Arhivare documente justificative: 5 conditii care trebuie respectate

In lumea moderna, in care tehnologia a devenit o parte esentiala a vietii noastre personale si profesionale, pastrarea documentelor justificative in format electronic a devenit o practica tot mai raspandita si importanta. Aceasta transformare in modul in care gestionam si pastram documentele are un impact semnificativ asupra eficientei, accesibilitatii si sigurantei informatiilor financiare. 

Vom afla in cele ce urmeaza daca documentele justificative (registrul jurnal, inventar, cartea mare, balanta, registrul imobilizarilor etc.) pot fi pastrate doar pe suport electronic, fara a fi semnate (olograf sau prin semnatura electronica cu certificat digital) de catre persoana responsabila. De asemenea, in cazul unui control pot fi printate si prezentate fara semnatura, cu mentiunea ca responsabilitatea intocmirii acestora este prevazuta in fisa postului a persoanei responsabile sau in contractul de prestari servicii incheiat cu firma de contabilitate?

Arhivare documente justificative: 5 conditii care trebuie respectate

In ceea ce priveste pastrarea documentelor justificative si a documentelor financiar-contabile in format electronic, acest lucru este posibil in conformitate cu reglementarile fiscale si contabile din Romania. Cu toate acestea, este important sa se respecte anumite conditii:

1. Documentele electronice trebuie sa fie pastrate intr-o forma care sa asigure integritatea si autenticitatea lor. Acest lucru poate implica utilizarea semnaturilor electronice cu certificat digital pentru a confirma autenticitatea si semnarea documentelor.

2. Documentele electronice trebuie sa fie disponibile pentru inspectii si controale in orice moment. Acest lucru poate necesita posibilitatea de a le tipari si prezenta in format fizic la cererea organelor de control.
Detalii aici despre problemele identificate de ANAF la controalele fiscale >>

3. Documentele trebuie pastrate pe durata termenelor prevazute de legislatia fiscala si contabila in vigoare. Daca documentele sunt pastrate in format electronic, acest lucru trebuie sa fie posibil pe intreaga perioada de pastrare.

4. Este important ca persoana responsabila cu contabilitatea sa asigure ca documentele electronice sunt pastrate in mod corespunzator si ca sunt accesibile la cerere. Acest lucru poate fi stipulat in fisa postului sau in contractul de prestari servicii cu firma de contabilitate, dar este important sa fie respectate reglementarile legale.

Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR 2024

Vezi AICI detalii

5. Organizatia ar trebui sa aiba o politica de arhivare bine definita care sa specifice modul in care documentele electronice sunt pastrate, protejate si accesibile.

Documentele justificative pot fi pastrate pe suport electronic

In concluzie, documentele justificative pot fi pastrate pe suport electronic, dar trebuie sa fie gestionate in conformitate cu cerintele legislative si sa respecte principiile de integritate si autenticitate. La cererea organelor de control, acestea pot fi tiparite si prezentate, dar este important sa se demonstreze ca documentele electronice sunt pastrate corect si ca sunt accesibile in orice moment.
 

Raspuns oferit in luna septembrie 2023 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti. 

Foto: pexels.com