Studiu de caz: Preluarea functiunii contabile a unei multinationale mijlocii

In cadrul Forumului National al Practicilor Mici si Mijlocii, Ivan Cristina Maria, Finance Director EGIS PHARMACEUTICALS PLC si Membru in Consiliul Superior al CECCAR, a prezentat urmatorul studiu de caz cu privire la furnizarea de servicii integrate:

Ce intelegem prin servicii integrate?

Integrarea serviciilor catre clienti este un proces complex. O companie de talie mijlocie are nevoi complexe: contabilitate, fiscalitate, audit, consultanta, control intern, lobby - pe langa institutiile statului.

Ce ar insemna preluarea functiunii contabile a unei multinationale de talie mijlocie? Cum ati analiza afacerea si cum v-ati organiza pentru un asemenea serviciu integrat?

Situatii financiare si note:

Vanzari 15 mil. EURO -facturi 1500 pe an
Numar de angajati 100 , numar de tranzactii 5000 pe luna
Stocuri 1,5 mil. EURO in medie-locatie la 500 km
Clienti - 9 mil. EURO restanti 1 mil. EURO
Riscuri - incapacitate de plata


Documentarea

a) Structura curenta a departamentului
b) Fisa postului fiecarui contabil
c) Numar de tranzactii lunar
d) Sisteme folosite
e) Raportari catre grup
f) Scadente
g) Proceduri financiar contabile

Structura curenta a departamentului - 4 contabili (1 la depozit, 3 in Bucuresti).

Sisteme folosite - decont electronic integrat cu sistemul contabil (SC), banca online intregrata cu SC, gestiune integrata cu SC, modul de salarizare separat integrat cu D112, sistem online de raportare a vanzarilor

Raportari catre grup- consolidare in Excel
Scadente - cele obisnuite fiscale. Inchiderea anului financiar al firmei mama 30 Septembrie.
Proceduri financiar contabile - control strans, inregistrare dupa verificare, etc.

Locul procesarii:
- se doreste sa se foloseasca softul instalat in locatiile clientului;
- putem accesa prin conexiune la distanta calculatoarele.

Pastram contabilii existenti - ii angajam pe firma noastra? Recomandarea este sa pastram contabilul sef.
Recrutam contabili? Trebuie pregatiti . Se vor negocia costurile de pregatire

Agrearea rezultatelor de livrat:

Balanta si reconciliere lunara de solduri
Fise de cont & Jurnale Casa, Banca, Registru Jurnal General
Raportare de grup
Raportare de taxe
Rapoarte de management - eficienta pe produs, consolidata
Analize de profitabilitate - ratii costuri /vanzari, lichiditate
Termene de raspuns la orice cerere a clientului - 2 zile
Asistenta in audit si control fiscal - 2 sesiuni audit extern cu inventare, 1 audit intern, 3 controale pe an + 1 control de fond/ tematic la 2 ani.

Vom fi nevoiti sa ne deplasam la depozit cel putin o data pe luna sau ca toate documentele vor calatori spre/dinspre firma de contabilitate deci vom avea un  cost asociat cit si riscul pierderii si eventuale dispute. Costul pe care Clientul il doreste pentru serviciu este generat de costul salarial al celor 4 contabili + o marja de cheltuieli operationale de   5-15%.

Concluzii: vor fi necesare noi proceduri orientate pe ceea ce intra in proces si pe rezultatele asteptate. De asemenea, fisa postului pentru echipa noua trebuie intocmita cu responsabilitati clare. Perioada anterioara preluarii trebuie sa permita lucru in sisteme a noii echipe si instruire.

Observatii: Oricata experienta avem este un proces greu de integrat. Mai usor era sa selectam o afacere de la inceputul acesteia. In criza de fata afacerile noi sunt rare. Insa, outsourcingul ca metoda de control a costului este practicata. Asadar, va fi un efort foarte mare integrarea unei asemenea functiuni intr-un buget de criza.