Procesul verbal de plati constituie, in primul rand, un document justificativ pentru sumele predate de casierul unitatii mandatarului platitor, in vederea efectuarii platilor. De asemenea, acest proces reprezinta si document justificativ al sumelor primite de mandatarul platitor. In functie de situatia existenta, procesul verbal de plati poate avea si rolul de document justificativ de inregistrare in contabilitate a salariilor si altor drepturi neachitate.
In ceea ce priveste procedura de completare si gestionare, se precizeaza faptul ca acest document se intocmeste intr-un exemplar si se retine in casieria unitatii ori de cate ori se fac plati prin casierii platitori, dupa cum urmeaza:
- fata formularului se completeaza de casierul unitatii, care semneaza de predarea sumelor si a actelor de plata, si de casierul platitor pentru primirea acestora. Documentul se retine in casieria unitatii pentru justificarea salariilor, ajutoarelor din fondurile de asigurari sociale, premiilor si altor drepturi asimilate acestora, ridicate de la banca si predate casierilor platitori pana la termenul legal de efectuare a platii sumelor respective. Sumele predate casierilor platitori nu se inregistreaza la plati in registrul de casa, acestea figurand in soldul casei de la data inmanarii sumelor pana la data cand casierii platitori justifica sumele primite la casieria unitatii;
- verso-ul formularului se completeaza la restituirea sumelor neachitate, impreuna cu actele de plati.
In situatia in care spatiul este insuficient se intocmeste o lista (anexa) suplimentara care trebuie sa contina toate informatiile cerute de document.
Ghidul practic al contabilitatii 2022 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete
Balanta de verificare de la A la Z Analize corelatii studii de caz
Manual de inventariere Societati comerciale PFA ONG
De asemenea, documentul circula la compartimentul financiar-contabil ca anexa la exemplarul 2 al registrului de casa si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Referitor la continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului, se redau urmatoarele elemente:
Fata:
- denumirea unitatii;
- denumirea si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
- numele si prenumele casierului si mandatarului platitor;
- suma predata/primita (in cifre si in litere), cu mentionarea actelor de plati;
- semnatura casierului si mandatarului platitor pentru suma predata/primita, precum si pentru suma primita/restituita.
Verso:
- data (ziua, luna, anul) decontarii sumelor neachitate;
- numele si prenumele; marca sau nr. matricol; sumele ramase neachitate.
