Inregistrari contabile privind cheltuielile cu un vehicul al firmei

Intrebare: Care sunt inregistrarile contabile privind deductibilitatea limitata a cheltuielilor cu combustibilul, respectiv a cheltuielilor cu intretinerea si reparatiile aferente unui vehicul care nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice, avand in vedere HG 670/2012.
De asemenea, care sunt inregistrarile contabile in cazul inregistrarii facturii de leasing care cuprinde rata, dobanda si diferente de curs valutar.

Raspuns: Limitarile privind deducerile pentru cheltuieli si TVA aferente autovehiculelor utilizate de o firma sint redate la art. 21 alin. (4) litera t) si, respectiv, art. 145^1 din Codul fiscal si in normele aferente.
 
Din ambele articole rezulta foarte clar faptul ca limitarea deducerii la 50% trebuie aplicata in cazul autoturismelor care nu sint utilizate exclusiv pentru activitati economice.

La pct. 49^2, din HG 670/2012 se prevede:
“...Aplicarea limitei de 50% pentru stabilirea valorii nedeductibile la determinarea profitului impozabil se efectueaza dupa aplicarea limitarii aferente taxei pe valoarea adaugata, respectiv aceasta se aplica si asupra taxei pe valoarea adaugata pentru care nu s-a acordat drept de deducere din punctul de vedere al taxei pe valoarea adaugata”.

Exemplul 1. Determinarea valorii nedeductibile a cheltuielilor cu intretinerea si reparatiile aferente unui vehicul care nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice
– cheltuielile cu intretinerea si reparatiile – 2.000 lei,
– partea de TVA nedeductibila – 240 lei,
– baza de calcul al valorii nedeductibile a cheltuielilor cu intretinerea si reparatiile
2.240 lei (2.000 + 240)
– valoarea nedeductibila a cheltuielilor cu intretinerea si reparatiile
2.240 × 50% = 1.120 lei

Exemplul 2. Determinarea valorii nedeductibile a cheltuielilor privind combustibilii aferente unui vehicul care nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice
– cheltuieli privind combustibilii – 1.000 lei
– partea de TVA nedeductibila – 120 lei
– baza de calcul al valorii nedeductibile a cheltuielilor privind combustibilii 1.120 lei (1.000 + 120)
– valoarea nedeductibila a cheltuielilor privind combustibilii
1.120 × 50% = 560 lei.“

Total cheltuiala nedeductibila este de 560 lei. TVA nedeductibila de 120 lei a fost inclus in cuantumul cheltuielilor care fac obiectul limitarii (1000 + 120). Analizand contabil avem:
%                =    401            1240 lei
6xxx analitic deductibil            500
6xxx analitic nedeductibil             500    
4426 deductibil                        120
4426 nedeductibil                    120

Inregistrare TVA nedeductibila:
%            =    4426 nedeductibil    120
6XXX deductibil                            60
6XXX nedeductibil                          60

Astfel
Total cheltuieli deductibile               560
Total cheltuieli nedeductibile       560
TVA dedusa             =         120
Total factura             =            1240    lei


In cazul cheltuielilor, limitarea deducerii de 50% (pentru determinarea valorii nedeductibile) se aplica pentru cheltuielile direct atribuibile unui vehicul, inclusiv cele inregistrate ca urmare a derularii unui contract de leasing, cum sunt:

- impozitele locale (cont 635)
- asigurarea obligatorie de raspundere civila auto (cont 613)
- reparatii (cont 611)
- intretinere (cont 611 / 628)
- inspectiile tehnice periodice (cont 611 / 628)
- lubrifianti (cont 611 / 604)
- piese de schimb (cont 611 / 6024)
- rovinieta (cont 628 / 635)
- chiriile (612)
- partea nedeductibila din taxa pe valoarea adaugata
- dobinzile (cont 666)
- comisioanele (cont 628)
- diferentele de curs valutar (cont 665 / 668)
- etc.

Amortizarea nu intra in limitarea deductibilitatii, fiind, asadar, deductibila integral, conform art. 24 din Codul fiscal .
Exemplu  inregistrari contabile factura rata leasing, diferente de curs si TVA:

% 404                10.000 lei
167                8000
4426 deductibil         967.74
4426 nedeductibil         967.74
668  deductibil        32.26
668  nedeductibil        32.26

Inregistrare TVA nedeductibila:
%            =    4426 nedeductibil  967.74
6XXX deductibil                         483.87
6XXX nedeductibil                        483.87

Astfel:
Rata de leasing            8000 l
Total cheltuieli deductibile               516.13
Total cheltuieli nedeductibile       516.13
TVA dedusa             =         967.74
Total factura             =            10.000  lei
Mentionam ca toate aceste calcule se efectueaza extracontabil, intr-o nota de calcul, inainte de inregistrarea in contabilitate a facturii sau a bonului fiscal de combustibil.