Decontare cheltuieli autoturism electric: Regimul de deductibilitate, documentele necesare si modalitatea de calcul

Justificarea utilizarii vehiculelor

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Justificarea utilizarii vehiculelor

Justificarea utilizarii vehiculelor, in sensul acordarii deductibilitatii integrale la calculul rezultatului fiscal, se efectueaza pe baza documentelor financiar-contabile si prin intocmirea foii de parcurs care trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii: categoria de vehicul utilizat, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

In cadrul cheltuielilor aferente vehiculelor rutiere motorizate supuse limitarii fiscale se cuprind cheltuielile direct atribuibile unui vehicul, cum sunt: impozitele locale, asigurarea obligatorie de raspundere civila auto, inspectiile tehnice periodice, rovinieta, chiriile, partea nedeductibila din taxa pe valoarea adaugata, dobanzile, comisioanele, diferentele de curs valutar inregistrate ca urmare a derularii altor contracte decat cele de leasing.

Potrivit prevederilor pct. 68 din normele metodologice date in aplicarea art. 298 al titlului VII "Taxa pe valoarea adaugata" din Codul fiscal, in cazul vehiculelor care sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice, in sensul art. 298 alin. (1) din Codul fiscal, taxa aferenta cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului si cheltuielilor legate de aceste vehicule este deductibila conform regulilor generale prevazute la art. 297 si la art. 299-301 din Codul fiscal, nefiind aplicabila limitarea la 50% a deducerii taxei.

Utilizarea in scopul activitatii economice a unui vehicul cuprinde, fara a se limita la acestea: deplasari in tara sau in strainatate la clienti/furnizori, pentru prospectarea pietei, deplasari la locatii unde se afla puncte de lucru, la banca, la vama, la oficiile postale, la autoritatile fiscale, utilizarea vehiculului de catre personalul de conducere in exercitarea atributiilor de serviciu, deplasari pentru interventie, service, reparatii, utilizarea vehiculelor de test-drive de catre dealerii auto.

In vederea exercitarii dreptului de deducere a taxei orice persoana impozabila trebuie sa detina documentele prevazute de lege pentru deducerea taxei si sa intocmeasca foaia de parcurs care trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii: categoria de vehicul utilizat, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

Asadar, TVA aferenta achizitiei, cheltuielile legate de aceste vehicule precum si TVA aferenta acestor cheltuieli sunt deductibile integral , daca autovehiculul este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice.Justificarea se realizeaza cu documentele prevazute de lege (factura, ordin de deplasare, decont de cheltuieli, etc) si foaia de parcurs.

Cheltuielile care intra sub incidenta acestor prevederi nu includ cheltuielile privind amortizarea.

Pentru cheltuielile cu amortizarea se aplica prevederile art. 28 alin. (14) din Codul fiscal, potrivit caruia , prin exceptie de la prevederile art. 7 pct. 44 si 45, pentru mijloacele de transport de persoane care au cel mult 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului, din categoria M1, astfel cum sunt definite in Reglementarile privind omologarea de tip si eliberarea cartii de identitate a vehiculelor rutiere, precum si omologarea de tip a produselor utilizate la acestea - RNTR 2, aprobate prin Ordinul ministrului lucrarilor publice, transporturilor si locuintei nr. 211/2003, cu modificarile si completarile ulterioare, cheltuielile cu amortizarea sunt deductibile, pentru fiecare, in limita a 1.500 lei/luna.

Tot ce trebuie sa stiti despre regimul fiscal-contabil al cheltuielilor cu autovehiculele! Scapati de riscul unor deduceri incorecte si de stresul sanctiunilor ANAF! Parcurgeti chiar acum lucrarea Autoturisme pe firma. Regimul fiscal-contabil! Contine informatii la zi, in conformitate cu legislatia din 2025!

1. Documentele justificative necesare

Pentru a putea inregistra cheltuielile aferente in contabilitatea societatii, trebuie intocmit un set de documente care sa sustina atat deplasarea efectuata, cat si costul real:

- Ordin de deplasare (delegatie) aprobat de conducere, in care se mentioneaza traseul, scopul si perioada deplasarii.

- Foaia de parcurs sau un document echivalent, unde se evidentiaza numarul de kilometri parcursi, punctele de plecare si sosire, precum si kilometrajul la plecare si la intoarcere, scopl

Documente privind alimentarea cu energie electrica bonuri/facturi de incarcare la statii publice sau, daca incarcarea se face la domiciliu ori la sediul firmei, o evidenta justificata a costului energiei consumate (de exemplu, factura de la furnizorul de energie electrica si calculul aferent consumului kWh pentru deplasarea respectiva).

2. Determinarea cheltuielilor de transport

In cazul autoturismelor pe combustibili clasici, decontarea se face de regula pe baza normei de consum si a pretului carburantului. La autovehiculele electrice nu exista inca o reglementare expresa in Codul fiscal privind norma de consum , insa practica acceptata este sa se faca un calcul similar, pornind de la consumul mediu al autovehiculului, exprimat in kWh/100 km, conform specificatiilor tehnice ale producatorului sau masuratorilor efective.

Astfel, valoarea cheltuielilor se poate determina prin formula:

numar kilometri parcursi x consum mediu kWh/100 km x pret mediu al energiei electrice (lei/kWh).

Daca incarcarea s-a efectuat la statii publice, se iau in considerare direct tarifele din bonurile sau facturile emise de operatorii acestor statii. In cazul in care incarcarea se face acasa sau la sediul firmei, se utilizeaza costul energiei conform facturii de la furnizorul de electricitate si un calcul proportional cu energia consumata pentru deplasarea respectiva.

Decontare cheltuieli

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Decontare cheltuieli

In cazul utilizarii unui autoturism electric pentru deplasari in interes de serviciu, decontarea cheltuielilor de catre angajator trebuie sa respecte reglementarile fiscale aplicabile, in functie de natura utilizarii autovehiculului si de documentele justificative furnizate de salariat.

1. Regimul de deductibilitate al cheltuielilor cu incarcarea vehiculelor electrice

Conform prevederilor art. 25 alin. (3) lit. l) din Codul fiscal, daca autoturismul nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice, cheltuielile aferente acestuia sunt deductibile in limita a 50%. Acest principiu se aplica si in cazul energiei electrice utilizate pentru incarcarea vehiculului, avand in vedere ca aceasta reprezinta un cost necesar functionarii autoturismului.

Daca autoturismul este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice (de exemplu, este afectat direct unei activitati generatoare de venituri integral, autoturismul este integral la dispozitia societatii), cheltuielile sunt integral deductibile, insa contribuabilul trebuie sa justifice aceasta utilizare prin documente specifice, cum ar fi foi de parcurs detaliate.

In ceea ce priveste TVA-ul aferent cheltuielilor cu energia electrica utilizata pentru incarcarea autoturismului, se aplica prevederile art. 298 alin. (1) din Codul fiscal, conform caruia deductibilitatea TVA-ului urmeaza aceleasi reguli ca si deductibilitatea cheltuielilor, respectiv deductibilitate de 50% daca autoturismul nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice si 100% daca este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice.

2. Documente justificative necesare pentru decontare

Pentru a putea deconta cheltuielile cu incarcarea autoturismului electric, salariatul trebuie sa furnizeze urmatoarele documente:

- Factura fiscala sau bonul fiscal emis de statia de incarcare sau de furnizorul de energie electrica;
- Dovada platii, in cazul achitarii prin card bancar, aplicatii mobile sau alte mijloace electronice;
- Foia de parcurs, care trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii:

• Data si locul deplasarii;
• Kilometrajul initial si final;
• Scopul deplasarii (ex: intalniri de afaceri, vizite la clienti, livrari etc.);
• Consumul de energie estimat si costul aferent.

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

In lipsa unui standard oficial privind consumul de energie al autoturismelor electrice in scopul decontarii, se poate aplica o metoda proportionala similara celei utilizate pentru vehiculele cu combustie interna:

• Se stabileste consumul mediu de energie (kWh/100 km) conform specificatiilor tehnice ale autovehiculului;
• Se aplica acelasi principiu de decontare utilizat pentru combustibili fosili, adica decontarea costului aferent unui consum de X kWh pentru fiecare 100 km parcursi in interes de serviciu;
• Costul final se determina pe baza pretului per kWh indicat pe documentele justificative.

4. Aspecte specifice privind deductibilitatea TVA si impozitarea avantajelor in natura

• TVA-ul aferent energiei electrice utilizate pentru incarcarea autoturismului este deductibil in aceleasi conditii ca si cheltuielile cu incarcarea (50% sau 100%);
• Daca angajatorul deconteaza integral cheltuiala cu energia electrica, inclusiv pentru utilizarea personala a autoturismului, diferenta aferenta consumului personal poate fi considerata avantaj in natura si impozitata conform regulilor aplicabile veniturilor din salarii.

Atentie la cheltuielile pe care le deduceti! Pot fi deduse doar acele cheltuieli direct atribuibile unui vechicul, precum: cheltuieli de reparatii, intretinere, cu lubrifiantii, cu piese de schimb, inclusiv cheltuielile cu combustibilul utilizat pentru functionarea vehiculului. Daca anumite cheltuieli nu sunt direct atribuibile unui anumit vechicul, deducerea lor e gresita. Detalii in lucrarea Autoturisme pe firma. Regim fiscal-contabil!

Concluzii

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Concluzii

• Societatea trebuie sa elaboreze o procedura interna pentru decontarea costurilor cu incarcarea autoturismelor electrice, stabilind clar modalitatea de justificare, documentele necesare si limitele decontabile;
   
• Daca autoturismul electric are un consum mediu de 18 kWh/100 km si pretul mediu al energiei este 1,5 lei/kWh, suma decontabila ar fi:

           18 kWh * 1,5 lei = 27 lei/100 km

• Societatea poate utiliza acest model pentru a determina valoarea maxima decontabila per 100 km, echivalenta cu cea aplicata pentru combustibil.
   

Informatii oferite in luna septembrie 2025 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.