Inventarierea patrimoniului nu este o simpla sarcina a contabilului, ci o operatiune obligatorie pentru intocmirea situatiilor financiare anuale, dupa cum stabileste Legea contabilitatii nr. 82/1991.
Citeste in continuare ce este inventarierea patrimoniului, cine o efectueaza, cum se face si alte informatii utile pentru orice contabil fie ca este incepator ori cu experienta.
Ce este inventarierea patrimoniului?
Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa caz, la data la care aceasta se efectueaza.
Rolul acestei operatiuni este stabilirea situatiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii ale fiecarei entitati, precum si a bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii situatiilor financiare anuale care trebuie sa ofere o imagine fidela a pozitiei financiare si a performantei entitatii pentru respectivul exercitiu financiar.
Cine efectueaza inventarierea?
Potrivit prevederilor art. 7 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, au obligatia sa efectueze inventarierea generala a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii detinute la inceputul activitatii:
-
societatile comerciale;
-
societatile/companiile nationale;
-
regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare;
-
societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice;
-
institutiile publice;
-
asociatiile, fundatiile, organizatiile non-guvernamentale si celelalte persoane juridice fara scop patrimonial;
-
SAF-T Ghid de raportare corecta
Cartea verde a Contabilitatii varianta online
Operare SAGA Exemple practice si recomandari
subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate, precum si subunitatile fara personalitate juridica din Romania care apartin unor persoane juridice cu sediul in strainatate;
-
organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevazute in legislatia pietei de capital;
-
fondurile de pensii facultative;
-
fondurile de pensii administrate privat;
-
persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri
-
asociatiile de proprietari.
Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii.
Inventarierea patrimoniului - cand se efectueaza
Inventarierea se efectueaza:
-
la inceputul activitatii, cu scopul de a stabilii si evalua elementele de natura activelor ce constituie aport la capitalul entitatii. Elementele de natura activelor care constituie aport la capitalul social al entitatilor si la patrimoniul institutiilor publice se inscriu in Registrul-inventar, grupate pe conturi.
- cel putin o data in cursul exercitiului financiar, de regula, cu ocazia incheierii exercitiului financiar.
Inventarierea anuala se face, de regula, la sfarsitul exercitiului financiar in scopul intocmirii situatiilor financiare anuale.
Mai multe informatii despre situatiile cand se face inventarierea gasesti in Manualul de inventariere, lucrarea care iti prezinta de la A la Z toata procedura de urmat, inclusiv documentele pe care trebuie sa le intocmesti, in format editabil.
Cum se face inventarierea patrimoniului: etapele
Pregatirea inventarierii patrimoniului cuprinde urmatorii pasi:
-
Emiterea deciziei de inventariere de catre administrator, conform procedurii privind inventarierea, aprobate;
-
Aducerea la cunostiinta persoanelor desemnate sa faca parte din comisia de inventariere a procedurii privind inventarierea.
-
Masuri pregatitoare luate de administrator anterior inceperii inventarierii, in vederea bunei desfasurari a inventarierii, cum ar fi organizarea depozitarii bunurilor grupate pe sorto-tipodimensiuni, codificarea acestora si intocmirea etichetelor de raft precum si organizarea gestiunii si evidentei contabile;
-
Pregatirea listelor de inventariere de catre departamentul financiar contabil (editarea si vizarea acestora);
-
Predarea listelor de inventariere catre presedintele comisiei de inventariere; Obtinerea declaratiei gestionarului pentru fiecare gestiune inventariata.
-
Identificarea locurilor de depozitare, sigilarea spatiilor si a cailor de acces.
-
Preluarea fiselor de magazie de catre comisia de inventariere si bararea acestora dupa ultimele inregistrari.
-
Se creaza, acolo unde este cazul o zona temporara de primire si distribuire a bunurilor care se aprovizioneaza si se livreaza in perioada supusa inventarierii.
-
Se controleaza daca toate instrumentele si aparatele de masura sau de cantarire au fost verificate si daca sunt in buna stare de functionare.
-
Se predau la magazii si la depozite, pe baza documentelor, toate produsele si semifabricatele a caror prelucrare a fost terminata.
-
Se colecteaza din sectii sau ateliere toate produsele reziduale si deseurile, intocmindu-se documentele de constatare.
-
Se intocmesc documentele de constatare si se clarifica situatia semifabricatelor a caror utilizare este indoielnica.
Inventarierea patrimoniului: exemple de studii de caz
Iti prezentam mai jos cateva exemple de spete utile in operatiunea de inventarierea patrimoniului.
Studiul de caz 1: Inventarierea patrimoniului - obligatii
Societatea X urmeaza sa investeasca in constructia unui depozit modern pentru gestionarea cat mai eficienta a stocurilor. Depozitul care se va construi va cuprinde mai multe nivele pe care se vor depozita paletii cu materii prime, produse finite etc. Manipularea va fi automatizata. Accesul in depozit va fi limitat la personalul autorizat, inclusiv pentru lucrul la inaltime - vor fi maxim 2 persoane cu acces in gestionarea stocurilor din acel depozit. Capacitatea depozitului va fi una foarte mare, de ordinul miilor de paleti.
Efectuarea inventarierii tuturor paletilor ce vor fi depozitati in aceasta constructie (pe care o vedem ca o biblioteca pe mai multe nivele, randuri etc.) este dificila avand in vedere urmatoarele: comisia de inventariere nu are acces in depozit pentru a efectua inventarul prin scanare, numai personalul calificat cu drept de lucru la inaltime si atunci se ia in calcul scoaterea paletilor din depozit, rand pe rand pentru a fi scanati. Se pot scoate in medie 38 paleti/ora, ceea ce poate duce la desfasurarea inventarului pe o perioada de 1-2 saptamani, timp in care nu trebuie sa avem miscare de stoc in/out cu implicatii in productie etc.
Care sunt variantele posibile acoperite legal de efectuare a acestui inventar? Exista vreo posibilitate de a nu efectua inventarierea fiecarui palet si sa se poate efectua inventarul prin selectia unui esantion reprezentativ din stocurile depozitate? Daca da, acest esantion trebuie sa reprezinte cat la suta din total si care este cadrul legal care sa ne ofere confortul derularii in baza legii a inventarului anual al patrimoniului?
Raspunsul specialistului
Cadrul legal, in materie de inventariere a patrimoniului este asigurat de:
-
Legea nr.82/1991 a contabilitatii;
-
Reglementarile contabile aprobate prin OMFP nr. 1802/2014;
-
Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de naturaactivelor, datoriilor si capitalurilor propria, aprobate prin OMFP nr. 2861/2009;
In ceea ce priveste, organizarea operatiunilor de inventariere a stocurilor din depozitul societatii, trebuie avute in vedere cel putin urmatoarele prevederi legale:
-
Art. 7. alin.1 din Legea nr.82/1991 - a contabilitatii:
(1) Persoanele prevazute la art. 1 au obligatia sa efectueze inventarierea generala a elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii detinute la inceputul activitatii, cel putin o data in cursul exercitiului financiar, precum si in cazul fuziunii, divizarii ori transformarii sau al lichidarii si in alte situatii prevazute de lege.
-
Art. 41. Alin.2 lit d) din legea nr.82/1991 a contabilitatii:
Constituie contraventie urmatoarele fapte:
( )
2. nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice, respectiv de institutiile cu atributii de reglementare in domeniul contabilitatii prevazute la art. 4 alin. (3), cu privire la:
( )
d) efectuarea inventarierii;
-
Punctul 82 alin.1 si 2 din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP nr.1802/2014:
82. -(1) In scopul intocmirii situatiilor financiare anuale, entitatile trebuie sa procedeze la inventarierea si evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.
(2) In situatiile financiare anuale elementele de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii se reflecta si se evalueaza la valoarea contabila, pusa de acord cu rezultatele inventarierii. Prezentele reguli de evaluare se aplica inclusiv in cazul bunurilor care au fost aduse drept aport la capital si al activelor in curs de executie.
-
Punctul 83 alin.2 si 3 din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP nr.1802/2014:
83. (2) In scopul efectuarii inventarierii, conducerea entitatii trebuie sa stabileasca proceduri proprii, cu respectarea prevederilor legale.
(3) In vederea desfasurarii in bune conditii a operatiunilor de inventariere si evaluare, in comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregatire corespunzatoare, tehnica si economica, cunoscatoare a domeniului de activitate.
-
Punctele 2-8, 10 si 16 din Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de naturaactivelor, datoriilor si capitalurilor propria, aprobate prin OMFP nr. 2861/2009:
2. Organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv din cadrul societatilor comerciale, societatilor/companiilor nationale, regiilor autonome, institutelor nationale de cercetare-dezvoltare, societatilor cooperatiste, institutiilor publice, asociatiilor si celorlalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial, precum si ale persoanelor fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri, denumite in continuare unitati, se efectueaza potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, ale reglementarilor contabile aplicabile, precum si ale prezentelor norme.
( )
5. Inventarierea anuala a elementelor de activ si de pasiv se face, de regula, cu ocazia incheierii exercitiului financiar, avandu-se in vedere si specificul activitatii fiecarei unitati.
In cadrul agentilor economici cu activitate complexa, bunurile pot fi inventariate si inaintea datei de incheiere a exercitiului financiar, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii in situatiile financiare intocmite pentru exercitiul financiar respectiv.
6. Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, si in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii elementelor de activ si de pasiv si care elaboreaza si transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise adaptate la specificul unitatii.
7. Inventarierea elementelor de activ si de pasiv se efectueaza de catre comisii de inventariere, formate din cel putin doua persoane, numite prin decizie scrisa, emisa de persoanele autorizate prevazute la pct. 6. In decizia de numire se mentioneaza in mod obligatoriu componenta comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunea supusa inventarierii, data de incepere si de terminare a operatiunilor.
( )
Comisia de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.
Pentru desfasurarea in bune conditii a operatiunilor de inventariere, in comisii vor fi numite persoane cu pregatire corespunzatoare economica si tehnica, care sa asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii elementelor de activ si de pasiv, inclusiv evaluarea lor conform reglementarilor contabile aplicabile.
Inventarierea si evaluarea elementelor de activ si de pasiv se pot efectua atat cu salariatii proprii, cat si pe baza de contracte de prestari de servicii incheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregatire corespunzatoare.
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii si nici contabilii care tin evidenta gestiunii respective.
( )
8. In vederea bunei desfasurari a operatiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii de credite sau alte persoane care au obligatia gestionarii elementelor de activ si de pasiv trebuie sa ia masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere, prin:
- organizarea depozitarii bunurilor grupate pe sortotipodimensiuni, codificarea acestora si intocmirea etichetelor de raft;
- tinerea la zi a evidentei tehnico-operative la gestiuni si a celei contabile si efectuarea confruntarii datelor din aceste evidente;
- participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de inventariere;
- asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariaza, respectiv pentru sortare, asezare, cantarire, masurare, numarare etc.;
- asigurarea participarii la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, pret etc.) a unor specialisti din unitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligatia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor inscrise;
- dotarea gestiunii cu aparate si instrumente adecvate si in numar suficient pentru masurare, cantarire etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum si cu formulare si rechizite necesare;
- dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate;
- asigurarea protectiei membrilor comisiei de inventariere in conformitate cu normele de protectie a muncii;
- asigurarea securitatii usilor, ferestrelor, portilor etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc.
10. Pentru desfasurarea corespunzatoare a inventarierii este indicat, daca este posibil, sa se sisteze operatiunile de intrare-iesire a bunurilor supuse inventarierii, luandu-se din timp masurile corespunzatoare pentru a nu se stanjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor.
Daca operatiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, se prevede crearea unei zone tampon in care sa se depoziteze bunurile primite in timpul inventarierii sau sa se permita expedieri la clienti, iar operatiunile respective se vor efectua numai in prezenta comisiei de inventariere, care va mentiona pe documentele respective "primit in timpul inventarierii" sau "eliberat in timpul inventarierii", dupa caz, in scopul evitarii inventarierii duble sau a omisiunilor.
16. Stabilirea stocurilor faptice se face prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz. Bunurile aflate in ambalaje originale intacte nu se desfac decat prin sondaj, acest lucru urmand a fi mentionat si in listele de inventariere respective.
Potrivit reglementarilor, prezentate in cele de mai-sus, se poate concluziona:
-
inventarierea tuturor elementelor de activ si de pasiv, este obligatoriu sa se efectueze, cel putin o data pe an, cu ocazia incheierii exercitiului financiar; prin exceptie in cazul societatilor cu activitate complexa, inventarierea se poate desfasura si inaintea datei de incheiere a exercitiului financiar;
-
Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere revine administratorului, care elaboreaza si transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise adaptate la specificul unitatii;
-
Inventarierea se realizeaza de comisii de inventariere care au ca membri, persoane instruite in acest sens si care au suficiente cunostinte pentru buna derulare a operatiunii; din comisiile de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor inventariate si nici contabilii care tin evidenta gesiunii in cauza;
-
Inventarierea se poate realiza fie cu salariati proprii, fie prin externalizare in baza unor contracte de prestari servicii;
-
De regula, pe perioada inventarierii, daca este posibil, se recomanda sistarea operatiunilor de intrare-iesire a bunurilor supuse inventarierii; daca miscarile de bunuri nu pot fi suspendate, se vor crea zone tampon, in care sa se depoziteze bunurile primite in timpul inventarierii si din care sa poata fi retrase pentru consum sau vanzare;
-
Daca bunurile se afla in ambalaje originale intacte, vor fi inventariate ca atare, fiind desfacute ambalajele doar prin sondaj; modul de stabilire a esantioanelor va fi stabilit de societate prin procedurile interne;
Avand in vedere, prevederile legale, la nivelul societatii trebuie elaborate proceduri scrise, adaptate la conditiile specifice fiecarei gestiuni. Prin aceste proceduri veti stabili modalitatea concreta de organizare a inventarierii.
Chiar daca depozitul care urmeaza sa se construiasca, este unul modern, gestionat automatizat, bunurile depozitate in interiorul sau trebuie supuse inventarierii.
Este probabil ca in cazul acestui depozit procedurile de inventariere sa fie foarte specifice. In acest sens ar fi recomandat sa aveti o discutie cu furnizorul liniei automate, pentru a intelege toate facilitatile pe care le ofera aceasta si in ce masura va poate ajuta in derularea operatiunii de inventariere.
De asemenea, nu este lipsit de interes ca la construirea si amenajarea depozitului, sa se aiba in vedere si amenajarea unei zone tampon, in care sa poata fi operate miscari de bunuri chiar si pe perioada inventarierii.
Studiul de caz 2: Data inventarierii patrimoniului
Avand in vedere faptul ca inventarierea patrimoniului, de regula, se efectueaza la data de 31.12, stocurile se inventariaza de regula la sfarsitul anului, se constata plusuri minusuri, compensari si se inregistreaza ajustarea TVA pentru minusurile la inventar, iar creantele si datoriile se inventariaza pe baza de extrase, confirmari, pe care le primim de regula pana in luna martie. In decizia de inventariere ca perioada de inventariere se trece decembrie-martie, procesul verbal de inventariere se intocmeste cu martie urmatorul an sau se trece perioada in care se inventariaza strict bunurile de natura stocurilor pe gestiuni? Cu ce data intocmesc procesul verbal de inventariere, avand in vedere ca trebuie sa cuprinda si informatii legate de creante si datorii?
Raspunsul specialistului
Potrivit OMFP 2861/2009 inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa caz, la data la care aceasta se efectueaza.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii ale fiecarei entitati, precum si a bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii situatiilor financiare anuale care trebuie sa ofere o imagine fidela a pozitiei financiare si a performantei entitatii pentru respectivul exercitiu financiar.
Prin inventarierea efectuata la data de 31 decembrie 2022 se constata situatia activelor si datoriilor la aceasta data, pentru a fi reflectate in situatiile financiare aferente anului care se incheie la 31 decembrie 2022.
Potrivit pct. 42 din OMFP 2861/2009 rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de inventariere intr-un proces-verbal.
Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente: data intocmirii, numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere, numarul si data deciziei de numire a comisiei de inventariere, gestiunea/gestiunile inventariata/inventariate, data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere, rezultatele inventarierii, concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea, volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic, propuneri de scoatere din functiune a imobilizarilor corporale, respectiv din evidenta a imobilizarilor necorporale, propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri, constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.
Data inventarierii data pentru care se efectueaza inventarierea va fi 31 decembrie, perioada de inventariere va fi perioada efectiva decembrie martie, iar data incheierii procesului verbal de inventariere va fi data la care acesta se intocmeste efectiv, dupa finalizarea inventarierii.
Rezultatele cuprinse in procesul verbal de inventariere, casari, ajustari de creante, datorii si ale valorii contabile pentru imobilizari sau stocuri se vor inregistra in luna decembrie a anului anterior astfel incat sa se regaseasca in situatiile financiare aferente anului precedent.
Pentru mai multe studii de caz despre inventarierea patrimoniului, intra pe portalcontabilitate.ro unde specialistii nostri iti raspund punctul la fiecare intrebare.
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
