Plati nejustificate cu cardul firmei: cum inregistram in contabilitate?

Asa cum stiti deja, potrivit reglementarilor contabile aprobate prin OMFP 1802/2014, evenimentele si operatiunile economico-financiare trebuie evidentiate in contabilitate asa cum acestea se produc, in baza documentelor justificative. Documentele justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate a operatiunilor economico-financiare trebuie sa reflecte intocmai modul cum acestea se produc, respectiv sa fie in concordanta cu realitatea. In scenariul in care contabilul unei microintreprinderi are plati cu cardul firmei, dar nu dispune de documente justificative, apar intrebari legate de modalitatea corecta de inregistrare a acestor tranzactii in contabilitate. De exemplu, cum trebuie inregistrata o plata la un magazin cu cardul firmei fara a avea un document justificativ?

Plati efectuate cu cardul firmei fara documente justificative: studiu de caz

Una dintre provocarile cu care se confrunta contabilii este inregistrarea corecta a tranzactiilor care implica plati efectuate cu cardul firmei, dar pentru care lipsesc documentele justificative. Aceasta situatie este destul de intalnita in activitatea de zi cu zi si poate genera confuzii. Prin studiul de caz de mai jos, ne propunem sa oferim contabililor informatiile necesare pentru a gestiona eficient si corect aceasta problema.

Intrebare: "Pentru o microintreprindere am plati cu cardul firmei, dar fara documente justificative. De exemplu: plata Lidl 20 lei.

Pot sa fac inregistrarea 4551 = 5121 20 lei (am in contul 4551 sold) sau este obligatoriu 6588.01 = 5121 20 lei?"

Raspuns: Din punct de vedere contabil, potrivit pct. 57 alin. 1-2 din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 1802/2014 contabilizarea operatiunilor se face tinand seama de fondul economic al tranzactiei sau al angajamentului in cauza, in conformitate cu realitatea economica, punand in evidenta drepturile si obligatiile, precum si riscurile asociate acestor operatiuni.

La pct. 53 din Reglementarile contabile, se arata ca, efectele tranzactiilor si ale altor evenimente sunt recunoscute atunci cand tranzactiile si evenimentele se produc (si nu pe masura ce numerarul sau echivalentul sau este incasat sau platit) si sunt inregistrate in contabilitate si raportate in situatiile financiare ale perioadelor aferente.

Evenimentele si operatiunile economico-financiare trebuie evidentiate in contabilitate asa cum acestea se produc, in baza documentelor justificative, iar acestea trebuie sa reflecte intocmai modul cum operatiunile se produc, respectiv sa fie in concordanta cu realitatea.

Presupunand ca administratorul/asociatul este cel care a ridicat sumele respective si acesta nu va fi de acord cu justificarea/returnarea sumelor va propun inregistrarea sumelor nejustificate prin formula contabila 461 = 5121.

Din punct de vedere fiscal, parerea mea este ca sumele in cauza, nejustificate, sunt sume insusite in folosul personal de catre administratorul/asociatul societatii si trebuie sa fie impozitate ca venituri asimilate salariilor in temeiul art. 76 alin. 2 lit. s din Codul fiscal (daca acesta este salariat) sau ca venituri din alte surse in temeiul art. 114 alin. 2 lit. h din Codul fiscal (daca nu este salariat).

Raspuns oferit in luna aprilie 2024 de catre specialistii site-ului Portalcontabilitate. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Totul despre documentele de contabilitate primara Solutii de organizare a gestiunilor

Vezi AICI detalii

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii