Conform reglementarilor fiscale din Romania, atunci cand vine vorba despre deducerea cheltuielilor legate de autoturisme utilizate de persoanele cu functii de conducere, este esential sa se demonstreze ca utilizarea autoturismului serveste intereselor afacerii, nu intereselor personale ale utilizatorului. Acest principiu se aplica chiar si atunci cand deducerea este limitata la 50%, pentru autoturismele folosite atat in scopuri de afaceri, cat si personale.
In legislatia fiscala din Romania, tratamentul cheltuielilor de functionare, intretinere si reparatii pentru autoturismele folosite de persoanele cu functii de conducere si de administrare este specificat clar, inclusiv deducerea limitata a acestor cheltuieli. Aceasta reglementare se refera la limitarea deducerii cheltuielilor pentru un singur autoturism utilizat de persoanele cu astfel de atributii in cadrul unei entitati juridice (art. 25, alin. 3 lit. m din Codul fiscal).
Deductibilitate cheltuieli auto - studiu de caz
De exemplu, o persoana fizica, actionar intr-un SRL platitor de impozit pe profit, poate sa utilizeze un autoturism al fimei, cu utilizare mixta (deductibilitate 50%)? Mentionam ca aceasta persoana fizica este doar actionar, nu este nici administrator si nici angajat al firmei.
Raspunsul la aceasta speta il veti afla, mai jos, de la specialistul nostru.
In primul rand:
In ceea ce priveste calificarea unui actionar ca persoana cu functie de conducere sau de administrare, acest lucru depinde de rolul efectiv pe care actionarul il are in cadrul companiei. Nu toti actionarii au automat functii de conducere sau administrare. Pentru a fi considerat in aceasta categorie, actionarul trebuie sa detina si sa exercite functii executive sau de supraveghere, cum ar fi cele de director, membru al consiliului de administratie sau orice alt rol care implica responsabilitati de conducere in gestionarea afacerilor societatii.
Prin urmare, daca un actionar are atributii active de conducere sau administrare in cadrul companiei, cum ar fi luarea deciziilor executive sau supravegherea operativa a afacerii, acesta poate fi considerat o persoana cu functie de conducere sau administrare in sensul legislatiei fiscale. In acest caz, cheltuielile de functionare, intretinere si reparatii pentru un autoturism folosit de acesta, pot fi deductibile limitat (50%) conform prevederilor legale, redate mai jos.
Drepturile si obligatiile actionarilor rezulta in principal din Legea societatilor comerciale nr. 31/1990, precum si din statutul societatii respective. Aceste documente stabilesc cadrul general in care actionarii isi exercita drepturile si isi indeplinesc obligatiile fata de societate. Legea 31/1990 ofera fundamentul legal pentru structura si functionarea societatilor comerciale in Romania, inclusiv definirea rolului si responsabilitatilor actionarilor, directorilor si altor conducatori ai companiei.
Cu toate acestea, in contextul deducibilitatii limitate a cheltuielilor de functionare, intretinere si reparatii ale autoturismelor utilizate de persoanele cu functii de conducere, distinctia intre un actionar care pur si simplu detine actiuni si un actionar care exercita functii executive sau de supraveghere in cadrul companiei este relevanta. Un actionar care nu detine nicio functie executiva sau de administrare in cadrul companiei, nu este considerat automat ca avand "functii de conducere" in sensul aplicarii limitelor de deducibilitate a cheltuielilor auto.
Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic
PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii
Cheltuieli deductibile si nedeductibile
De retinut! Prin urmare, in timp ce drepturile si obligatiile de baza ale actionarilor sunt definite de Legea 31/1990 si de statutul societatii, identificarea actionarilor ca persoane cu functii de conducere pentru scopurile deducerii limitate a cheltuielilor auto se bazeaza pe rolurile si responsabilitatile efective pe care le exercita in cadrul companiei, nu neaparat pe statutul de actionar in sine.
In al doilea rand:
Conform reglementarilor fiscale din Romania, atunci cand vine vorba despre deducerea cheltuielilor legate de autoturisme utilizate de persoanele cu functii de conducere, este esential sa se demonstreze ca utilizarea autoturismului serveste intereselor afacerii, nu intereselor personale ale utilizatorului. Acest principiu se aplica chiar si atunci cand deducerea este limitata la 50%, pentru autoturismele folosite atat in scopuri de afaceri, cat si personale.
Pentru a justifica procentul de utilizare in interesul afacerii, compania trebuie sa dispuna de documente care sa ateste acest fapt. Chiar daca legile fiscale nu specifica neaparat utilizarea foilor de parcurs ca metoda de proba pentru limitarea de 50%, este important ca societatea sa mentina o evidenta clara si detaliata care sa poata sustine deducerea de 50%. Aceasta evidenta poate include:
1. Rapoarte de deplasare care pot include detalii despre intalnirile de afaceri, vizitele la clienti sau furnizori etc.
2. Documente contabile care evidentiaza cheltuielile legate de autoturism in contextul activitatilor de afaceri.
3. Orice alte documente relevante care pot justifica utilizarea autoturismului in interesul afacerii (50%).
Aceste documente trebuie sa fie suficient de detaliate pentru a permite distinctia clara intre utilizarea pentru afaceri si cea personala, oferind astfel baza pentru calcularea corecta a procentului de deducibilitate a cheltuielilor.
Este de asemenea important ca politicile interne ale companiei sa defineasca clar procedurile de utilizare a autoturismelor de serviciu, inclusiv modul de documentare a utilizarii acestora, pentru a asigura conformitatea cu legislatia fiscala si pentru a facilita deducerea corespunzatoare a cheltuielilor.
Deducerea cheltuielilor cu masina firmei - concluzii
Un actionar care primeste la dispozitie un autoturism de la societate, dar care participa doar la adunarea generala anuala si foloseste vehiculul in principal pentru scopuri personale, nu este considerat in mod normal o persoana cu functii de conducere si de administrare ale persoanei juridice in sensul strict al termenului, cel putin in ceea ce priveste justificarea deducerilor fiscale pentru cheltuielile vehiculului (50%).
Atentie! Pentru ca aceste cheltuieli legate de un autoturism sa fie considerate deductibile (50%) in contextul utilizarii acestuia de catre persoane cu functii de conducere si administrare, utilizarea autoturismului trebuie sa fie in mod clar in interesul afacerii (50%). Acest lucru implica faptul ca autoturismul este folosit pentru activitati care sunt direct legate de nevoile operative sau administrative ale societatii. Exemple de astfel de utilizari includ deplasarile la intalniri de afaceri, vizite la clienti sau furnizori, sau alte activitati care contribuie la buna functionare sau la dezvoltarea afacerii.
Utilizarea autoturismului pentru excursii, plimbari, activitati de familie sau in alte afaceri care nu au legatura cu societatea de la care a fost primit autoturismul, nu se incadreaza in categoria utilizarii in interesul afacerii (50%). Astfel de utilizari personale sau externe activitatii societatii, nu justifica deducerea de 50% a cheltuielilor vehiculului ca fiind in interesul afacerii si, prin urmare, sunt excluse din deducerile fiscale admise pentru societate.
Important! Prin urmare, pentru ca respectivele cheltuieli asociate cu un autoturism sa fie deductibile 50%, trebuie sa existe o legatura clara si directa intre utilizarea vehiculului si activitatile de afaceri ale societatii. Absenta unei astfel de legaturi, cum este cazul utilizarii predominante a vehiculului in scopuri personale de catre actionar, exclude deductibilitatea acestor cheltuieli in conformitate cu reglementarile fiscale aplicabile.
Este important ca societatea sa mentina o evidenta clara si detaliata a utilizarii vehiculelor pentru a putea justifica deductibilitatea de 50% a cheltuielilor in fata autoritatilor fiscale.
Deducere cheltuieli auto - temei legal (Codul Fiscal)
Art. 25. Cheltuieli
(3) Urmatoarele cheltuieli au deductibilitate limitata:
l) 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice, cu o masa totala maxima autorizata care sa nu depaseasca 3.500 kg si care sa nu aiba mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului, aflate in proprietatea sau in folosinta contribuabilului. Aceste cheltuieli sunt integral deductibile pentru situatiile in care vehiculele respective se inscriu in oricare dintre urmatoarele categorii:
1. vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgenta, servicii de paza si protectie si servicii de curierat;
2. vehiculele utilizate de agentii de vanzari si de achizitii;
3. vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plata, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;
4. vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plata, inclusiv pentru inchirierea catre alte persoane sau pentru instruire de catre scolile de soferi;
5. vehiculele utilizate ca marfuri in scop comercial.
Cheltuielile care intra sub incidenta acestor prevederi nu includ cheltuielile privind amortizarea.
In cazul cheltuielilor aferente vehiculelor rutiere motorizate reprezentand diferente de curs valutar inregistrate ca urmare a derularii unui contract de leasing, limita de 50% se aplica asupra diferentei nefavorabile dintre veniturile din diferente de curs valutar/veniturile financiare aferente creantelor si datoriilor cu decontare in functie de cursul unei valute, rezultate din evaluarea sau decontarea acestora si cheltuielile din diferente de curs valutar/cheltuielile financiare aferente;
m) cheltuielile de functionare, intretinere si reparatii, aferente autoturismelor folosite de persoanele cu functii de conducere si de administrare ale persoanei juridice, deductibile limitat potrivit lit. l) la un singur autoturism aferent fiecarei persoane cu astfel de atributii.
Norme de aplicare:
16.
(1) In sensul prevederilor art. 25 alin. (3) lit. l) din Codul fiscal, regulile de deducere, termenii si expresiile utilizate, conditiile in care vehiculele rutiere motorizate, supuse limitarii fiscale, sunt cele prevazute la pct. 68 din normele metodologice date in aplicarea art. 298 al titlului VII "Taxa pe valoarea adaugata" din Codul fiscal.
(2) Justificarea utilizarii vehiculelor, in sensul acordarii deductibilitatii integrale la calculul rezultatului fiscal, se efectueaza pe baza documentelor financiar-contabile si prin intocmirea foii de parcurs care trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii: categoria de vehicul utilizat, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.
(3) In cadrul cheltuielilor aferente vehiculelor rutiere motorizate supuse limitarii fiscale se cuprind cheltuielile direct atribuibile unui vehicul, cum sunt: impozitele locale, asigurarea obligatorie de raspundere civila auto, inspectiile tehnice periodice, rovinieta, chiriile, partea nedeductibila din taxa pe valoarea adaugata, dobanzile, comisioanele, diferentele de curs valutar inregistrate ca urmare a derularii altor contracte decat cele de leasing. In cazul cheltuielilor reprezentand diferente de curs valutar inregistrate ca urmare a derularii unui contract de leasing, limita de 50% se aplica asupra diferentei nefavorabile dintre veniturile din diferente de curs valutar/veniturile financiare aferente datoriilor cu decontare in functie de cursul unei valute, rezultate din evaluarea sau decontarea acestora, si cheltuielile din diferente de curs valutar/cheltuielile financiare aferente.
Aplicarea limitei de 50% pentru stabilirea valorii nedeductibile la determinarea rezultatului fiscal se efectueaza dupa aplicarea limitarii aferente taxei pe valoarea adaugata, respectiv aceasta se aplica si asupra taxei pe valoarea adaugata pentru care nu s-a acordat drept de deducere din punctul de vedere al taxei pe valoarea adaugata.
Exemplul 1. Determinarea valorii nedeductibile a cheltuielilor cu intretinerea si reparatiile aferente unui vehicul care nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice
- cheltuielile cu intretinerea si reparatiile - 2.000 lei
- partea de TVA nedeductibila - 200 lei
- baza de calcul al valorii nedeductibile a cheltuielilor cu intretinerea si reparatiile - 2.200 lei
- valoarea nedeductibila a cheltuielilor cu intretinerea si reparatiile - 2.200 x 50% = 1.100 lei.
Exemplul 2. Determinarea valorii nedeductibile a cheltuielilor privind combustibilul aferente unui vehicul care nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice
- cheltuieli privind combustibilul - 1.000 lei
- partea de TVA nedeductibila - 100 lei
- baza de calcul al valorii nedeductibile a cheltuielilor privind combustibilul - 1.100 lei
- valoarea nedeductibila a cheltuielilor privind combustibilul - 1.100 x 50% = 550 lei.
Art. 298. - Limitari speciale ale dreptului de deducere(1) Prin exceptie de la prevederile art. 297 se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului de vehicule rutiere motorizate si a taxei aferente cheltuielilor legate de vehiculele aflate in proprietatea sau in folosinta persoanei impozabile, in cazul in care vehiculele nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice.
(2) Restrictia prevazuta la alin. (1) nu se aplica vehiculelor rutiere motorizate avand o masa totala maxima autorizata care depaseste 3.500 kg sau mai mult de 9 scaune, inclusiv scaunul soferului.
(3) Prevederile alin. (1) nu se aplica urmatoarelor categorii de vehicule rutiere motorizate:
a) vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgenta, servicii de paza si protectie si servicii de curierat;
b) vehiculele utilizate de agentii de vanzari si de achizitii;
c) vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plata, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;
d) vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plata, inclusiv pentru instruire de catre scolile de soferi;
e) vehiculele utilizate pentru inchiriere sau a caror folosinta este transmisa in cadrul unui contract de leasing financiar ori operational;
f) vehiculele utilizate ca marfuri in scop comercial.
(4) In cazul vehiculelor care nu fac obiectul limitarii dreptului de deducere conform alin. (1), fiind utilizate exclusiv in scopul activitatii economice, precum si a celor exceptate de la limitarea deducerii potrivit alin. (3), se vor aplica regulile generale de deducere stabilite la art. 297 si art. 299-301.
Raspuns oferit in luna februarie 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
Foto: pixabay.com
