Avansuri spre decontare si termenul privind justificarea avansurilor. Cum se procedeaza corect?

O societate trimite zilnic in deplasare salariatii firmei pentru interventii service sau vanzari. Este legal sa vireze pe cardurile lor personale avansuri spre decontare?

Mai mult, societatea doreste sa acorde acestora avansuri spre decontare pe carduri cu decontare de 2 ori pe luna. Este legal sa faca deconturile de doua ori pe luna, iar in permanenta sa ramana la salariati o suma spre decontare?

Trebuie sa depuna decontul in trei zile de la intoarcerea din deplasare?

Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casa ale unitatilor socialiste, care este inca in vigoare, precizeaza o serie de reguli foarte stricte privind acordarea de avansuri in numerar si decontarea lor, prin care:

- avansurile pot fi acordate in scopul achizitionarii de marfuri, achizitii de produse, cheltuieli de protocol, cheltuieli de deplasare in interes de serviciu etc.;
- aceste avansuri trebuie justificate in termen de 3-4 zile de la finalizarea activitatii pentru care au fost acordate;

Compartimentul financiar-contabil are obligatia sa mentioneze pe decont data primirii, care se considera data justificarii avansului;

- titularii de avans care nu depun in termen decontarile pentru justificarea avansurilor, impreuna cu documentele justificative, sau nu restituie in termen sumele ramase necheltuite vor plati o penalizare de 0,50% asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite in termen, dupa caz, pentru fiecare zi de intarziere.

Regulamentul precizeaza insa,  ca aceste reguli se aplica in special institutiilor publice.
Pentru celelalte societati, din textul decretului reiese ca este necesara elaborarea unor norme proprii privind regimul incasarilor si platilor prin intermediul actelor de constituire, avand ca punct de plecare prevederile Regulamentului.

Societatea poate stabili, prin politici si proceduri interne, modalitatea de justificare si autorizare a cheltuielilor efectuate prin decont, precum si termenul maxim de decontare a sumelor avansate. Decontul de cheltuieli reprezinta un document justificativ obligatoriu in cazul achizitiilor de bunuri sau servicii achitate cu numerar sau card bancar, pe baza de bon fiscal, pentru a permite inregistrarea in contabilitate a acestor tranzactii.

Desigur, avansurile spre decontare pot fi acordate prin virament, pe cardurile personale ale salariatilor.

Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Astfel, daca prin procedura interna a societatii s-a stabilit ca decontarea avansurilor de catre salariati sa se faca de doua ori pe luna, este corect, important este sa inregistrati toate facturile in cursul lunii in care au fost emise, pentru a le raporta in declaratii (300, 394).

De asemenea tot prin procedura interna, se poate stabili suma care va ramane la dispozitia salariatilor, ca avans spre decontare.

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Dana Hristu, consultant fiscal si expert contabil si auditor financiar