In ceea ce priveste depunerea online a situatiilor financiare pentru anul 2011, facem prin cele ce urmeaza cateva precizari privind semnatura electronica extinsa, asa cum se regaseste aceasta denumire in Ordinul nr. 52/2012 privind principalele aspecte legate de intocmirea si depunerea situatiilor financiare anuale. Vom vedea astfel daca este vorba de semnatura electronica care se foloseste pentru semnarea declaratiilor sau daca se face referire la un alt tip de semnatura.
Un alt aspect ar fi transmiterea efectiva a fisierului PDF. Astfel, acest fisier va fi semnat electronic doar de o singura persoana, de exemplu, de catre directorul economic, urmand ca semnaturile "clasice" ale directorului economic si ale administratorului sa apara doar in arhiva documentelor scanate (fisier cu extensia zip) atasata. Astfel, vom analiza in ce masura este aceasta modalitatea corecta de depunere a declaratiilor online.
Raspuns:
Pentru semnarea declaratilor fiscale si a situatiilor financiare in scopul tramiterii acestora in forma electronic (online) se utilizeaza semnatura electronic extinsa.
In Legea 455/2001 privind semnatura electronic, cu modificarile si completarile ulterioare se fac urmatoarele precizari in legatura cu semnatura electronica si ce extinsa:
Semnatura electronica reprezinta date in forma electronica, care sunt atasate sau logic asociate cu alte date in forma electronica si care servesc ca metoda de identificare iar
semnatura electronica extinsa reprezinta acea semnatura electronica care indeplineste cumulativ urmatoarele conditii:
Manualul Contabilului Incepator - stick USB
Cartea Verde a PFA Contabilitatea si obligatiile fiscale
Cartea verde a contabilitatii varianta tiparita
a) este legata in mod unic de semnatar;
b) asigura identificarea semnatarului;
c) este creata prin mijloace controlate exclusiv de semnatar;
d) este legata de datele in forma electronica, la care se raporteaza in asa fel incat orice modificare ulterioara a acestora este identificabila;
Semnatar reprezinta o persoana care detine un dispozitiv de creare a semnaturii electronice (dispozitiv criptografic) si care actioneaza fie in nume propriu, fie ca reprezentant al unui tert.
Asadar, semnatura electronica extinsa echivaleaza din punct de vedere juridic cu a unei semnaturi olografe.
In conscinta, pentru transmiterea electronica a situatiilor financiare aferente anului 2011 se poate folosi semnatura electronica utilizata la depunerea declaratiilor lunare , care de fapt este o semnatura electronica extinsa.
In conformitate cu prevederile de la pct. 6.3 CAPITOLUL VI: Formatul electronic al situatiilor financiare anuale si al situatiilor financiare anuale simplificate din OMFP 52/2012 privind principalele aspecte legate de intocmirea si depunerea situatiilor financiare anuale si a raportarilor anuale la unitatile teritoriale ale Ministerului Finantelor Publice, formatul electronic al situatiilor financiare anuale la 31 decembrie 2011 si al situatiilor financiare anuale simplificate la 31 decembrie 2011, consta intr-un fisier PDF avand atasat un fisier xml, care contin formularele cod 10, cod 20, cod 30 si cod 40, la care trebuie atasat si un fisier cu extensia zip.
Fisierul cu extensia zip va contine documentele cerute de lege, dupa caz, cum ar fi de exemplu:
-note explicative la situatiile financiare anuale,
-situatia modificarilor capitalului propriu
-situatia fluxurilor de numerar, dupa caz;
-raportul administratorilor;
-raportul de audit sau raportul comisiei de cenzori, dupa caz;
-propunerea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile;
-declaratia scrisa a persoanelor prevazute la art. 10 alin. (1) din legea contabilitatii, prin care isi asuma raspunderea pentru intocmirea situatiilor financiare anuale)
Aceste documente vor fi semnate de catre persoanele in drept si scanate alb-negru, lizibil, si cu o rezolutie care sa permita incadrarea in limita a 10 MB a fisierului PDF la care este atasat fisierul zip.
