Cum se procedeaza in cazul in care un document justificativ s-a pierdut?

Intrebare:
Cum se va proceda in cazul in care s-a pierdut un ordin de compensare? Va intocmi societatea un alt ordin?

Raspuns:
In  Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile stabilesc la capit. E pct. 41-49 procedura de reconstituire a documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse.
 
Conform acestei proceduri, in termen de 3 zile de la data la care a luat cunostinta, conducatorul unitatii trebuie sa incheie un proces-verbal din care sa reiasa starea de fapt (datele de identificare a documentelor disparute, numele si prenumele persoanei responsabile cu gestionarea documentelor, data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv).

Acest proces-verbal se semneaza de catre conducatorul unitatii, contabilul-sef sau altau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie, persoana responsabila cu pastrarea documentului si seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz. Daca este vorba de documente emise de entitate, se procedeaza la reconstituirea documentelor, pe baza unui unui "dosar de reconstituire", intocmit separat pentru fiecare caz (pct. 44 si pct. 47 din Norme).
 
Totodata, in masura in care se apreciaza ca pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor este urmarea unei fapte ce poate constitui infractiune, se incunostinteaza imediat organele de urmarire penala. Suplimentar, pentru a restrange la minimum posibilitatea ca documentele sustrase/pierdute sa fie utilizate in mod fraudulos de catre cei vinovati de sustragere ori de catre terti, se poate proceda la declararea nulitatii lor intr-un ziar de circulatie nationala.
 
Asadar, mai intai trebuie sa declarati nul documentul pierdut si ulterior sa intocmiti ul alt document, lunad in considerare prevederile mai sus mentionate.