Un proiect editorial marca Rentrop&Straton -
Liderul informatiilor specializate din Romania
Liderul informatiilor specializate din Romania
Raport GRATUIT pentru contabili
ChatGPT pentru Contabili TOP prompturi utile explicat clar
Solutia simpla pentru a profita de tehnologia AI!
| Taxe si impozite |
Studii de caz
Atunci cand o factura emisa pe numele unei societati este achitata de asociatul unic din fonduri personale, apare necesitatea de a stabili modul corect de evidentiere contabila si de recuperare a sumei. Astfel de situatii pot aparea in cazul in care asociatul se implica direct in efectuarea platilor curente si suporta temporar obligatii ale firmei.
Pentru o evidenta corecta, este important sa fie urmarit intregul flux al sumei, incepand cu achitarea facturii de catre asociat si continuand cu modalitatea de decontare si documentele justificative aferente fiecarei etape.
In cazul analizat, o societate SRL, platitoare de impozit pe profit si TVA lunar, primeste o factura de servicii turistice in valoare de 1.800 euro. Plata este efectuata din fondurile personale ale asociatului unic, iar ulterior acesta solicita recuperarea sumei in numerar din casieria societatii, in conditiile in care exista disponibil de aproximativ 25.000 lei.
In continuare vor fi analizate modul de documentare al operatiunii, monografia contabila corespunzatoare, precum si implicatiile fiscale pentru societate si asociat.
Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Care este cadrul juridic aplicabil platii efectuate de un administrator/asociat?
In ceea ce priveste plata efectuata de un administrator/asociat, conform Codului civil:
Art. 1.474 alin. (3) facuta de un tert stinge obligatia daca este facuta pe seama debitorului.
Art. 1.593 1.595: Subrogarea nu opereaza automat, ci doar daca:
In lipsa acestor conditii, administratorul/asociatul nu devine automat creditorul societatii.
Firma poate recunoaste datoria fata de administrator/asocit numai printr-un acord expres intre parti.
Astfel, firma poate recunoaste datoria fata de administrator/asociat doar daca isi exprima vointa in mod explicit.
Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: In ce situatie administratorul/asociatul nu este considerat tert si cum este calificata plata?
Pe de alta parte, daca administratorul/asociatul a platit din fonduri proprii o cheltuiala clar in interes de serviciu, atunci nu mai actioneaza ca tert in sens juridic, ci ca reprezentant al firmei, iar firma isi poate asuma direct acea plata si cheltuiala, fara sa vorbim despre subrogare in drepturile creditorului.
Ghidul practic al contabilitatii in 2026 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete varianta online
Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2026 stick USB
Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2026
Codul civil spune ca Plata facuta de un tert stinge obligatia daca este facuta pe seama debitorului, dar Tert este o persoana straina fata de raportul juridic dintre societate si furnizor. Insa, daca administratorul actioneaza in interesul si pentru firma pe care o conduce, el nu este un tert, ci reprezentantul legal al debitorului.
Astfel:
Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Ce reguli interne trebuie stabilite daca astfel de plati sunt permise?
Daca firma doreste sa permita ocazional ca administratorul/asociatul sau salariatii sa efectueze cheltuieli in interesul societatii din fonduri proprii, atunci este necesara adoptarea unei politici contabile si proceduri interne clare in care sa se stabileasca:
Ce faceti cand administratorul, asociatii sau chiar unii salariati va pun in brate o factura pe firma, dar cu o cheltuiala facuta in interes personal? Aflati cum trebuie sa procedeze contabilul cu cheltuielile pe firma facute in interesul salariatilor, administratorului, asociatilor!
Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Cum se realizeaza decontarea si ce documente se utilizeaza?
In ceea ce priveste decontarea si ulterior restituirea, conform OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, se poate utiliza formularul Decont de cheltuieli. In acest caz, se considera echivalentul unui avans de trezorerie decontat ulterior.
In opinia mea, este suficient ca:
Dar, asa cum am mentionat, ar trebui sa aveti definita aceasta politica si procedura.
Contul 542 Avansuri de trezorerie
Se foloseste doar cand entitatea a acordat anterior un avans spre decontare. Descrierea contului 542 din OMFP 1802 arata explicit ca in debit intra avansurile acordate (de regula din casierie), iar creditul reflecta justificarea acelor avansuri. Daca nu ati acordat avans, nu folositi 542.
Datoriile fata de asociat/administrator se pot inregistra in 455 Sume datorate actionarilor/asociatilor: sume lasate temporar la dispozitia entitatii de catre actionari/asociati ; soldul reprezinta datoriile catre asociati. Se foloseste cand platitorul este asociat.
462 Creditori diversi: sume datorate tertilor provenind din alte operatiuni. Se foloseste cand platitorul nu este asociat (de ex. administrator/angajat)
Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Care este monografia contabila si ce prevede legislatia privind numerarul?
Monografie contabila propusa:
Receptia facturii
% = 401
6xx (baza)
4426 (TVA deductibila, daca e cazul)
Stingerea 401 prin plata administratorului/asociatului
Daca administratorul este asociat: 401 = 4551 (datorie fata de asociat sume lasate temporar la dispozitia entitatii)
Daca administratorul nu este asociat (doar administrator/angajat): 401 = 462 (datorie fata de terti)
Decontarea catre administrator/asociat, ulterior
Prin banca (recomandat): 4551/462 = 5121
Prin casierie: 4551/462 = 5311, dar respectati plafonul si interdictia fragmentarii
Legea 70/2015 prevede ca
ART. 4
(1) Operatiunile de incasari si plati in numerar efectuate intre persoanele prevazute la art. 1 alin. (1) si persoane fizice, reprezentand contravaloarea unor livrari ori achizitii de bunuri sau a unor prestari de servicii, dividende, cesiuni de creante sau alte drepturi, se efectueaza cu incadrarea in plafonul zilnic de 10.000 lei catre/de la o persoana.
(2) Sunt interzise incasarile si platile fragmentate de la/catre o persoana, pentru operatiunile de incasari/plati in numerar prevazute la alin. (1), cu o valoare mai mare decat plafonul prevazut la alin. (1), precum si fragmentarea tranzactiilor reprezentand cesiuni de creante sau alte drepturi, primiri ori restituiri de imprumuturi sau alte finantari, dividende, respectiv fragmentarea unei livrari de bunuri sau a unei prestari de servicii, cu valoare mai mare decat plafonul prevazut la alin. (1).
(3) Prevederile alin. (2) nu se aplica in cazul livrarilor de bunuri si prestarilor de servicii care se efectueaza cu plata in rate, in conditiile in care intre persoanele prevazute la art. 1 alin. (1) si persoanele fizice sunt incheiate contracte de vanzare-cumparare cu plata in rate, conform legii.
(4) Operatiunile de incasari si plati efectuate intre persoanele prevazute la art. 1 alin. (1) si persoane fizice, reprezentand primiri ori restituiri de imprumuturi sau alte finantari, indiferent de natura si destinatia acestora, se efectueaza numai prin instrumente de plata fara numerar.
Art. 4 alin. (4): prevede ca Operatiunile de incasari si plati reprezentand primiri ori restituiri de imprumuturi sau alte finantari se efectueaza numai prin instrumente de plata fara numerar.
Asadar, daca ar fi imprumut, cash-ul e interzis.
Art. 4 alin. (1) prevede ca platile/incasarile in numerar dintre entitatile de la art. 1 alin. (1) si persoane fizice sunt permise (in anumite situatii contravaloare livrari/prestari, dividende, cesiuni de creante sau alte drepturi), cu plafon de 10.000 lei/zi/persoana si fara fragmentare.
Rambursarea cheltuielilor facute de administrator/asociat nu este imprumut/finantare daca banii nu au intrat in patrimoniul firmei si nu exista un contract de imprumut; este decont de cheltuieli (adica un alt drept al persoanei fizice catre firma) pentru cheltuieli facute in numele si pe seama societatii. Ca atare, nu intra sub prevederile alin. (4); daca alegeti rambursarea in numerar, intra sub alin. (1) (plafon 10.000 lei/zi/persoana; fara fragmentare).
Contabilul este pus de multe ori in situatia in care administratorul/asociatul a efectuat achizitii din societate in scop personal si trebuie sa aplice tratamentul fiscal corect. Aflati totul despre cheltuielile personale pe firma: intre necesitate, tentatie si risc fiscal >>
Ghid complet pentru contabilitatea operatiunilor de transport si logistica
DESCARCATI GRATUIT
Raportul Special
"ChatGPT pentru Contabili TOP prompturi utile"
Solutia simpla pentru a profita de tehnologia AI!
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML