Desi solutiile digitalizate de facilitare a relatiilor comerciale au devenit tot mai populare in ultima vreme, unii proprietari de afaceri inca nu sunt siguri in legatura cu avantajele facturarii electronice.
Sistemele de facturare electronica sunt implementate la nivel international si au dovedit beneficii semnificative la nivelul relatiilor comerciale, impactului asupra mediului si al sarcinilor administrative. In plus, de la 1 ianuarie 2024, sistemul RO e-Factura devine obligatoriu pentru toate livrarile de bunuri si prestarile de servicii realizate intre persoane impozabile stabilite in Romania.
Prin sistemul informatic RO e-Factura, operatorii economici inregistrati in SPV in nume propriu sau prin reprezentat legal, prin reprezentant desemnat ori prin imputernicit, pot transmite facturile emise intr-un format electronic structurat de tip XML care permite prelucrarea sa electronica si automata.
In continuare, vom prezenta zece avantaje cheie ale utilizarii unui sistem de plata electronica a facturilor pentru a te ajuta sa iti faci o idee mai clara asupra acestei practici digitalizate.
1. Securizarea documentului
Un document postal este relativ usor de desfacut sau se poate deteriora in timpul tranzitului de la compania care factureaza pana la client, in timp ce un document trimis prin sistemele de facturare electronica nu trece prin nicio mana in drumul sau catre destinatar.
In plus, pentru a accesa factura este posibil sa se solicite raspunsul la intrebari de securitate la care numai destinatarul cunoaste raspunsul, ceea ce face dificil pentru un hacker sa acceseze informatiile personale.
2. Eficienta
Deoarece facturarea electronica automatizeaza procesul de facturare, odata ce utilizezi un serviciu de facturare electronica, poti achita o factura mai repede decat daca ar fi trimisa prin posta. Aceasta eficienta a facturarii electronice este un beneficiu important, deoarece permite atat clientilor, cat si companiei care trimite factura, o mai buna gestionare financiara.
In cazul sistemului e-Factura, utilizarea formatului standard XML are scopul de a asigura o mai buna interoperabilitate intre diferite sisteme software.
Cheltuieli deductibile si nedeductibile
Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024
Declaratia Unica 2024 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS
3. Alternativa mai prietenoasa cu mediul
Impachetarea facturilor pe hartie si introducerea manuala a datelor facturilor in sistemele informatice necesita multa munca si resurse. Astfel, factura electronica reprezinta o alternativa mai prietenoasa cu mediul, deoarece reduce drastic utilizarea hartiei in companii.
In activitatea administrativa a companiilor va fi in continuare nevoie de imprimante, topuri se hartie sau caiete studentesti pentru desfasurarea diferitelor activitati, insa facturarea electronica reprezinta o masura de minimizare a impactului asupra mediului accesibila oricarei afaceri ce beneficiaza de conexiune la internet.
4. Siguranta documentelor
Sistemele de facturare electronica pot stoca online facturile intr-un portal securizat pe care numai persoanele autorizate il pot accesa. Acest lucru actioneaza ca o protectie impotriva distrugerii acestor documente, de exemplu, in cazul unui incendiu.
5. Date individualizate despre clienti
Atunci cand combini sistemele de facturare electronica cu CRM sau alte instrumente care analizeaza valoarea de viata a clientilor si preferintele de cumparare, o afacere poate incepe sa utilizeze tactici de marketing mai eficiente in baza rezultatelor obtinute.
6. Minimizarea riscului erorilor umane
Faptul ca un sistem se ocupa de cea mai mare parte a procesului de contabilitate si de tranzactionare va reduce erorile umane, ceea ce poate eficientiza serviciile.
Facturarea electronica face mai dificila ratacirea sau distrugerea accidentala a documentului. Foile se pot pierde cu usurinta in posta sau pot fi aruncate din greseala, in timp ce un e-mail trimis este mai greu de ratat.
7. O experienta mai buna pentru partenerii de afaceri
Primirea facturii online si plata din confortul propriei case sau posibilitatea gestionarii automate a platilor ofera partenerilor de afaceri o experienta mai placuta de business.
Asadar, facturarea electronica este o optiune eficienta pentru afaceri, fiind mai rapida si mai sigura decat trimiterea acestora in format fizic prin posta.
Sursa foto:shutterstock.com
