Emiterea in format electronic a unor documente fiscale

In Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 148/06.03.2012 a fost publicat Ordinul comun al ministrului Justitiei nr. 492/C/10.02.2012 si al presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala nr. 205/2012 pentru aprobarea Procedurii de solicitare si emitere, in format electronic, a adeverintei privind inregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si a certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social.

Iata care sunt, pe scurt, cele mai importante prevederi ale acestui act:

Procedura de solicitare la Oficiul Registrului Comertului

Noua procedura se aplica societatilor comerciale care, potrivit prevederilor art. 17 din Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, au obligatia de a inregistra, la inmatriculare si la schimbarea sediului social, documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si de a obtine certificatul pentru spatiul cu destinatie de sediu social.

Odata cu cererea de inmatriculare sau de inregistrare a mentiunii privind schimbarea sediului social (denumita cererea RC), societatea comerciala, prin reprezentantul sau legal sau prin persoana imputernicita de acesta, depune la Oficiul Registrului Comertului (ORC) in a carui raza teritoriala isi are sediul social o cerere de inregistrare a documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social (denumita cererea AFP).

ORC are obligatia de a transmite prin posta electronica cererea AFP scanata organului fiscal competent, folosind portalul http://www.extranet.fiscnet.ro, sectiunea "Acces aplicatie MAIL", imediat dupa inregistrarea cererii RC. La cererea AFP va fi anexat, scanat, actul doveditor al dreptului de folosinta depus de solicitant in sustinerea cererii RC.

Important! Transmiterea catre organul fiscal competent a actului doveditor al dreptului de folosinta depus in sustinerea cererii RC, precum si eliberarea si transmiterea adeverintei privind inregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si a certificatului de sediu social nu sunt conditionate de inregistrarea, in scopul stabilirii impozitului pe venit, a actului doveditor al dreptului de folosinta la organul fiscal.

Procedura de emitere la organul fiscal

Organul fiscal competent pentru aplicarea prevederilor este administratia finantelor publice municipala, oraseneasca, comunala sau a sectoarelor municipiului Bucuresti din cadrul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, in a carei raza teritoriala se afla situat spatiul cu destinatie de sediu social.

Dupa primirea pe e-mail a documentatiei, se verifica datele inscrise in cerere cu cele din actele doveditoare, se preiau informatiile in Registrul de evidenta a spatiilor cu destinatie de sediu social, inscriind si numarul de inregistrare atribuit de ORC cererii si se emite adeverinta pentru documentul de sediu social si certificatul de sediu social in format .pdf, inscriind in acestea si numarul de inregistrare atribuit de ORC cererii RC. Documentele se transmit prin posta electronica ORC de la care a fost primita solicitarea.

Pentru cererile AFP insotite de actul doveditor al dreptului de folosinta, primite de catre organul fiscal in prima jumatate a programului de lucru, intre orele 8,00 - 12,00, certificatele de sediu social si adeverintele pentru documentul de sediu social se emit si se transmit catre Oficiile Registrului Comertului in aceeasi zi, pana la ora 16,00, utilizand portalul http://www.extranet.fiscnet.ro, sectiunea "Acces aplicatie MAIL".

Pentru cererile AFP insotite de actul doveditor al dreptului de folosinta, primite de catre organul fiscal in a doua jumatate a programului de lucru, intre orele 12,00 - 16,00, certificatele de sediu social si adeverintele pentru documentul de sediu social se emit si se transmit ORC in prima jumatate a programului de lucru din ziua imediat urmatoare, intre orele 8,00 - 12,00, utilizand portalul http://www.extranet.fiscnet.ro, sectiunea "Acces aplicatie MAIL".

Organul fiscal organizeaza evidenta documentelor care atesta dreptul de folosinta asupra spatiilor cu destinatie de sediu social in cadrul registrului de evidenta a spatiilor cu destinatie de sediu social. Registrul se organizeaza la nivel de adresa a spatiului si se gestioneaza la nivelul organelor fiscale competente, cu ajutorul aplicatiei informatice puse la dispozitie de Directia generala de tehnologia informatiei, si cuprinde:

- adresa completa a spatiului cu destinatie de sediu social (strada, numar, bloc, apartament, localitate, judet/sector);

- datele de identificare a titularului dreptului de folosinta (numele si prenumele/denumirea, domiciliul/domiciliul fiscal si codul de identificare fiscala);

- documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social (tipul documentului, numarul si data);

- perioada de valabilitate a dreptului de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social (data de inceput, data de final).

Alte precizari

In cazul in care documentatia este incompleta sau nu este lizibila, precum si daca, din alte motive, nu pot fi emise certificatele de sediu social si adeverintele pentru documentul de sediu social, organul fiscal va notifica, de indata, ORC. Notificarea, care va cuprinde in mod obligatoriu numarul de inregistrare la Registrul Comertului a cererii RC si motivul pentru care nu pot fi emise documentele, se transmite utilizand portalul http://www.extranet.fiscnet.ro, sectiunea "Acces aplicatie MAIL".

Daca motivele pentru care nu pot fi emise certificatele de sediu social si adeverintele pentru documentul de sediu social pot fi inlaturate numai de catre societatea comerciala, prin reprezentantul sau legal sau prin persoana imputernicita de acesta, ORC va dispune masurile necesare.

Daca certificatele de sediu social nu sunt transmise in termenele mentionate mai sus Oficiile Registrului Comertului amana solutionarea cererilor RC, pe motivul lipsei certificatului de sediu social si a adeverintei pentru documentul de sediu social.