Corectare facturi: Cand se utilizeaza codurile 384 si 380

In cadrul sistemului e-Factura, corectarea si gestionarea documentelor fiscale sunt aspecte esentiale pentru asigurarea unei bune practici contabile. In acest context, specialistul nostru va explica, prin intermediul unui studiu de caz, rolul codurilor 384 si 380 in procesul de corectare a facturilor.

Intrebare:

"1. Care sunt situatiile in cazul e-Factura cand se poate utiliza codul 384 - factura corectata?

2. Avem situatia in care am emis o stornare utilizand codul 381 cu valori negative pe formular, iar clientii nostri ne-au sesizat ca nu se pot inregistra cu documentul si doresc retransmiterea acestuia cu cod 380 si valori negative. Cum procedam in acest caz? Cum se face corectia si retransmiterea corectiilor in SPV?"

Raspuns:

Situatii in care se poate utiliza codul 384 - Factura corectata

Codul 384 - Factura corectata in sistemul RO e-Factura este utilizat pentru corectarea informatiilor din factura initiala. Factura corectata cu codul 384 inlocuieste factura initiala si include toate informatiile corectate.

Situatia cu stornarea emisa gresit cu cod 381 si solutia de corectare

Problema identificata de clienti:
Codul 381 - Nota de creditare este folosit pentru ajustari financiare, dar clientul reclama ca documentul transmis nu poate fi procesat in evidentele contabile, solicitand retransmiterea documentului cu cod 380 si valori negative. Solicitarea clientului este corecta deoarece codul 381 este destinat notelor de credit emise pentru ajustari financiare distincte, nu pentru stornarea completa a facturii. Codul 380 - Factura poate fi folosit cu valori negative pentru a storna factura initiala.

Cartea Verde a Contabilitatii

Vezi AICI detalii

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

Totul despre documentele de contabilitate primara Solutii de organizare a gestiunilor

Vezi AICI detalii

Procedura de corectare si retransmitere a documentelor

Pentru a solutiona problema, trebuie sa urmati urmatorii pasi:

Pasul 1: Verificarea facturii initiale si a erorilor
- Identificati factura initiala (emisa cu valori gresite) si documentul transmis cu cod 381.
- Confirmati ca factura storno emisa cu cod 381 nu a fost acceptata de client si trebuie inlocuita.

Pasul 2: Emiterea noilor documente
1. Anulati nota de credit emisa cu cod 381.
Daca nota de credit cu cod 381 a fost deja transmisa, emiteti un nou document care sa o anuleze, mentionand referinta la aceasta.

2. Emiteti o factura storno cu cod 380:
- Folositi codul 380 pentru a storna factura initiala.
- Includeti toate valorile facturii initiale cu semnul minus.
- Faceti referire explicita la factura initiala stornata (numar si data).

3. Emiteti factura corectata cu cod 384:
- Emiteti o factura noua cu codul 384, care sa includa informatiile corecte.
- Aceasta va inlocui factura initiala in evidentele clientului.

Pasul 3: Retransmiterea documentelor prin SPV
-Pregatiti fisierele XML pentru Factura storno cu cod 380 si Factura corectata cu cod 384.
-Transmiteti documentele prin platforma SPV, conform specificatiilor tehnice din Ordinul nr. 1366/2021.
-Verificati validarea fisierelor XML in sistemul RO e-Factura.

Temei legal

Ordonanta de urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura

Art. 4. -
(10) Corectia facturii electronice comunicata destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare. Factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.

Ordinul nr. 1366/2021 pentru aprobarea Specificatiilor tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice - RO_CIUS - si a regulilor operationale specifice aplicabile la nivel national

ARTICOLUL 3 Reguli aditionale impuse de specificatia tehnica si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice - RO_CIUS

(2) Regulile aditionale impuse de specificatia tehnica si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice RO_CIUS sunt prevazute in tabelul de mai jos.
Cod tip factura (BT-3) trebuie sa fie unul dintre urmatoarele coduri din lista de coduri UNTDID 1001: 380 (Factura), 389 (Autofactura), 384 (Factura corectata), 381 (Nota de creditare), 751 (Factura - informatii in scopuri contabile)

Codul fiscal

Dispozitii comune

Art. 330. - Corectarea facturilor

(1) Corectarea informatiilor inscrise in facturi sau in alte documente care tin loc de factura se efectueaza astfel:
a) in cazul in care factura nu a fost transmisa catre beneficiar, aceasta se anuleaza si se emite o noua factura;
b) in cazul in care factura a fost transmisa beneficiarului, fie se emite o noua factura care trebuie sa cuprinda, pe de o parte, informatiile din factura initiala, numarul si data facturii corectate, valorile cu semnul minus sau, dupa caz, o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, iar, pe de alta parte, informatiile si valorile corecte, fie se emite o noua factura continand informatiile si valorile corecte si concomitent se emite o factura cu valorile cu semnul minus sau, dupa caz, cu o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, in care se inscriu numarul si data facturii corectate.

Foto: unsplash.com