Cum se aloca numerele pentru facturi?

1. Modalitatea de alocare a nume relor pentru facturile emise
 
Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii au obligatia sa desemneze, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate.
Factura va avea un numar de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, numar ce trebuie sa fie secvential, stabilit de societate, astfel incat sa se asigure necesarul in functie de numarul de facturi emise.
 
Atentie: Anual, se stabileste numarul de la care se va emite prima factura.
 
In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.
 
Important: Persoanele care organizeaza si conduc contabilitatea financiara vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, numarul de la care se emite prima factura.
 
2. Exemplu
Decizia nr. 1/01.01.2012
 
Avand in vedere prevederile Ordinului Ministerului Finantelor Publice nr. 2.226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, se numeste Dl/Dna ................, posesor al CI seria ....................... nr. ....................., CNP .................................., in calitatea de responsabil privind alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor emise de catre societatea S.C. ................ S.R.L. incepand cu data de 01.01.2012
 
S.C. ................................. S.R.L.
Administrator ....... .
 

Procedura privind utilizarea documentelor cu regim intern
 
Avand in vedere Decizia nr. 1/01.01.2012 a administratorului S.C. ..................... S.R.L. si prevederile Ordinului ministrului finantelor publice nr.
 
2.226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, am stabilit urmatoarea procedura:
 
FACTURA:

I. La ce serveste, in cate exemplare se intocmeste, unde circula si cum se arhiveaza

1. Serveste:
- ca document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a bunurilor livrate si a serviciilor prestate;
- ca document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;
- ca document de incarcare in gestiunea cumparatorului;
- ca document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului;
- in alte scopuri prevazute expres de lege.

2. Se intocmeste in trei exemplare pentru livrari de bunuri si prestari de servicii.
Daca factura nu se intocmeste in momentul livrarii, bunurile livrate sunt insotite pe timpul transportului de avizul de insotire a marfii. In vederea corelarii documentelor de livrare, numarul si data avizului de insotire a marfii se inscriu in formularul de factura.
 
3. Circula:
a) la furnizor:
- la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor (1 exemplar);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (1 exemplar);
b) la cumparator:
- la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea in contabilitate (1 exemplar).

4. Se arhiveaza:
a) la furnizor:
la compartimentul desfacere (1 exemplar);
la compartimentul financiar-contabil (1 exemplar);
b) la cumparator:
la compartimentul financiar-contabil (1 exemplar).

II. Gestionarea facturilor
Seria si numerele interne de facturi alocate pentru anul 2012 sunt:
a) pentru punctul de lucru: ........... numarul de la care se emite prima factura este …. ;
b) pentru punctul de lucru: ........... numarul de la care se emite prima factura este ….
Un exemplar din facturile emise se va preda la departamentul financiarcontabil.
S.C. .................................. S.R.L.
Administrator ..... .
 
Concluzie: Deosebit de importanta este emiterea unei decizii si a unei proceduri proprii prin care sa se prevada modalitatea de alocare a seriilor si numerelor pentru fiecare gestiune, departament, punct de lucru si pentru fiecare exercitiu financiar.
 
Acte normative aplicabile:
Anexa nr. 4 la Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar- contabile de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata