atentie! Organele de control pot interpreta aceste cheltuieli ca fiind plati de natura dividendelor, in avans (deci fara a fi constituite ca datorate), chiar necuvenite (daca firma este in pierdere), fara plata impozitului pe dividende datorat statului.

Aceasta interpretare duce la acuzatii legate de evaziune fiscala si de incalcare a legii societatilor comerciale (Legea nr. 31/1990, republicata), ambele fapte cu caracter penal aspru pedepsite.

IMPORTANT:

Evitati pe cat posibil efectuarea de operatiuni de aceasta natura sau convingeti-va patronii sa-si incheie contrascte de munca pentru activitatile pe care le presteaza in interesul firmei.

O alta grupa de cheltuieli care necesita atentie este aceea a cheltuielilor platite in avans pentru mai multe perioade contabile.