Potrivit Normei metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobata prin OMEF 3512/2008 , pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite potrivit acestor norme metodologice.
In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta. In acest caz, unitatea emitenta va trimite unitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.
Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "DUPLICAT", cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea. Documentele reconstituite conform acestor norme metodologice constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate. Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate. In acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba adusa unitatii, salariatilor sau altor unitati, sumele respective recuperandu-se potrivit prevederilor legale.
Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc raspunderi materiale, care cuprind si eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective. Gasirea ulterioara a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sanctiunilor aplicate, in conditiile legii.
In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal in dosarul de reconstituire.
Conducatorii unitatilor vor lua masuri pentru asigurarea inregistrarii si evidentei curente a tuturor lucrarilor intocmite, primite sau expediate, stabilirea si evidenta responsabililor de pastrarea acestora, evidenta tuturor reconstituirilor de documente, precum si pentru pastrarea dosarelor de reconstituire, pe toata durata de pastrare a documentului reconstituit.
Ghidul practic al contabilitatii Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete
Operare SAGA Exemple practice si recomandari
Totul despre documentele de contabilitate primara Solutii de organizare a gestiunilor
Asadar, in vederea inregistrarii platilor in contabilitate, societatea trebuie sa solicite furnizorilor un duplicat al documentelor de plata (chitante, bonuri fiscale). Doar in baza documentelor reconstituite se vor putea inregistra in contabilitate platile efectuate.
Pagubele aduse societatii pot fi recuperate, potrivit prevederilor legale, de la persoanele ce se fac vinovate de pierderea documentelor.
