Decontarea cheltuielilor de transport in comun pentru salariati si de deplasare in interesul firmei: cum se inregistreaza in contabilitate

Urmatorul studiu de caz se concentreaza pe decontarea cheltuielilor cu transportul in comun pentru salariati dar si de deplasare in interesul firmei. Vom stabili care este tratamentul contabil si fiscal al acestora pentru o societate platitoare de TVA si impozit pe profit. 

Intrebare: "Care sunt conditiile de decontare a cheltuielilor cu transportul in comun pentru salariati atat a acestora de acasa la locul de munca si inapoi cat si pentru deplasari in interesul activitatii firmei, astfel incat aceste cheltuieli sa nu fie interpretate ca avantaj de natura salariala? Care este tratamentul contabil si fiscal al acestora pentru o societate platitoare de TVA si impozit pe profit? Se declara si in D112 aceste cheltuieli?"

Decontarea cheltuielilor de transport cu mijloace de transport in comun

Conform art. 76 alin. (4) lit. a) din codul fiscal reprezinta venituri neimpozabile la salariat, si nici nu intra in baza de calcul cas conform art. 142 lit. b) ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere/adoptie, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, precum si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern.

Cheltuielile cu transportul salariatilor la/de la locul de munca pot fi considerate cheltuieli sociale, deductibile limitat la calculul profitului impozabil in cota de 5% din fondul de salarii potrivit art 25 alin (3) lit b) din Codul fiscal.

Abonamentul pentru transportul in comun se inregistreaza pe baza de decont, avand atasate documentele justificative (bon fiscal):
624 =542
542 = 5121/5311

Prin urmare, abonamentul de transport la si de la locul de munca decontate de catre angajator, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern nu sunt impozabile din punct de vedere al impozitului pe venit respectiv al contribuatiilor sociale obligatorii, indiferent de suma decontata.

Decontarea cheltuielilor de deplasare in interesul firmei

In acest caz, avansarea unor sume pentru deplasarea salariatilor in interes de serviciu, se inregistraza:

Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

Daca deplasarea se face cu autobuzul/taxi, in baza decontului de cheltuieli pe numele salariatului se inregistreaza :
624 = 542 ,

Daca deplasarea se face cu autoturismul salariatului cu care aveti incheiat un contract de comodat auto si decontati combustibil, vehiculul este utilizat atat pentru activitatea economica, cat si pentru uz personal, se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei pentru cheltuielile cu combustibilul.

Persoana impozabila care aplica deducerea limitata de 50% nu trebuie sa faca dovada utilizarii vehiculului in scopul activitatii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs:
6022 = 401
4426 = 401
6022 = 4426

Categorii de venituri salariale neimpozabile introduse de OG 16/2022:

-Prestatiile suplimentare primite de salariati in baza clauzei de mobilitate
-Contravaloarea hranei acordate de catre angajator pentru angajatii proprii
-Cazarea si contravaloarea chiriei pentru spatiile de cazare/de locuit puse la dispozitie salariatilor
-Contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, pe perioada concediului
-Contributiile la un fond de pensii facultative
-Primele de asigurare voluntara de sanatate,
-Contravaloarea abonamentelor pentru utilizarea facilitatilor sportive
- Sumele suportate de catre angajator pentru plasarea copiilor angajatilor proprii in unitati de educatie timpurie, potrivit legii, in limita stabilita de acesta, dar nu mai mult de 1.500 lei/luna pentru fiecare copil.
- Diferenta favorabila dintre dobanda preferentiala stabilita prin negociere si dobanda practicata pe piata, pentru credite si depozite.

Aceste categorii se declara in D112 ca avantaj neimpozabil, nu si cheltuielile cu deplasarea salariatilor.

Atentie! Printre veniturile extrasalariale neimpozabile care trebuie detaliate in D112 nu se numara si contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, nici cheltuiala cu decontarea combustibilului pentru deplasare cu autoturism propriu.

Raspuns oferit in luna iulie 2024 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Foto: pexels.com