Ordin de deplasare: model, ce este si cand se intocmeste

Pentru contabili, ordinul de deplasare este un document esential in procesul de inregistrare si monitorizare a cheltuielilor asociate calatoriilor de serviciu. Prin intermediul acestuia, se poate efectua o urmarire precisa a costurilor legate de transport, cazare si alte cheltuieli aprobate in cadrul acestora.

In articolul de fata, ne propunem sa discutam despre importanta ordinului de deplasare si sa evidentiem principalele aspecte importante pentru contabili.

Ce este Ordinul de deplasare?

Ordinul de deplasare este documentul utilizat atunci cand un angajat efectueaza o deplasare in interes de serviciu, pentru decontarea cheltuielilor cu transportul, cazarea, diurna sau alte cheltuieli legate de deplasare. 

Conform Normelor specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile prevazute in Anexa nr. 2 la Ordinul 2.634/2015, Ordinul de deplasare (delegatie) - cod 14-5-4 serveste ca:
- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea pe teritoriul tarii;
- document pentru decontarea cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Cand se intocmeste Ordinul de deplasare?

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Ordinul de deplasare (delegatie) se intocmeste pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.

Potrivit Ordinului nr. 2.634/2015, documentele in baza carora administratorului i se deconteaza cheltuielile sunt urmatoarele:

--> Pentru deplasarile interne, Ordinul de deplasare - Cod 14-5-4 sau Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe - Cod 14-5-5);
--> Pentru deplasarile externe, Decont de cheltuieli - Cod 14-5-5;
--> Documentele care atesta cheltuiala efectuata (facturi, bonuri, chitante, bonuri cu valoare fixa, orice document emis de un tert in baza caruia s-a achitat o suma) pe perioada deplasarii.

Pentru cheltuielile in valuta, transformarea acestora in lei se efectueaza la cursul BNR valabil la data efectuarii fiecarei operatiuni sau la data depunerii decontului in conformitate cu optiunea societatii inscrisa in politicile contabile - potrivit punctului 306 alin. (2) din Reglementarile contabile aprobate prin O.M.F.P. nr. 1.802/2014;

Ordinul de deplasare/decontul de cheltuieli in valuta: cum se face regularizarea sumelor

Pe baza ordinului de deplasare / decontului de cheltuieli in valuta, se face regularizarea sumelor, astfel:

--> Daca admnistratorul societatii nu a primit avans spre decontare la inceputul deplasarii, atunci toata suma din decontul respectiv i se va achita fie in numerar (prin casa) -
situatie in care se va intocmi dispozitie de plata sau prin banca, cu ordin de plata;

--> Daca admnistratorul societatii a primit un avans la inceputul deplasarii se calculeaza diferenta de plata sau de restituit:
- daca suma decontata este mai mare decat avansul primit, atunci i se va achita diferenta fie in numerar (prin casa), intocmindu-se dispozitia de plata, fie prin banca, cu ordin de plata;
- daca suma decontata este mai mica decat avansul primit, atunci acesta va trebui sa restituie diferenta, fie in numerar (in casa), intocmindu-se dispozitia de incasare, fie va depune suma in contul bancar al societatii
- daca suma de plata este lasata la dispozitia societatii, va fi transferata intr-un cont de datorii, 4551 sau 462, in functie de calitatea administratorului.

Model Ordin de deplasare

Entitatea .......... Depus decontul (numărul si data)

................................

ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAŢIE)

nr. ...................

Dl./Dna ....................................................................................

avand functia de ........................................................................

este delegat pentru .......................................................................................................................................

................................................................................................... ..................................................................

la ................................................................................................ .................................................................

Durata deplasarii de la ............................... la ...............................

Se legitimeaza cu .........................................................................

Semnatura conducatorului entitatii,

Data .................

Aprobat: conducatorul entitatii
Verificat  decont:                               
Sef compartiment:
Titular:
                                                         

Foto: pixabay.com