In analiza de mai jos, prezentam cazul unei societatii care intentioneaza sa acorde salariatiilor o suma fixa de 70 lei pentru angajatii care se depleaseaza cu resurse proprii reprezentand decontare transport. Aceasta suma este mai mica decat orice abonament sau consum de combustibil cu autoturism personal pe care salariatul l-ar plati pentru aceste modalitati de transport. O mare parte dintre salariati se deplaseaza cu resurse proprii, iar o mica parte, cu un transport asigurat de o firma externa, cost suportat de firma, deoarece societatea nu are niciun salariat din localitatea unde isi desfasoara activitatea. S-a luat aceasta hotarare deoarece societatea nu isi permite costurile de decontare integrala a abonamentelor, a bonurilor fiscale de combustibil etc si nici nu intentioneza sa existe discrepante intre salariati cu privire la suma decontata in functie de distanta parcursa de fiecare.

Intrebarea este daca aceasta suma poate fi acordata fara documente justificative si, daca da, in ce conditii. De asemenea, este important de aflat daca suma poate fi suportata din fondul de protectie sociala. In ce alte conditii poate fi deductibila fiscal?
 

Iata raspunsul specialistului!

Conform art. 76 alin. (4) lit. g) din Codul fiscal nu constituie venit impozabil, in sensul impozitului pe venit, contravaloarea cheltuielilor de deplasare pentru transportul intre localitatea in care angajatii isi au resedinta si localitatea unde se afla locul de munca al acestora, pentru situatiile in care nu se asigura locuinta sau nu se suporta contravaloarea chiriei, conform legii. Aceste cheltuieli nu sunt incluse in baza de calcul a contributiilor sociale conform art. 142 lit. f) din Codul fiscal.
 
Pentru a se incadra in aceasta prevedere, respectiv pentru ca sumele acordate salariatilor sa nu intre in baza de calcul a impozitului pe veniturile din salarii si a contributiilor obligatorii, salariatii trebuie sa justifice cheltuielile de transport fie cu abonamentele pe mijloacele de transport fie prin intocmirea foilor de parcurs sau unui decont lunar al salariatului din care sa rezulte numarul de km parcursi de acasa la locul de munca precum si numarul de zile in care s-a deplasat la locul de munca.Aceasta justificare este necesara chiar daca sumele pentru transport nu sunt decontate in totalitate ci in limita de 70 lei/persoana.
 
Sumele acordate sunt deductibile in limita de  5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului conform art. 25 alin. (3) lit. b) pct. 4 din Codul fiscal („ 4. alte cheltuieli cu caracter social efectuate in baza contractului colectiv de munca sau a unui regulament intern”).
In  lipsa acestor justiifcari consider ca organele fiscale pot reincadra suma acordata drept avantaj de natura salariala si inclusa in baza de calcul a impozitului pe venit si contributiilor sociale.

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Declaratia Unica 2024 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Irina Dumitrescu - Economist.