Plata decont: monografie privind depasirea sumei aprobate pentru decontarea combustibilului

Cu privire la decontarea cheltuielilor de transport pentru salariati, intalnim adesea situatii in care suma cheltuita depaseste limita alocata. In urmatorul studiu de caz, vom analiza modul in care aceasta situatie este inregistrata in contabilitatea unei companii. Ne vom concentra asupra cazului in care un salariat, delegat la un alt punct de lucru, depaseste suma maxima alocata pentru decontarea combustibilului.

Monografie plata decont: studiu de caz

Intrebare: "Avem situatia in care un salariat este delegat la un alt punct de lucru. Prin decizie de decontare transport, i se aproba suma maxima de 200 lei pentru decontarea combustibilului. Deplasarea se face cu masina personala, pentru care exista contract de comodat incheiat cu societatea si nu se intocmeste foaie de parcurs. La predarea decontului, salariatul ataseaza un bon fiscal (avand si CUI societate mentionat pe bon) de combustibil in valoare de 250 lei achitat numerar, caz in care depaseste suma aprobata cu 50 lei. Salariatului i se vireaza pentru decontul primit doar 200 lei, suma aprobata prin decizie.

Ce monografie contabila ne recomandati in acest caz?"

Raspuns: Pentru exercitarea dreptului de deducere a sumei TVA deductibile inscrise in bonul fiscal, fie integral, fie limitat 50%, bonul fiscal trebuie sa cuprinda codul de TVA al persoanei impozabile.

Conditia referitoare la inscrierea codului de TVA in bonul fiscal este reglementata prin normele de aplicare ale art. 299 din Codul fiscal, la pct. 69 alin. (6)

"(6) Pentru achizitiile de bunuri si servicii pe baza de bonuri fiscale emise in conformitate cu prevederile Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, deducerea taxei poate fi justificata cu bonurile fiscale care indeplinesc conditiile unei facturi simplificate, in conformitate cu prevederile art. 319 alin. (12), (13) si (21) din Codul fiscal, daca furnizorul/prestatorul a mentionat pe bonul fiscal cu ajutorul aparatului de marcat electronic fiscal codul de inregistrare in scopuri de TVA al beneficiarului. Prevederile acestui alineat se completeaza cu cele ale pct. 67."

Exercitarea dreptului de deducere nu poate fi efectuata daca nu este indeplinita cerinta de la art. 319 "Facturarea" alin. (20) lit. f) prin care se reglementeaza ca

"Factura cuprinde in mod obligatoriu urmatoarele informatii:
........................
d) denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, conform art. 316, ale reprezentantului fiscal;
f) denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;"

De asemenea, daca bonul fiscal nu indeplineste aceasta conditie, valoarea acestuia nu trebuie evidentiata in jurnalul pentru cumparari, dar nici raportata prin decontul de TVA cod 300 si declaratia informativa cod 394. Avand in vedere ca nu poate fi dedusa, suma TVA inscrisa in bonul fiscal reintregeste costul de achizitie al combustibilului alimentat de catre salariat.

In al doilea rand, de retinut este faptul ca valoarea bonului fiscal trebuie inregistrata contabil la data decontarii de catre salariat a sumei de 250 lei, conform inregistrarilor efectuate in registrul de casa, chiar daca suma aprobata a fost de 200 lei.

Recomand urmatoarele inregistrari contabile pentru combustibili cu deductibilitate 50%:

% = 401 250 lei (bonul a fost emis pe CUI societate)
4426 analitic deductibil 19,96
4426 analitic nedeductibil 19,96
6022 analitic deductibil 105,04
6022 analitic nedeductibil 105,04

Inregistrare TVA nedeductibila:
% = 4426 19,96
6022 analitic deductibil 9,98
6022 analitic nedeductibil 9,98

Astfel:
Total cheltuieli deductibile 115,02 lei
Total cheltuieli nedeductibile 115,02 lei
TVA dedusa 19,96 lei
Total bon fiscal combustibili 250 lei

401 = 542 250 lei decont bon fiscal
542 = 5121 200 lei plata decont
542 = 7588 50 lei trecere la venit diferenta

Asadar, cheltuiala cu combustibilul va fi mai mare dar se va compensa cu venitul inregistrat.
 

Raspuns oferit in luna aprilie 2024 de catre specialistii site-ului Portalcontabilitate. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Foto: pixabay.com