Ni s-a furat chitantierul. Ce inregistreri contabile facem?

Intrebare: Unui agent comercial i s-au furat documente (chitantier) si banii incasati. A declarat la politie acest aspect. Am putea face rost de copiile chitantelor din ziua respectiva de la clientii nostrii pentru a stinge creantele respective. Ulterior cum fac inregistrarile, pentru a-i scadea din casa? Trebuie sa declaram furat chitantierul respectiv undeva? Suma de bani lipsa este nedeductibila fiscal? Va rog sa ma ajutati cu inregistrarile contabile.
 
Raspuns: Dupa cum se cunoaste, societatea are obligatia ca in termen de 30 de zile de la constatarea unui furt de documente, sa reconstituie documentele sustrase, conform prevederii de la art. 26 din Legea 82/1991 privind contabilitatea.
 
Procedura efectiva de reconstituire este prevazuta de OMFP 3512/2008 privind documentele financiar contabile si presupune un dosar al documentelor reconstituite, ce are ca element principal copii certificate de catre clienti, conforme cu originalul.
 
In baza acestora, cum ati precizat si dvs, se efectueaza incasarea creantei de la clienti prin articolul contabil:
5311 “Casa in lei” = 4111 “Clienti”.
 
Scaderea din casierie a sumei furate astfel ca soldul scriptic de la casa sa corespunda cu soldul real, se inregistreaza in baza procesului verbal emis de organele de politi, prin articolul contabil:
658 “Alte cheltuieli de exploatare” = 5311 “Casa in lei”.
Aceasta cheltuiala este nedeductibila fiscal la determinarea impozitului pe profit, conform art. 21 alin. (4) lit. c) din Codul fiscal.
 
Din punct de vedere al declararii chitantierului furat, legea nu prevede o procedura speciala de publicare sau anuntare a vreunei institutii. Totusi, o astfel de pierdere de documente conduce la suspiciuni si interpretari in defavoarea societatii, astfel ca operatorii economici iau masuri necesare si uneori exhaustive cum ar fi notificarea autoritatilor fiscale, publicarea pierderii documentelor in ziare de circulatie sau anunturi in Monitorul Oficial, sectiunea dedicata societatilor comerciale.