Pastrarea actelor in siguranta este impusa prin lege, insa fiecare companie are libertatea de a alege ce metoda sa foloseasca in acest sens. Organizatiile se grupează in doua categorii: cele care isi gestioneaza arhiva in interior, asumandu-și riscuri si costuri suplimentare si cele care apeleaza la serviciile companiilor acreditate sa furnizeze servicii de arhivare.
In consecinta, pentru a indeplini cerintele legale, aveti libertatea de a alege intre amenajarea unor spatii proprii in care sa pastrati documentele și externalizarea managementului arhivei catre un furnizor autorizat. Daca optati pentru prima varianta, va recomandam sa luati in calcul urmatoarele aspecte:
- Investitiile in infrastructura - acestea pot include spatiul fizic dedicat depozitarii arhivei, sistemul antiefractie si de control, sistemul de prevenire a incendiilor, specializarea personalului conform reglementarilor in vigoare. Nu sunt deloc de neglijat cheltuielile recurente cu utiliatile necesare spatiului (incălzire, iluminare, etc), paza umana, intretinere, etc;
- Gestionarea defectuoasa a arhivei poate duce la deterioarea in timp sau chiar pierderea unor documente esentiale (acte constitutive, financiar-contabile, resurse umane, etc) cu toate riscurile care decurg din aceasta situatie, inclusiv cheltuieli majore neprevazute;
- Timpul alocat identificarii documentelor atunci când este necesar ceea ce poate cauza decizii intarziate, probleme in onorarea comenzilor si afectarea relatiei cu clientii.
Toate aceste elemente mai putin “vizibile” la prima vedere pot genera reale provocari in activitatea organizatiei dar si cheltuieli semnificative de refacere in caz de pierdere, distrugere sau chiar sustragere. Prin urmare, la nivelul organizatiei este bine sa fie luate toate masurile pentru controlarea si minimizarea riscurilor.
In consecinta, recomandarea expertilor este sa reduceti costurile aferente prin colaborarea cu o companie acreditata. SDA - Servicii de Depozitare si Arhivare ofera servicii profesionale de management al arhivei unui numar mare de clienti din diverse domenii de activitate.
Enumeram cateva din beneficiile parteneriatului cu SDA- Servicii de Depozitare si Arhivare, companie acreditata in managementul profesional al arhivei:
- optimizarea utilizarii spatiului si a costurilor legate de depozitarea arhivei
- eficientizarea timpului de lucru al angajatilor
- siguranta fizica a documentelor si securitatea informatiei
- accesul facil și rapid la documente
- eficientizarea si siguranta logistica datorita depozitelor de arhiva localizate în centrul Romaniei: Bucuresti si Brasov
- mijloace de transport securizate si monitorizate prin GPS
Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor
Declaratia Unica 2024 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS
Cartea Verde a PFA Contabilitatea si obligatiile fiscale
De 15 ani, SDA- Servicii de Depozitare si Arhivare sprijina companiile sa realizeze un management performant al arhivei si sa-si minimizeze costurile prin solutii de arhivare si depozitare personalizate.
