Cum sa simplifici facturarea si gestionarea timpului de lucru pentru clienti cu iFlow: Ghid Esential pentru Contabili

Pentru o planificare eficienta a resurselor si a timpului, primul pas este sa stii exact cat dureaza fiecare sarcina si cum se distribuie munca in functie de client. Aceasta devine cu adevarat esentiala cand lucrezi cu mai multi clienti, fiecare avand cerinte specifice si tarife variabile. De aceea, iFlow iti ofera un sistem complet, usor de personalizat si adaptat pentru toate tipurile de activitati.

Organizare detaliata a activitatilor pentru clienti

Cu iFlow, iti poti structura sarcinile de lucru pe sectiuni dupa nevoile companiei tale, fie ca le organizezi pe trimestre, prioritati sau etape de executie. Astfel, vei avea o vedere de ansamblu a proiectelor desfasurate pentru fiecare client, permitandu-ti sa ramai la zi cu tot ce este de facut.

Exemplu de organizare pentru compania fictiva SmartBooks SRL:

Nume Activitate principala: SmartBooks SRL

Sectiunea 1: Trimestrul I – Raportari Financiare

Proiect 1: Declaratii Fiscale
Proiect 2: Rapoarte de Profit si Pierdere
Proiect 3: Analiza Fluxului de Numerar

Sectiunea 2: Prioritare - Urgenta

Proiect 1: Audit Intern de Sfarsit de An
Proiect 2: Regularizare TVA

Gestionarea timpului facturabil

Dupa ce ai creat proiectele si activitatile specifice, echipa ta poate inregistra orele lucrate pentru fiecare activitate, avand posibilitatea de a seta intervalele de timp ca „facturabile” sau „nefacturabile”. Aceasta optiune iti permite sa monitorizezi exact timpul pe care il poti factura clientului si sa clarifici rapid totalul orelor lucrate la momentul facturarii. In plus, aceasta functie aduce beneficii importante:

Claritate pentru client: la facturare, clientul vede exact ce servicii au fost prestate si timpul dedicat fiecarei activitati.
Motivare pentru angajati: fiecare ora de munca este recompensata corect, ceea ce ii motiveaza sa aloce timpul necesar fiecarui task.

Analiza detaliata a performantei pe proiecte

Modulul de proiecte iFlow nu doar ca te ajuta sa inregistrezi orele lucrate, dar iti ofera si o imagine detaliata a progresului fiecarui proiect. Poti accesa statistici care arata timpul total de lucru, numarul de zile de intarziere, progresul procentual al proiectului si multe altele. Aceste informatii sunt esentiale pentru optimizarea eficientei echipei si planificarea viitoarelor proiecte.

Pentru fiecare proiect, poti:

Aloca un responsabil principal si colaboratori, clarificand rolurile si responsabilitatile in echipa.
Seta proiectul ca public sau privat pentru un control mai bun asupra accesului la informatii.
Crea campuri personalizate pentru a detalia fiecare proiect, cum ar fi descrierea, notitele interne, cheltuielile financiare, si multe altele.
Asocia un cod unic fiecarui proiect, ideal pentru companiile care lucreaza cu un volum mare de sarcini si au nevoie de o identificare rapida si exacta.

Sabloane pentru proiecte repetitive

Pentru proiectele recurente, iFlow permite crearea de sabloane. Astfel, pentru fiecare proiect repetitiv, poti salva un sablon care include automat numele proiectului, descrierea acestuia, responsabilitati, colaboratori si alte detalii importante. Aceste sabloane iti economisesc timp pretios si asigura o planificare uniforma si coerenta.

Prin folosirea sabloanelor:

Reduci timpul de configurare pentru fiecare nou proiect.
Asiguri o continuitate clara in organizarea proiectelor recurente.
Facilitezi o organizare standardizata si acces rapid la detalii esentiale, fie ca este vorba de descrierea proiectului, date limita sau resurse.

Rapoarte automate si vizualizare completa a activitatilor

Functia de raportare automata din iFlow iti pune la dispozitie o imagine completa a activitatilor si resurselor alocate. Poti genera rapoarte detaliate fie la nivel de angajat, fie pentru fiecare proiect in parte, astfel incat sa ai o imagine clara asupra implicarii si timpului alocat de fiecare membru al echipei.

Aceste rapoarte includ:

Timpul total lucrat de fiecare angajat pe proiectele din companie.
Vizualizarea detaliata a proiectelor active si finalizate.
Alte activitati ale angajatilor, cum ar fi concediile de odihna sau medicale, orele suplimentare si alte absente.

Incearca iFlow gratuit!

Daca ai descoperit in iFlow instrumentele care te-ar ajuta sa optimizezi munca din compania ta, insa nu esti sigur ca iti acopera toate nevoile, iti oferim 10 zile de testare gratuita si suport dedicat din partea echipei noastre. Sau, daca iti doresti sa vezi cum functioneaza aplicatia specific pentru afacerea ta, programeaza o prezentare demo personalizata.