Facturi in forma electronica. Suspendarea aplicarii Legii 148 din 2012

Vom stabili mai jos in ce masura intra sub prevederile legii 148/2012 emiterea de facturi de catre un soft (de gestiune) daca acestea urmeaza ulterior intocmirii lor traseul clasic (printare, semnare si stampilare individuala de catre persoana responsabila cu intocmirea facturilor, inmanare sau expediere prin posta exemplar catre client - pe hartie).

In acest caz, daca exista un exemplar 2 la contabilitate, exemplarul 1 e la client, iar softul mai detine in istoricul sau exemplarul generat, vom vedea daca exemplarul al 3-lea (echivalentul celui ramas la cotor, in carnete) mai este necesar. In caz ca raspunsul este unul pozitiv, se va vedea daca se poate arhiva Daca da, il putem arhiva electronic (ca pdf) sau in format printat, intr-un dosar. In plus, in cazul avizelor emise tot cu ajutorul tehnicii de calcul, dar intrebuintate ulterior in aceleasi conditii de mai sus, vom stabili daca este necesara emiterea celui de-al 3 exemplar.

Solutia consultantului:

Conform art. 3 lit. a si d, art. 6 si art. 9 din Legea 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice prin factura electronica se intelege documentul in forma electronica ce caracterizeaza in mod unic si neechivoc schimbul sau vanzarea de bunuri ori servicii, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala, care contine datele cuprinse in formularul facturii si care este emis si gestionat utilizand sisteme informatice.

Factura electronica este emisa si transmisa fie in forma electronica, fie pe suport hartie. Deci, ceea ce caracterizeaza factura electronica nu este emiterea ei pe suport hartie cu ajutorul unui program informatic (soft de gestiune), ci semnatura electronica si marca temporala ce o insotesc.

Daca facturile nu sunt semnate electronic si nu sunt marcate temporal, ele nu intra sub incidenta Legii 148/2012, indiferent de modalitatea in care sunt emise si/sau transmise. Aceleasi prevederi se aplica in cazul bonurilor fiscal si chitantelor in forma electronica, legea necontinand nicio referire la avizele de insotire a marfii.

De mentionat ca, potrivit art. 6 din OUG 84/2012, incepand cu data de 1 ianuarie 2013 si pana la data de 1 ianuarie 2014 este suspendata aplicarea prevederilor Legii 148/2012