Expertii contabili sunt entitati raportoare, conform art. 5 alin. 1 lit. e) din Legea 129/2019. In pregatirea pentru controlul Oficiului National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor (ONPCSB), este important sa aveti un dosar bine structurat pentru fiecare client, care trebuie sa contina toate informatiile si documentele necesare conform legislatiei in vigoare, mai precis:
- Legea nr. 129/2019;
- Regulamentul nr. 2/2019 privind prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului
- Ordinul ONPCSB nr. 37/2021 privind aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative, pentru entitatile raportoare supravegheate si controlate de Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor
- Normele sectoriale privind aplicarea Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative, in domeniul serviciilor oferite de profesionistii contabili, membri ai Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, din 12.01.2023, aprobat(a) prin Hotarare 701/2023
Control ONPCSB la o societate de expertiza contabila: ce trebuie sa cuprinda dosarul clientului
Intrebare: "Suntem o societate de expertiza contabila si am fost anuntati ca vom avea control de la Oficiul de spalare al banilor. Va rog sa ne ajutati cu continutul dosarului pe care ar trebui sa-l pregatim. Intelegem din experienta altor colegi ca ar trebui sa avem un dosar pentru fiecare client privind ONSPB."
A. CONTINUTUL DOSARULUI CLIENTULUI PENTRU ONPCSB
1. Informatii de identificare a clientului:
- Pentru persoane fizice: copie dupa actul de identitate (carte de identitate, pasaport).
- Pentru persoane juridice: documente constitutive, certificat de inregistrare la Registrul Comertului, datele reprezentantului legal.
Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024
Manualul Contabilului Incepator - stick USB
Cheltuieli deductibile si nedeductibile
2. Informatii privind beneficiarul real:
-Identificarea si verificarea identitatii beneficiarului real.
-Documente justificative care sa ateste structura de proprietate si control a persoanei juridice (de exemplu, organigrame, declaratii pe proprie raspundere etc.).
3. Informatii despre scopul si natura relatiei de afaceri:
-Documente care sa arate motivul si natura relatiei de afaceri, inclusiv contracte, acorduri, corespondenta etc.
4. Monitorizarea tranzactiilor si actualizarea datelor:
-Evidenta tranzactiilor efectuate de client pe parcursul relatiei de afaceri.
-Documente justificative ale tranzactiilor (facturi, chitante, contracte etc.).
-Actualizari periodice ale datelor de identificare si ale informatiilor despre client.
5. Raportarea tranzactiilor suspecte si/sau a celor cu sume mari:
-Rapoarte de tranzactii suspecte transmise catre ONPCSB.
-Rapoarte de tranzactii in numerar ce depasesc echivalentul in lei a 10.000 euro.
Conform Art. 20 alin 1) 3) din Ordinul ONPCSB nr. 37/2021 privind aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor Legii nr. 129/2019,in calitate de entitate raportoare, societatea dumneavoastra are obligatia sa transmita Oficiului un raport privind tranzactiile cu sume in numerar, in lei sau in valuta, a caror limita minima reprezinta echivalentul in lei a 10.000 euro, in termen de 3 zile lucratoare de la momentul efectuarii tranzactiilor. In cazul in care entitatile reglementate efectueaza tranzactii cu sume in numerar a caror valoare este fragmentata in transe mai mici, conform prevederilor Legii, acestea transmit Oficiului un raport, cu respectarea conditiilor prevazute de art. 2 lit. w) din Lege, inclusiv a termenelor specificate in normele interne prevazute la art. 24 alin. (1) din Lege, in termen de 3 zile lucratoare de la efectuarea ultimei operatiuni prin care se atinge sau se depaseste limita minima de raportare.
Raportul privind operatiunile cu numerar se transmite indiferent de justificarile economice sau de documentele/evidentele in baza carora a fost realizata/inregistrata tranzactia.
6. Documente interne si proceduri:
-Politici si proceduri interne privind cunoasterea clientelei si gestionarea riscurilor de spalare a banilor si finantare a terorismului.
-Proceduri de verificare si monitorizare a tranzactiilor.
7. Documentatie de evaluare a riscurilor:
-Evaluari de risc detaliate pentru fiecare client, incluzand factori de risc referitori la client, tranzactii, produse si zone geografice.
8. Instruirea personalului:
-Dovezi ale instruirii personalului in domeniul prevenirii si combaterii spalarii banilor si finantarii terorismului (de exemplu, participarea la cursuri, seminarii, workshop-uri).
Potrivit art. 9 din Normele sectoriale CECCAR aprobate prin Hotararea 701/2023, aveti obligatia sa prezentati la control DODAVA comunicarii angajatilor, a politicilor, mecanismelor si procedurilor de prevenire si combatere a spalarii banilor si finantarii terorismului. Aveti obligatia de a a aplica proceduri de verificare privind insusirea politicilor, mecanismelor si procedurilor de prevenire si combatere a spalarii banilor si finantarii terorismului de catre angajati, periodic, cel putin anual.
Trebuie sa demonstrati ca ati asigurat atat instruirea corespunzatoare initiala, la angajare, cat si cea periodica, precum si testarea cunostintelor angajatilor cu privire la:
a) prevederile Legii nr. 129/2019 si ale reglementarilor subsecvente;
b) evaluarile de risc, normele interne, informari cu privire la instruirile si recomandarile realizate de ONPCSB si/sau CECCAR, precum si aspecte practice relevante ce au rezultat din activitatea proprie si, dupa caz, de la nivelul grupului, daca este cazul, inclusiv tipologii si studii de caz;
c) cerintele relevante privind protectia datelor cu caracter personal.
Programele de instruire si testare trebuie sa se asigure ca angajatii profesionistilor contabili:
a) cunosc obligatiile ce le revin in conformitate cu legile, regulamentele, politicile si procedurile privind prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului;
b) au cunostintele necesare pentru realizarea procesului de cunoastere a clientelei;
c) au cunostintele necesare pentru a analiza tranzactiile solicitate sau efectuate, in scopul identificarii riscurilor de spalare a banilor si finantare a terorismului;
d) pot detecta operatiunile care pot avea legatura cu prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului si cunosc cum sa procedeze in astfel de cazuri;
e) cunosc cerintele de raportare.
O alta dovada de prezentare, este testarea periodica, cel putin o data pe an, a cunostintele tuturor persoanelor cu roluri si responsabilitati in aplicarea masurilor de prevenire si combatere a spalarii banilor si finantarii terorismului.
Aceste documente se pastreaza 5 ani de la data intocmirii.
B. PROCEDURI INTERNE DE CONFORMITATE
1. Desemnarea unei persoane responsabile:
-Documentele care desemneaza o persoana responsabila pentru conformitatea cu Legea nr. 129/2019, inclusiv descrierea responsabilitatilor acesteia.
2. Politici si proceduri de control intern:
-Documentatia privind masurile de cunoastere a clientelei.
-Proceduri de raportare si pastrare a evidentelor.
-Proceduri de gestionare a riscurilor si de protectie a personalului.
3. Mecanisme de protejare a personalului:
-Proceduri de protectie a angajatilor impotriva amenintarilor si actiunilor ostile.
Potrivit art. 10 alin. 2 din Normele sectoriale CECCAR aprobate prin Hotararea 701/2023, trebuie sa aveti la dosar mecanismele interne de protectie:
a) proceduri specifice pentru primirea rapoartelor privind incalcarile de orice natura si luarea de masuri ulterioare;
b) protectia din punct de vedere juridic a angajatilor sau a persoanelor aflate intr-o relatie contractuala similara, care raporteaza incalcarile;
c) masuri care sa asigure protectia persoanelor fata de expunerea la amenintari, la represiuni sau la actiuni ostile, cum ar fi, dar nelimitat la, actiuni nefavorabile sau discriminatorii la locul de munca;
d) norme care sa asigure protectia datelor cu caracter personal ale persoanei care raporteaza incalcarea Legii 129/2019 precum si ale persoanei fizice suspectate ca este responsabila de incalcare;
e) acordarea dreptului persoanei cu responsabilitati in aplicarea Legii 129/2019 de a se adresa in nume propriu pentru a semnala autoritatilor statului incalcari de orice natura in cadrul entitatii raportoare, caz in care identitatea acestei persoane va fi protejata corespunzator.
Pregatirea acestui dosar cuprinzator va va ajuta sa demonstrati conformitatea cu Legea nr. 129/2019 si sa asigurati o evaluare pozitiva in cadrul controlului ONPCSB.
In calitate de experti contabili, trebuie sa aveti in vedere si Normele Sectoriale emise de CECCAR pentru a va asigura ca dosarul respecta toate prevederile legale.
Raspuns oferit in luna iulie 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
Foto: pexels.com
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
