Bilet la ordin: Cum se inregistreaza corect in contabilitate si consecintele omisiunilor

Reglementarile contabile conforme cu OMFP 1802/2014 prevad utilizarea conturilor 403 Efecte de platit si 413 Efecte de primit pentru reflectarea operatiunilor cu instrumente de plata tip cambie/bilet la ordin/cec.

Intrebare: "Va rog sa imi spuneti daca este obligatoriu de inregistrat in contabilitate biletele la ordin primite de la clienti precum si biletele la ordin emise de noi catre furnizori? Ce sanctiuni exista daca nu s-au inregistrat pana in prezent si doar s-au inregistrat incasarile/platile la data extrasului."

Atunci cand se emite sau se primeste un bilet la ordin, recunoasterea in contabilitate este obligatorie pentru a reflecta natura reala a tranzactiei: stingerea creantei/datoriei printr-un efect comercial, nu printr-o simpla plata in numerar sau prin banca.

Practic:

La emiterea unui BO catre furnizor:
401 = 403 (datoria catre furnizor se transfera in datorie prin efecte de platit).

La primirea unui BO de la client:
413 = 411 (creanta fata de client se transforma in efecte comerciale de primit).
Ulterior, la scadenta si incasare/plata, se inchid conturile 403/413 prin 512.

• Contabilitate: situatiile financiare pot fi considerate eronate, pentru ca nu reflecta fidel natura creantelor si datoriilor (principiul imaginii fidele). Creantele/datoriile au fost raportate ca simple solduri 411/401, desi in realitate erau incasate/platite prin instrumente comerciale.
   
• Risc la controale: organele fiscale sau auditorii pot considera ca nu ati respectat reglementarile contabile, ceea ce se poate califica drept contraventie conform art. 41 pct. 1 si 2 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 nerespectarea reglementarilor contabile privind intocmirea si utilizarea documentelor justificative si inregistrarea in contabilitate.

Art. 42. -

Contraventiile prevazute la art. 41 se sanctioneaza cu amenda dupa cum urmeaza:
a) cele prevazute la pct. 1, cu amenda de la 2.000 lei la 20.000 lei;
b) cele prevazute la pct. 2 lit. a), cu amenda de la 4.000 lei la 10.000 lei;

Art 41 prevede

Constituie contraventie urmatoarele fapte:

1. detinerea, cu orice titlu, de elemente de natura activelor si datoriilor, precum si efectuarea de operatiuni economico-financiare, fara sa fie inregistrate in contabilitate;
2. nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice, respectiv de institutiile cu atributii de reglementare in domeniul contabilitatii prevazute la art. 4 alin. (3), cu privire la:
a) aprobarea politicilor si procedurilor contabile prevazute de legislatie;

b) utilizarea si tinerea registrelor de contabilitate;
c) intocmirea si utilizarea documentelor justificative si contabile pentru toate operatiunile efectuate, inregistrarea in contabilitate a acestora in perioada la care se refera, pastrarea si arhivarea acestora, precum si reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse;
d) efectuarea inventarierii;
e) intocmirea, semnarea si depunerea in termenul legal la Agentia Nationala de Administrare Fiscala a situatiilor financiare anuale si, dupa caz, a situatiilor financiare anuale consolidate, a situatiilor financiare interimare, precum si a raportarilor contabile; 28/03/2021 -
e1) intocmirea si depunerea in termenul legal la Agentia Nationala de Administrare Fiscala a rapoartelor prevazute de art. 28 alin. (7) si art. 29 alin. (21); 28/03/2021. 05/12/2024
f) intocmirea, semnarea si depunerea la Ministerul Finantelor Publice si la unitatile teritoriale ale acestuia, precum si la institutiile publice ierarhic superioare a situatiilor financiare trimestriale si anuale ale institutiilor publice, potrivit legii;
g) depunerea declaratiei din care sa rezulte ca persoanele prevazute la art. 1 alin. (1) - (3) nu au desfasurat activitate, respectiv a instiintarii prevazute la art. 27 alin. (6) lit. b);

Citeste si: Biletul la ordin. Tot ce trebuie sa stii despre biletele la ordin, model, operatiuni si monografie