Alegerea unui furnizor de servicii de arhivare reprezinta unul dintre cele mai importante aspecte pentru succesul oricarei afaceri. Arhivarea reprezinta un aspect vital pentru ca ofera oricarei companii siguranta ca documentele sunt intotdeauna organizate, usor de accesat si depozitate intr-un spatiu autorizat, departe de orice pericol exterior.
Iar pericolele sunt numeroase, fie ca discutam despre, un incendiu, inundatii sau simpla ratacire a unor documente esentiale pentru cursul oricarei firme.
Pentru alegerea unui furnizor de servicii de arhivare si management documente, vom tine cont de cateva aspecte importante, pe care le vom prezenta in materialul de fata.
Certificarea din partea Arhivelor Nationale
Este obligatoriu sa colaboram cu o firma de arhivare certificata de Arhivele Nationale?
Nu este obligatoriu, dar este recomandat. Acest lucru se intampla pentru ca sarcinile complexe trebuie sa cada intotdeauna in mainile profesionistilor.
Din certificari, amintim cele mai importante: Autorizatie pentru pastrarea si conservarea documentelor, Autorizatie pentru utilizarea documentelor detinute si Autorizatie pentru prelucrare arhivistica.
Daca alegem sa colaboram cu un furnizor fara autorizatii in domeniu si experienta trebuie sa fim constienti ca documentele nu sunt pastrate conform legii si cu siguranta nici in conditii optime
In mod concret, o firma de arhivare autorizata cu care este recomandat sa colaboram detine si alte certificari, dupa cum urmeaza:
Autorizaţie PSI spatiu arhiva;
SR ISO 9001: 2008- Sistem management al calitatii;
Registrul de Evidenta Fiscala PFA
Manualul Contabilului Incepator - stick USB
Operare SAGA Exemple practice si recomandari
SR ISO 14001:2005- Sistem management de mediu;
SR ISO 18001: 2005- Sistem de management al Sanatatii si Securitatii Ocupationale;
SR ISO/ CEI 27001:2006- Sistem de Management al Securitatii Informatiei;
ISO / IEC 20000-1:2005- Sistem de management al serviciilor IT;
Autorizatie de protectie a datelor cu caracter personal in conformitate cu prevederile legii 677/2001.
Siguranta documentelor firmei
Vor fi documentele mele in siguranta in sistem externalizat? Iata una dintre intrebarile esentiale pentru orice antreprenor si administrator de firma. Siguranta documentelor stocate devine realitate atunci cand alegem un furnizor ce detine si o asigurare pe fiecare cutie din depozit, una pentru bunuri in tranzit, dar nu in ultimul rand asigurare de raspundere civila ..
De asemenea, o firma de arhivare in care putem avea incredere trebuie sa detina personal calificat, sistem dedicat pentru managementul inregistrarilor si cel mai inalt grad de siguranta in depozitarea arhivelor.
Mai mult, pentru identificarea unei firme de arhivare potrivite, vom tine cont intotdeauna de gradul de tehnologie pe care aceasta se bazeaza. De tehnologia folosita depind numeroase aspecte, precum: viteza in accesarea documentelor, siguranta documentelor stocate, reducerea costurilor la client.
Iata cateva dintre beneficiile arhivarii documentelor si prestarii serviciilor de arhivare prin intermediul specialistilor, in spatii dedicate:
- evaluarea gratuita a situatiei curente de catre un specialist in arhivistica;
- organizarea corecta a arhivei pentru asigurarea accesului rapid la documente, dar si pentru distrugerea la timp a maculaturii;
- detinerea controlului asupra tuturor operatiunilor derulate prin delegarea reprezentantilor autorizati pe nivele de acces;
- pastrarea arhivei in spatii autorizate si avizate;
- reducerea costurilor pe termen lung.
La final, unul dintre aspectele de care vom tine cont intotdeauna atunci cand dorim sa identificam o firma de arhivare potrivita, este raportul calitate-pret. Ce servicii se ofera, contra carei sume de bani? Merita eforturile financiare pe care suntem pe cale sa le realizam?Nu cumva ma costa mai mult managementul arhivei acum in spatiul propriu? La prima vedere suntem tenta
ti sa spunem ca nu, insa luad in calcul elemente precum: chiria spatiului, costul administrarii locatiei, investitia in echipamente si materiale, salariile angajatilor care organizeaza arhiva sau cauta documente, costul determinat de ocuparea spatiului cu arhiva expirata, riscurile asumate prin neavizarea de catre autoritatile competente sunt dovada pura ca de cele maimulte ori este mai costisitor sa pastram arhiva intern.
Nimic nu poate fi mai concludent decat sa porti o discutie atenta cu reprezentantii viitoarei firme de arhivare cu care doresti sa colaborezi. In acelasi timp, consultarea viitorului contract de servicii iti spune totul despre cat de transparent este furnizorul si cat de bine se vor desfasura relatiile dintre compania ta si firma care se va asigura ca documentele tale sunt in permanenta pe maini bune si oricand la dispozitia ta.
Pentru detalii despre serviciile de arhivare documente va indrumam catre site-ul Archivit unde veti putea vizualiza si imagini din singura cladire din Romania construita exclusiv cu scopul depozitarii arhivei.
Contact Archivit
Madalina Jigmond, Georgiana Bleotu -
Key Account Managers
Tel. 021.320.38.35
Email: sales@archivit.ro
