Se poate refactura salariatului parte din contravaloarea combustibilului?

Vom stabili, prin cele ce urmeaza, in ce masura se poate refactura salariatului o parte din contravaloarea combustibilului. Vom vedea astfel daca in acest caz cheltuielile cu auto pot ramane deductibile daca se dovedeste cu foaia de parcurs si alte documente faptul ca masina s-a utilizat integral in scopul activitatii economice.


Solutia consultantului:

Din perspectiva TVA-ului si a impozitului pe profit consideram ca refacturarea combustibilului catre salariati nu constituie activitate economica si nu conduce la acordarea dreptului de deductibilitate in proportie de 100% a combustibilului. Recomandarea prudenta este deducerea in proportie de 50% a cheltuielii cu combustibilul si a TVA-ului aferent. Mentionam ca nu exista reglementare expresa in acest sens, opinia noastra se bazeaza pe judecata profesionala.

Din perspectiva Impozitului pe venit si a contributiilor, decontarea combustibilului pentru deplasarea la si de la locul de munca nu constituie avantaj.

Baza legala: Codul Fiscal si Normele Metodologice

ART. 21 Cheltuieli

(4) Urmatoarele cheltuieli nu sunt deductibile:

t) 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice, cu o masa totala maxima autorizata care sa nu depaseasca 3.500 kg si care sa nu aiba mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului, aflate in proprietatea sau in folosinta contribuabilului. Aceste cheltuieli sunt integral deductibile pentru situatiile in care vehiculele respective se inscriu in oricare dintre urmatoarele categorii:

1. vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgenta, servicii de paza si protectie si servicii de curierat;

2. vehiculele utilizate de agentii de vanzari si de achizitii;

3. vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plata, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;

4. vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plata, inclusiv pentru inchirierea catre alte persoane sau pentru instruire de catre scolile de soferi;

5. vehiculele utilizate ca marfuri in scop comercial.

Cheltuielile care intra sub incidenta acestor prevederi nu includ cheltuielile privind amortizarea.

Modalitatea de aplicare a acestor prevederi se stabileste prin norme;
 

ART. 55 Definirea veniturilor din salarii

(3) Avantajele, cu exceptia celor prevazute la alin. (4), primite in legatura cu o activitate mentionata la alin. (1) si (2) includ, insa nu sunt limitate la:

a) utilizarea oricarui bun, inclusiv a unui vehicul de orice tip, din patrimoniul afacerii, in scop personal, cu exceptia deplasarii pe distanta dus-intors de la domiciliu la locul de munca;


ART. 145^1 Limitari speciale ale dreptului de deducere

(1) Prin exceptie de la prevederile art. 145 se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului de vehicule rutiere motorizate si a taxei aferente cheltuielilor legate de vehiculele aflate in proprietatea sau in folosinta persoanei impozabile, in cazul in care vehiculele nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice.

(2) Restrictia prevazuta la alin. (1) nu se aplica vehiculelor rutiere motorizate avand o masa totala maxima autorizata care depaseste 3.500 kg sau mai mult de 9 scaune, inclusiv scaunul soferului.

(3) Prevederile alin. (1) nu se aplica urmatoarelor categorii de vehicule rutiere motorizate:

a) vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgenta, servicii de paza si protectie si servicii de curierat;

b) vehiculele utilizate de agentii de vanzari si de achizitii;

c) vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plata, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;

d) vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plata, inclusiv pentru instruire de catre scolile de soferi;

e) vehiculele utilizate pentru inchiriere sau a caror folosinta este transmisa in cadrul unui contract de leasing financiar ori operational;

f) vehiculele utilizate ca marfuri in scop comercial.

(4) Prevederile alin. (1) - (3) se aplica inclusiv in situatia in care au fost emise facturi si/sau au fost platite avansuri, pentru contravaloarea partiala a bunurilor si/sau serviciilor, inainte de data de 1 iulie 2012, daca livrarea/prestarea intervine dupa aceasta data.

(5) In cazul vehiculelor care nu fac obiectul limitarii dreptului de deducere conform alin.(1) fiind utilizate exclusiv in scopul activitatii economice, precum si a celor exceptate de la limitarea deducerii potrivit alin. (3), se vor aplica regulile generale de deducere stabilite la art. 145 si art. 146 - 147^1.
(6) Modalitatea de aplicare a prevederilor prezentului articol se stabileste prin norme.
 

ART. 145^1

45^1. (1) In aplicarea art. 145^1 alin. (1) din Codul fiscal , prin cheltuieli legate de vehiculele aflate in proprietatea sau in folosinta persoanei impozabile se intelege orice cheltuieli direct atribuibile unui vehicul, cum sunt cheltuielile de reparatii, de intretinere, cheltuielile cu lubrifianti, cu piese de schimb, cheltuielile cu combustibilul utilizat pentru functionarea vehiculului. Nu reprezinta cheltuieli legate de vehiculele aflate in proprietatea sau in folosinta persoanei impozabile orice cheltuieli care nu pot fi direct atribuibile pentru un anumit vehicul. In sensul prezentelor norme, prin vehicul se intelege orice vehicul avand o masa totala maxima autorizata care nu depaseste 3.500 kg si nu are mai mult de 9 scaune, inclusiv scaunul soferului.

(2) In cazul vehiculelor care sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice, in sensul art. 145^1 alin. (1) din Codul fiscal , taxa aferenta cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului si cheltuielilor legate de aceste vehicule este deductibila conform regulilor generale prevazute la art. 145 si la art. 146 - 147^1 din Codul fiscal , nefiind aplicabila limitarea la 50% a deducerii taxei. Utilizarea in scopul activitatii economice a unui vehicul cuprinde, fara a se limita la acestea: deplasari in tara sau in strainatate la clienti/furnizori, pentru prospectarea pietei, deplasari la locatii unde se afla puncte de lucru, la banca, la vama, la oficiile postale, la autoritatile fiscale, utilizarea vehiculului de catre personalul de conducere in exercitarea atributiilor de serviciu, deplasari pentru interventie, service, reparatii, utilizarea vehiculelor de test-drive de catre dealerii auto. Este obligatia persoanei impozabile sa demonstreze ca sunt indeplinite toate conditiile legale pentru acordarea deducerii, astfel cum rezulta si din Hotararea Curtii Europene de Justitie in Cauza C-268/83 D.A. Rompelman si E.A. Rompelman - Van Deelen impotriva Minister van Financien. In vederea exercitarii dreptului de deducere a taxei orice persoana impozabila trebuie sa detina documentele prevazute de lege pentru deducerea taxei si sa intocmeasca foaia de parcurs care trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii: categoria de vehicul utilizat, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

(3) In cazul vehiculelor utilizate pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca se considera ca vehiculul este utilizat in scopul activitatii economice atunci cand exista dificultati evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate, cum ar fi lipsa mijloacelor de transport in comun, decalajul orarului mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru al persoanei impozabile. Reprezinta vehicule utilizate de angajator pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca vehiculele utilizate pentru transportul angajatilor de la resedinta acestora/locul convenit de comun acord la locul de munca, precum si de la locul de munca la resedinta angajatilor/locul convenit de comun acord. Prin angajati se intelege salariatii, administratorii societatilor comerciale, directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii si persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care persoana impozabila suporta drepturile legale cuvenite acestora.

(4) Utilizarea unui vehicul in folosul propriu de catre angajatii unei persoane impozabile ori pentru a fi pus la dispozitie in vederea utilizarii in mod gratuit altor persoane, pentru alte scopuri decat desfasurarea activitatii sale economice, este denumita in continuare uz personal. Transportul la si de la locul de munca al angajatilor in alte conditii decat cele mentionate la alin.(3), este considerat uz personal al vehiculului. Se considera ca un vehicul nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice, in sensul art. 145^1 alin. (1) din Codul fiscal , in situatia in care, pe langa utilizarea in scopul activitatii economice, vehiculul este utilizat ocazional sau de o maniera continua si pentru uz personal. Daca vehiculul este utilizat atat pentru activitatea economica, cat si pentru uz personal, se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului si a taxei aferente cheltuielilor legate de acesta. Persoana impozabila care aplica deducerea limitata de 50% nu trebuie sa faca dovada utilizarii vehiculului in scopul activitatii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs prevazute la alin. (2).

Prin limitarea la 50% a dreptului de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului de vehicule rutiere motorizate si a taxei aferente cheltuielilor legate de aceste vehicule, se intelege limitarea deducerii taxei care ar fi deductibila in conditiile prevazute la art. 145 si la art. 146 - 147^1 din Codul fiscal .

(5) In cazul vehiculelor prevazute la art. 145^1 alin. (3) lit. b) - f) din Codul fiscal , taxa aferenta cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului si taxa aferenta cheltuielilor legate de aceste vehicule este deductibila conform regulilor generale prevazute la art. 145 si la art. 146 - 147^1 din Codul fiscal , nefiind aplicabila limitarea la 50% a deducerii taxei, utilizarea acestora si pentru uz personal fiind considerata neglijabila cu exceptia situatiei in care se poate face dovada unei practici abuzive. In situatia prevazuta la art. 145^1 alin. (3) lit. a) din Codul fiscal este obligatoriu ca persoana impozabila sa utilizeze exclusiv vehiculul pentru servicii de urgenta, servicii de paza si protectie si servicii de curierat, in vederea deducerii taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului si a taxei aferente cheltuielilor legate de aceste vehicule conform regulilor generale prevazute la art. 145 si la art. 146 - 147^1 din Codul fiscal.

Totusi, in cazul vehiculelor prevazute la art. 145^1 alin. (3) lit. a) din Codul fiscal , nu se aplica limitarea dreptului de deducere a taxei daca acestea sunt utilizate si pentru alte activitati economice ale persoanei impozabile, inclusiv pentru activitatile prevazute la art. 145^1 alin. (3) lit. b) - f) din Codul fiscal .

(6) In scopul aplicarii art. 145^1 alin. (3) lit. a), b) si d) din Codul fiscal , termenii si expresiile de mai jos au urmatoarele semnificatii:

a) vehiculele utilizate exclusiv pentru:

(i) servicii de urgenta reprezinta vehiculele care pot fi inzestrate sau nu cu echipamente tehnice specifice, ce deservesc personalul specializat in vederea unor interventii de urgenta, cum sunt cele asupra retelelor de gaz, energie electrica, apa, canalizare;

(ii) servicii de paza si protectie reprezinta vehiculele utilizate in vederea asigurarii sigurantei obiectivelor, bunurilor si valorilor impotriva oricaror actiuni ilicite care lezeaza dreptul de proprietate, existenta materiala a acestora, precum si protejarii persoanelor impotriva oricaror acte ostile care le pot periclita viata, integritatea fizica sau sanatatea, potrivit prevederilor Legii 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor, cu modificarile si completarile ulterioare;

(iii) servicii de curierat reprezinta vehiculele care servesc la primirea, transportul si distribuirea scrisorilor, coletelor si pachetelor;

b) vehiculele utilizate de agentii de vanzari reprezinta vehiculele utilizate in cadrul activitatii unei persoane impozabile de catre angajatii acesteia care se ocupa in principal cu prospectarea pietei, desfasurarea activitatii de merchandising, negocierea conditiilor de vanzare, derularea vanzarii bunurilor/serviciilor, asigurarea de servicii postvanzare si monitorizarea clientilor. Exercitarea dreptului de deducere in conformitate cu prevederile art. 145^1 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal se limiteaza la cel mult un vehicul utilizat de fiecare agent de vanzari;

c) vehiculele utilizate de agentii de achizitii reprezinta vehiculele utilizate in cadrul activitatii unei persoane impozabile de catre angajatii acesteia care se ocupa in principal cu negocierea si incheierea de contracte pentru cumpararea de bunuri si servicii, intretinerea bazei de date a furnizorilor potentiali sau existenti, intocmirea documentelor administrative pentru cumparari, analizarea cererilor de cumparare si propunerea ofertei celei mai bune, urmarirea performantelor furnizorilor pentru a atinge obiectivele de calitate, costuri, termene. Exercitarea dreptului de deducere in conformitate cu prevederile art. 145^1 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal se limiteaza la cel mult un vehicul utilizat de fiecare agent de achizitii;

d) vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plata reprezinta vehiculele care contribuie in mod esential la prestarea directa a serviciilor cu plata si fara de care serviciile nu pot fi efectuate.

(7) Utilizarea vehiculului pentru activitatile exceptate prevazute la art. 145^1 alin. (3) din Codul fiscal rezulta, in functie de fiecare situatie in parte, din informatii cum sunt: obiectul de activitate al persoanei impozabile, dovada ca persoana impozabila are personal angajat cu calificare in domeniile prevazute de exceptii, foile de parcurs care trebuie sa contina cel putin elementele prevazute la alin. (2) sau orice alte dovezi care pot fi furnizate.

(8) Incadrarea vehiculelor in categoriile prevazute de art. 145^1 din Codul fiscal se realizeaza de fiecare persoana impozabila luand in considerare criteriile prevazute de Codul fiscal si de prezentele norme metodologice. Daca situatia de fapt constatata de organul fiscal este diferita de situatia prezentata de persoana impozabila in ce priveste exercitarea dreptului de deducere a taxei pentru vehicule conform art. 145^1 din Codul fiscal, organul fiscal este indreptatit sa aprecieze, in limitele atributiilor si competentelor ce ii revin, relevanta starilor de fapt fiscale si sa adopte solutia admisa de lege, intemeiata pe constatari complete asupra tuturor imprejurarilor edificatoare in cauza, in conformitate cu prevederile OG 92/2003 privind Codul de procedura fiscala , republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.

(9) In situatia in care persoanele care achizitioneaza vehicule sunt persoane care aplica sistemul TVA la incasare sau sunt persoane care achizitioneaza vehicule de la persoane care aplica sistemul TVA la incasare, se aplica corespunzator prevederile art. 145 alin. (1^1)si (1^2) din Codul fiscal.