Un proiect editorial marca Rentrop&Straton -
Liderul informatiilor specializate din Romania
Liderul informatiilor specializate din Romania
Va oferim CADOU un Raport Special Gratuit
"Planul de conturi general"
| Contabilitate |
Studii de caz
Situatiile in care societatea se confrunta cu lipsa disponibilitatilor banesti nu sunt neobisnuite, mai ales in contextul blocarii conturilor bancare sau al unor probleme temporare de lichiditate. Un exemplu este atunci cand o achizitie trebuie achitata imediat, iar plata este efectuata in numerar de catre administrator, din fonduri personale. Societatea nu dispune nici de fonduri in contul bancar – blocat prin poprire –, nici de numerar in casierie. Aceasta situatie ridica intrebari practice: contul 542 presupune acordarea unui avans banesc anterior, ceea ce nu s-a intamplat, iar Legea nr. 70/2015 interzice, in mod expres, creditarea societatii cu numerar. Ramane astfel intrebarea: cum poate fi inregistrata corect aceasta operatiune in contabilitate, respectand atat realitatea economica, cat si cadrul legal?
Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Plata efectuata de administrator din fonduri proprii
In ceea ce priveste plata efectuata de un administrator, conform Codului civil:
Art. 1.474 alin. (3): Plata facuta de un tert stinge obligatia daca este facuta pe seama debitorului.
Art. 1.593 1.595: Subrogarea nu opereaza automat, ci doar daca:
- exista contract de imprumut cu data certa (ex: inregistrare la notar);
- se declara expres ca plata a fost facuta cu banii imprumutati in acest scop;
- chitanta de plata/sau factura mentioneaza sursa banilor.
In lipsa acestor conditii, administratorul nu devine automat creditorul societatii. Firma poate recunoaste datoria fata de administrator numai printr-un acord expres intre parti.
Astfel, firma poate recunoaste datoria fata de administrator doar daca isi exprima vointa in mod explicit.
Pe de alta parte, daca administratorul a platit din fonduri proprii o cheltuiala clar in interes de serviciu, atunci nu mai actioneaza ca tert in sens juridic, ci ca reprezentant al firmei, iar firma isi poate asuma direct acea plata si cheltuiala, fara sa vorbim despre subrogare in drepturile creditorului.
Codul civil spune ca Plata facuta de un tert stinge obligatia daca este facuta pe seama debitorului, dar Tert este o persoana straina fata de raportul juridic dintre societate si furnizor. Insa, daca administratorul actioneaza in interesul si pentru firma pe care o conduce, el nu este un tert, ci reprezentantul legal al debitorului.
Astfel:
- firma ramane debitorul, iar
- plata se considera efectuata de firma prin reprezentantul sau.
Daca administratorul a facut plata in exercitarea mandatului sau, nu este tert, ci mandatar, deci firma poate inregistra direct cheltuiala si datoria fata de administrator, fara a fi nevoie de:
- contract de imprumut,
- mentiune pe chitanta ca banii au fost imprumutati,
- formalitati de subrogare (art. 1595 Cod civil).
Daca firma doreste sa permita ocazional ca administratorul sau salariatii sa efectueze cheltuieli in interesul societatii din fonduri proprii, atunci este necesara adoptarea unei politici contabile si proceduri interne clare in care sa se stabileasca:
- ce tipuri de cheltuieli pot fi efectuate in interesul firmei;
- de catre cine, in ce limite, cu ce documente;
- in ce conditii firma le accepta la decontare si restituire.
Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Decontul de cheltuieli
In ceea ce priveste decontarea si ulterior restituirea, conform OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, se poate utiliza formularul Decont de cheltuieli. In acest caz, se considera echivalentul unui avans de trezorerie decontat ulterior.
In opinia mea, este suficient ca:
- administratorul sa justifice cu bonuri/facturi;
- firma sa aprobe decontul si sa plateasca suma.
Dar, asa cum am mentionat ar trebui sa aveti definita aceasta politica si procedura.
Contul 542 Avansuri de trezorerie
Se foloseste doar cand entitatea a acordat anterior un avans spre decontare. Descrierea contului 542 din OMFP 1802 arata explicit ca in debit intra avansurile acordate (de regula din casierie), iar creditul reflecta justificarea acelor avansuri. Daca nu ati acordat avans, nu folositi 542.
Datoriile fata de asociat/administrator se pot inregistra in
455 Sume datorate actionarilor/asociatilor : sume lasate temporar la dispozitia entitatii de catre actionari/asociati ; soldul reprezinta datoriile catre asociati. Se foloseste cand platitorul este asociat.
PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii 2025
Cartea verde a Contabilitatii varianta online
Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2025 - Editie revizuita stick USB
462 Creditori diversi : sume datorate tertilor [ ] provenind din alte operatiuni. Se foloseste cand platitorul nu este asociat (de ex. administrator/angajat)
Poprirea pe cont blocheaza banca, nu va transforma automat orice plata in interzisa. Totusi, daca exista opozitie/sechestru/poprire care vizeaza chiar plata datoriei respective, art. 1479 C. civ. permite creditorului care a obtinut masura sa ceara plata din nou; societatea are regres contra creditorului care a primit plata nevalabila. Analiza se face pe actele de executare concrete.
Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Monografie contabila
Ca monografie contabila:
Factura emisa pe societate; plata la furnizor facuta in numerar de administrator din fonduri proprii, fara avans acordat anterior; in ziua respectiva nu exista disponibil in banca sau casierie.
1) Receptia facturii
Cheltuiala: 6xx = 401 (baza) si 4426 = 401 (TVA deductibila, daca e cazul)
Stoc/Mijloc fix: 3xx/2xx = 401 si ( 4426 = 401, dupa caz)
2) Stingerea 401 prin plata administratorului
Daca administratorul este asociat: 401 = 4551 (datorie fata de asociat sume lasate temporar la dispozitia entitatii)
Daca administratorul nu este asociat (doar administrator/angajat): 401 = 462 (datorie fata de terti)
3) Decontarea catre administrator, ulterior
Prin banca (recomandat): 4551/462 = 5121
Prin casierie: 4551/462 = 5311, dar respectati plafonul si interdictia fragmentarii.
Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Notele specialistului
Nota : Legea 70/2015 prevede ca
ART. 4
(1) Operatiunile de incasari si plati in numerar efectuate intre persoanele prevazute la art. 1 alin. (1) si persoane fizice, reprezentand contravaloarea unor livrari ori achizitii de bunuri sau a unor prestari de servicii, dividende, cesiuni de creante sau alte drepturi, se efectueaza cu incadrarea in plafonul zilnic de 10.000 lei catre/de la o persoana.
(2) Sunt interzise incasarile si platile fragmentate de la/catre o persoana, pentru operatiunile de incasari/plati in numerar prevazute la alin. (1), cu o valoare mai mare decat plafonul prevazut la alin. (1), precum si fragmentarea tranzactiilor reprezentand cesiuni de creante sau alte drepturi, primiri ori restituiri de imprumuturi sau alte finantari, dividende, respectiv fragmentarea unei livrari de bunuri sau a unei prestari de servicii, cu valoare mai mare decat plafonul prevazut la alin. (1).
(3) Prevederile alin. (2) nu se aplica in cazul livrarilor de bunuri si prestarilor de servicii care se efectueaza cu plata in rate, in conditiile in care intre persoanele prevazute la art. 1 alin. (1) si persoanele fizice sunt incheiate contracte de vanzare-cumparare cu plata in rate, conform legii.
(4) Operatiunile de incasari si plati efectuate intre persoanele prevazute la art. 1 alin. (1) si persoane fizice, reprezentand primiri ori restituiri de imprumuturi sau alte finantari, indiferent de natura si destinatia acestora, se efectueaza numai prin instrumente de plata fara numerar.
Art. 4 alin. (4): prevede ca Operatiunile de incasari si plati [ ] reprezentand primiri ori restituiri de imprumuturi sau alte finantari [ ] se efectueaza numai prin instrumente de plata fara numerar.
Deci, daca ar fi imprumut, cash-ul e interzis.
Art. 4 alin. (1) prevede ca platile/incasarile in numerar dintre entitatile de la art. 1 alin. (1) si persoane fizice sunt permise (in anumite situatii contravaloare livrari/prestari, dividende, cesiuni de creante sau alte drepturi), cu plafon de 10.000 lei/zi/persoana si fara fragmentare.
Rambursarea cheltuielilor facute de administrator nu este imprumut/finantare daca banii NU au intrat in patrimoniul firmei si NU exista un contract de imprumut; este decont de cheltuieli (adica un alt drept al persoanei fizice catre firma) pentru cheltuieli facute in numele si pe seama societatii. Ca atare, NU intra sub prevederile alin. (4); daca alegeti rambursarea in numerar, intra sub alin. (1) (plafon 10.000 lei/zi/persoana; fara fragmentare).
Practic, insa, cea mai curata solutie ramane plata prin banca, cand se va putea.
Raspuns oferit in luna octombrie 2025 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
NOU: instructiuni complete, pas cu pas, privind utilizarea SAGA
Facilitati oferite de „Operare SAGA. Exemple practice si recomandari”:
= > generare si transmitere e-Facturi;
= > import e-Facturi emise;
= > import e-Facturi primite;
= > monitorizarea transporturilor rutiere internationale de bunuri pe teritoriul national (e-Transport);
= > transferul de informatii catre autoritatile fiscale (Declaratia 406, Raportarea SAF-T).
Articole similare
Cum se inregistreaza in contabilitate factura achitata de administrator din fonduri propriiTotul despre diurna: Documente, monografie contabila si atentionarile specialistuluiBon fiscal sub 100 de euro: Iata conditia obligatorie pentru a putea deduce TVA!Bonuri fiscale fara CUI: se poate deduce TVA?Avansuri de trezorerie: documente justificative pentru avansuri spre decontare si functiunea contului 542Ultimele articole
Bon fiscal fara CUI: se poate deduce TVA?Ordin de deplasare: model, ce este si cand se intocmesteAchizitii pe firma in scop personal: care sunt consecintele fiscale?Chitanta. Ce este, care este rolul ei in contabilitate, model si spete utileMateriale consumabile achizitionate pe bon fiscal fara CUI: cheltuiala este deductibila la calculul impozitului pe profit?Articole similare
Cum se inregistreaza in contabilitate factura achitata de administrator din fonduri propriiCompensarea intre avansurile de trezorerie (CONTUL 542) si imprumuturile administratorului (contul 455): Ce conditii trebuie respectateAvansuri de trezorerie: documente justificative pentru avansuri spre decontare si functiunea contului 542Sold creditor aferent contului 542 si inchiderea exercitiului financiar. Cum procedam?Sfatul saptamanii cu Adrian Benta: Urmati procedura corecta de inchidere a conturilor de avansuri de trezorerieUltimele articole
Sfatul saptamanii: Atentie la inchiderea conturilor de avansuri de trezorerieRetragere dividende de la ATM. Ce inregistrari contabile se fac?Studiu de caz: Avansuri de trezorerie nejustificate si distribuire dividendeCe implicatii fiscale si inregistrari contabile exista la operatiunile cu cardul?Sume ridicate de administrator si evidentiate in contul 461. Cum tratam soldul contului?
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML