Tipuri de facturi

Tipuri de facturi

Factura electronica

Avantajele transmiterii facturii prin mijloace electronice sunt incontestabile:
-se transmite imediat indiferent de spatiul ce desparte cele doua parti implicate; 
-cu cat clientii vor ajunge mai repede in posesia facturii, cu atat acestia vor plati mai rapid factura; 
-se economiseste hartia intr-o lume tot mai stresata de folosirea lemnului ca materie prima; 
-se economiseste spatiu de depozitare: locul nenumaratelor bibliorafturi va fi luat
de un CD; 
-se vor evita discutiile care au aparut si pot aparea in continuare in legatura cu calitatea de reprezentant a persoanei care semneaza factura (in formatul clasic pe hartie).

Desigur, exista si un revers al medaliei, legat de dificultatile de asimilare a cunostintelor tehnice necesare pentru recurgerea la modalitatile electronice de facturare.

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Pentru a emite facturi in forma electronica va trebui sa indepliniti urmatoarele conditii: 
-sa utilizati un sistem informatic omologat de Autoritatea Nationala pentru
Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei; 
-sa dispuneti de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica; 
-sa folositi personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare; 
-sa fiti in masura sa gestionati si sa arhivati toate informatiile privind fiecare factura
in forma electronica emisa; 
-sa utilizati sisteme omologate pentru arhivarea de facturi in forma electronica in conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica.

Factura in forma electronica trebuie sa respecte formatul si continutul stabilite de actele normative speciale si va contine marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura electronica a emitentului facturii.

Vor trebui facute notificari catre: 
- Autoritatea Nationala pentru Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei privind orice modificare a sistemului informatic cu functii omologate pentru emiterea facturilor in forma electronica; 
- Ministerul Economiei si Finantelor privind orice modificare survenita in legatura
cu datele de identificare.

Certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului facturii in forma electronica
va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la
Ministerul Economiei si Finantelor.

Evidenta facturilor electronice emise se va tine cu ajutorul unui registru electronic de evidenta a facturilor in forma electronica. Se va mentiona si existenta unui exemplar pe suport de hartie, daca este cazul.

Actul juridic se intocmeste in 3 exemplare: 
- un exemplar ramane emitentului 
- un exemplar apartine beneficiarului 
- un exemplar este pastrat de catre persoana abilitata sa opereze anularea facturii electronice.

Atat dumneavoastra, cat si beneficiarul, operati modificarea in documentele care au avut la baza facturile respective, precum si in Registrul electronic de evidenta a facturilor in forma electronica. Emitentul anuleaza factura, specificand aceasta operatiune prin marcarea facturii in forma electronica ca fiind anulata, atasand semnatura electronica si marca temporala corespunzatoare momentului anularii, astfel incat anularea sa fie evidentiata la vizualizarea facturii in forma electronica.

Emitentul este obligat sa notifice Ministerului Economiei si Finantelor anularea facturii in forma electronica, mentionand datele de identificare a fiecarei facturi anulate si data la care a fost intocmit documentul prin care s-a convenit anularea.

Daca doriti sa va despovarati de sarcina de emitere, transmitere si arhivare a facturilor in forma electronica, aveti aceasta posibilitate prin externalizarea acestor servicii. De asemenea, furnizorii de servicii de emitere a facturilor in forma electronica pot sa presteze si servicii de conversie a unei facturi deja emise pe suport de hartie in factura in forma electronica, la cerere.

In situatia in care pachete care contin mai multe facturi sunt transmise sau puse la dispozitie aceluiasi destinatar prin mijloace electronice, informatiile care sunt comune facturilor individuale pot fi mentionate o singura data, cu conditia ca acestea sa fie accesibile pentru fiecare factura.

Factura de decontare pentru plati in numele clientului

Incepand cu 1 ianuarie 2007, societatea care a efectuat plata in numele si in contul clientului nu este obligata sa intocmeasca factura de decontare pentru plati in numele clientului. Emiterea facturii de decontare este optionala, in functie de cele convenite de parti in vederea recuperarii sumelor achitate.

Societatea A intocmeste o factura catre societatea B, beneficiara a serviciului. însa plata facturii respective este efectuata de catre o alta societate, societatea C, care la randul ei are calitatea de furnizor/prestator in raport cu societatea B.

Decontarea acestor sume se efectueaza pe baza unui acord (contract) intre societatea C, in calitate de furnizor/prestator, si societatea B, in calitate de beneficiara a serviciului. Acordul poate fi verbal, dar este preferabil sa fie intocmit in scris, pentru a preintampina orice neintelegeri.

In situatia in care partile convin sa-si deconteze sumele achitate pe baza facturii de decontare, societatea C are urmatoarele obligatii: 
- sa nu mentioneze taxa pe valoarea adaugata distinct, aceasta fiind necesar a fi inclusa in totalul sumei de recuperat; 
- sa transmita clientului factura de decontare insotita de factura achitata in numele clientului si emisa pe numele clientului; 
- sa nu exercite dreptul de deducere pentru sumele achitate in numele clientului si
sa nu colecteze taxa pe baza facturii de decontare; 
- sa nu inregistreze aceste sume in conturile de cheltuieli, respectiv de venituri.

Clientul, in cazul nostru societatea B, isi deduce taxa pe valoarea adaugata pe baza facturii care a fost emisa pe numele sau, adica pe baza facturii primite de la societatea A. Factura de decontare reprezinta doar un document care se anexeaza facturii achitate.

In cazul in care societatea C primeste o factura pe numele sau pentru livrari de bunuri/prestari de servicii realizate in beneficiul societatii B si emite o factura in nume propriu catre societatea B, acestea nu sunt considerate plati in numele clientului si se aplica structura de comision, chiar daca nu exista un contract de comision intre parti.
Factura simplificata

Daca doriti sa utilizati factura simplificata, in conformitate cu prevederile art. 155 alin. (9) din Codul fiscal, trebuie sa depuneti o solicitare scrisa la Directia de reglementari contabile din Ministerul Finantelor Publice. Solicitarea trebuie sa contina:
– nota justificativa, din care sa reiasa motivele solicitarii;
– modelul solicitat de factura simplificata si normele de utilizare a formularului respectiv.

Solicitarile, insotite de avizele acestei directii, vor fi transmise Directiei generale legislatie impozite directe din cadrul Ministerului Finantelor Publice in vederea consultarii Comitetului TVA. Facturile simplificate se pot emite numai dupa consultarea Comitetului si transmiterea unui raspuns pozitiv catre solicitanti. Nu se pot emite facturi simplificate pentru livrarile intracomunitare de bunuri.

Facturile emise in sistem simplificat trebuie sa contina, indiferent de situatie, cel putin urmatoarele informatii:
a) data emiterii;
b) identificarea persoanei impozabile emitente;
c) identificarea tipurilor de bunuri si servicii furnizate;
d) suma taxei de achitat sau informatiile necesare pentru calcularea acesteia. 

Factura centralizatoare

Aveti posibilitatea sa intocmiti o singura factura centralizatoare pentru mai multe operatiuni. Puteti proceda asa numai daca: 
- in factura centralizatoare veti evidentia livrarile de bunuri si/sau prestarile de ser- vicii catre acelasi client, pentru care faptul generator al taxei ia nastere intr-o perioada ce nu depaseste o luna calendaristica; 
- toate documentele emise la data livrarii de bunuri sau prestarii de servicii trebuie
sa le anexati obligatoriu la factura centralizatoare.