Incepand cu data de 1 ianuarie 2024 s-a instituit facturarea electronica obligatorie pentru toate tranzactiile efectuate intre persoanele impozabile stabilite pe teritoriul Romaniei. Factura electronica (e-Factura) este necesara pentru tranzactiile efectuate intre entitati juridice B2G (Business to Government) si B2B (Business to Business).
Ce este e-Factura?
Factura electronica este un fisier electronic, in format XML, pe baza standardului european EN 16931 -1+A1 “Facturarea electronica – Model semantic de date pentru elementele esentiale ale unei facturi electronice” si regulile nationale RO-CIUS prevazute in legislatia nationala.
Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor.
Pentru completare corecta a fisierului XML se utilizeaza urmatoarele reguli:
- reguli operationale – regulile impuse de standardul european de facturare SN 16931
- reguli CIUS (Core Invoice Usage Specification) – impuse de legislatia din Romania
- verificarea cu alte baze de date.
Regulile operationale se impart in urmatoarele categorii:
- conditii
- constrangeri de integritate
SAF-T Ghid de raportare corecta
Cartea verde a Contabilitatii varianta online
Manual de politici contabile - Stick USB
- conditii pentru categoriile de TVA
B2G, B2B, B2C: ce inseamna aceste abrevieri in relatia e-Factura?
Relatia B2G
Relatia dintre un operator economic si autoritati contractante, respectiv entitati contractante - B2G reprezinta tranzactia dintre un operator economic care are calitatea de contractant sau subcontractant/subantreprenor si autoritati contractante sau entitati contractante care primesc si prelucreaza facturi electronice.
Lista institutiilor publice care au obligatia utilizarii sistemului national RO e-Factura se gaseste pe portalul-ul www.anaf.ro.
Relatia B2B
Relatia comerciala dintre doi operatori economici - B2B reprezinta tranzactia avand ca obiect executia de lucrari, livrarea de bunuri/produse si/sau prestarea de servicii dintre doi operatori economici.
Relatia B2C
Operatorii economici cu activitate de turism din Romania, care detin structuri de primire turistice clasificate si/sau agentii de turism licentiate si care accepta vouchere de vacanta ca modalitate de plata, se denumesc unitati afiliate. Acestea au obligativitatea de a raporta facturile emise catre titularii voucherelor de vacanta si in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, incepand cu data de 1 aprilie 2022.
Roluri in tipurile de business
In relatia B2G:
Emitentul facturii poate fi, in conformitate cu prevederile art. 5 din OUG 120/2021, cu modificarile si completarile ulterioare:
a) operatorul economic stabilit in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare;
b) operatorul economic nestabilit in Romania, inregistrat sau nu in scopuri de TVA, conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, opteaza pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura.
Beneficiarul facturii in relatia B2G este autoritatea contractanta, entitatea contractanta care au incheiate contracte in baza Legii nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 99/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 100/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, si al Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 114/2011 privind atribuirea anumitor contracte de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 195/2012, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si institutiile publice, astfel cum sunt definite la art. 5 lit. w) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei,
Partea I, nr. 555 din 5 iulie 2019. Institutiile definite la art. 5 lit. w) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 57/2019 sunt:
„institutia publica - structura functionala care actioneaza in regim de putere publica si/ sau presteaza servicii publice si care este finantata din venituri bugetare si/sau din venituri proprii, in conditiile legii finantelor publice” (incepand cu 01.01.2024)
In relatia B2B:
Emitentul facturii poate fi orice operator economic stabilit in Romania si operator economic nestabilit in Romania, indiferent daca este sau nu inregistrat in scopuri de TVA.
Beneficiarul facturii poate fi orice operator economic stabilit in Romania si operator economic nestabilit in Romania, indiferent daca este sau nu inregistrat in scopuri de TVA.
In relatia B2C:
Emitentul facturii este operatorul economic cu activitate de turism din Romania, autorizati de Autoritatea Nationala pentru Turism, conform Ordonantei Guvernului nr. 58/1998 privind organizarea si desfasurarea activitatii de turism in Romania, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 755/2001, cu modificarile ulterioare, care detin structuri de primire turistice clasificate si/sau agentii de turism licentiate si care accepta vouchere de vacanta ca modalitate de plata, se denumesc, in mod conventional si in intelesul prezentei ordonante de urgenta, unitati afiliate. O alta masura luata a fost introducerea obligatiei unitatilor afiliate de a transmite facturile emise catre titularii voucherelor de vacanta si in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, incepand cu data de 1 aprilie 2022. Aceasta obligatie a fost instituita prin Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 131/2021.
Beneficiarul facturii poate fi orice persoana fizica, care se identifica cu CNP/NIF.
Cine este obligat sa transmita si sa primeasca E-factura in 2024?
Incepand cu 1 ianuarie 2024, in Romania, utilizarea sistemului e-Factura devine obligatorie pentru toate firmele, inclusiv pentru cele care efectueaza tranzactii de tip B2B (business-to-business) si B2G (business-to-government), atat pentru emiterea cat si pentru primirea facturilor. Aceasta obligativitate se aplica indiferent daca firmele sunt sau nu platitoare de TVA, cu conditia ca prestarea de servicii sau livrarea de bunuri, sa aiba loc pe teritoriul Romaniei.
Pentru a utiliza sistemul e-Factura, trebuie sa aveti un cont valid in Spatiul Privat Virtual (SPV) si un certificat digital calificat pentru semnatura electronica.
Procesul de implementare e-Factura 2024
Procesul de implementare va fi realizat in doua etape, astfel:
I. In prima etapa, in perioada 1 ianuarie 2024 - 30 iunie 2024, operatorii economici - persoane impozabile stabilite in Romania, indiferent daca sunt sau nu inregistrate in scopuri de TVA au obligatia sa raporteze in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura toate facturile emise in relatia B2B si in relatia cu institutiile publice, altele decat cele efectuate in relatia B2G, pentru care exista obligatia utilizarii Ro eFactura incepand cu data de 01 iulie 2022.
De asemenea, operatorii economici persoane impozabile nestabilite, dar inregistrate in scopuri de TVA in Romania au obligatia, incepand cu 1 ianuarie 2024, sa raporteze in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura toate facturile emise in relatia B2B pentru livrari de bunuri si prestari de servicii care au locul livrarii sau prestarii in Romania.
II. In a doua etapa, incepand cu data de 01.07.2024, emitentii facturilor electronice au obligatia de transmitere a acestora catre destinatari utilizand sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, cu respectarea prevederilor art. 4 alin. (1) din OUG nr.120/2021.
Incepand cu data de 1 iulie 2024 pentru operatiunile realizate intre persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2), sunt considerate facturi numai facturile care indeplinesc conditiile prevazute de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021. Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar, cu exceptia facturilor care indeplinesc conditiile prevazute de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021, cu modificarile si completarile ulterioare.
Totodata, primirea si inregistrarea de catre destinatari - persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2) din Codul fiscal, a unei facturi emise de operatori economici stabiliti in Romania, in relatia B2B, fara a fi transmisa prin sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, constituie contraventie si se sanctioneaza cu o amenda egala cu cuantumul TVA inscris in factura.
Exceptii de la transmiterea facturilor prin e-Factura
Urmatoarele operatiuni sunt exceptate de la obligatia utilizarii sistemului national privind factura electronica RO e-Factura:
- livrarile de bunuri expediate sau transportate in afara Uniunii Europene de catre furnizor sau de alta persoana in contul sau;
- livrarile de bunuri expediate sau transportate in afara Uniunii Europene de catre cumparatorul care nu este stabilit in Romania sau de alta persoana in contul sau, cu exceptia bunurilor transportate de cumparatorul insusi si care sunt folosite la echiparea ori alimentarea ambarcatiunilor si a avioanelor de agrement sau a oricarui altui mijloc de transport de uz privat;
- livrarile intracomunitare de bunuri.
Facturarea electronica nu se aplica in situatia prevazuta de art. 6 din OUG nr. 120/2021, cu modificarile si completarile ulterioare.
Furnizorii, persoane impozabile stabilite in Romania, pentru operatiunile efectuate in relatia B2B, persoane impozabile stabilite in Romania pentru operatiunile
efectuate in relatia cu institutii publice, altele decat cele efectuate in relatia B2G, si persoane impozabile nestabilite, dar inregistrate in scopuri de TVA in Romania, sunt obligati sa transmita facturile emise catre destinatari conform prevederilor art. 319 din Legea nr.227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, cu exceptia situatiei in care atat furnizorul/prestatorul, cat si destinatarul sunt inregistrati in Registrul RO e-Factura.
Termene de transmitere e-Factura
Vom lua in considerare ultima modificare (cea adusa prin OUG 115/2023 in care se mentioneaza termenul de 5 zile calendaristice, nu lucratoare):
"(7) Termenul-limita pentru transmiterea facturilor prevazute la alin. (1) in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile calendaristice de la data-limita prevazuta pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare."
Modalitatea de transmitere a facturilor in sistemul e-Factura
Mai departe, vom detalia principalele aspecte referitoare la sistemul e-Factura, pentru a avea o imagine de ansamblu.
Inregistrarea in Registrul RO e-Factura se certifica prin transmiterea online, cu semnatura electronica a formularului (084), unde se bifeaza sectiunea III. Indiferent de data la care este transmis formularul, inscrierea in Registrul RO e-Factura este confirmata incepand cu data de 1 a lunii urmatoare transmiterii formularului (084). Odata cu inscrierea in Registrul RO e-Factura, operatorul economic dobandeste calitate atat de emitent, cat si de destinatar.
Astfel, emitentul facturii electronice pregateste fisierul corespunzator facturii electronice in format XML, conform documentatiei tehnice puse la dispozitie de Ministerul Finantelor (MF), respectiv ANAF, iar ulterior, incarca factura electronica in SPV si asteapta primirea formularului cu sigiliul electronic ANAF.
Pasii de parcurs ar putea fi sintetizati astfel:
Entitatea trebuie sa aiba acces la SPV. In acest sens, recomandam ca entitatea sa achizitioneze un certificat digital (Certsign, Digisign etc.) si sa solicite inrolarea in SPV ca reprezentant legal, urmand pasii de aici >>
1. Se emite factura in aplicatia de facturare (Smartbill, Saga, FGO etc.) si se descarca formatul XML al acesteia (unele programe de contabilitate/de facturare ofera acest serviciu gratuit in functie de anumite criterii);
2. In SPV, se acceseaza rubrica “Factura electronica”, submeniul “Trimitere factura” din partea dreapta-sus a meniului si se incarca fisierul XML al facturii pe care doriti sa o trimiteti (veti primi mesaj pe acea pagina ca fisierul a fost trimissi ca puteti verifica starea acestuia dupa un numar de identificare primit);
3. In SPV, se acceseaza rubrica “Factura electronica”, submeniul “Raspunsuri factura”, unde pot fi observate si eventualele erori la inregistrarea fisierului XML (de exemplu: lipsa CIF client, facturile nu contin RO la furnizor sau client, unitati de masura care nu corespund celor din procedurile tehnice ANAF, lipseste motivul pentru scutirea de TVA etc).
4. Daca nu sunt nereguli, se descarca sigiliul electronic si se arhiveaza in maximum 60 de zile de la data depunerii. Fisierul XML sigilat electronic poate fi apoi convertit in PDF pentru a putea fi vizualizat in mod corespunzator.
5. Mai multe detalii tehnice puteti parcurge aici >>
Sanctiuni e-Factura
Nerespectarea termenului limita pentru transmiterea facturilor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mari, definiti potrivit legii, cu amenda de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mijlocii, definiti potrivit legii, si cu amenda de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum si pentru persoanele fizice.
Prin exceptie, in perioada 1 ianuarie - 31 martie 2024, nerespectarea termenului limita pentru transmiterea facturilor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura nu se sanctioneaza.
Intrebari frecvente cu privire la e-Factura
Trebuie sa trimit factura prin e-Factura daca nu emit facturi cu TVA?
Da, obligativitatea trimiterii facturilor electronice prin e-Factura se aplica indiferent daca firmele sunt sau nu platitoare de TVA, cu conditia ca prestarea de servicii sau livrarea de bunuri sa aiba loc pe teritoriul Romaniei.
Factura PDF se poate trimite prin sistemul e-Factura?
Nu! Dupa cum este definita la art. 2 alin. (1) lit a) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021, cu modificarile si completarile ulterioare, factura electronica este factura care a fost emisa, transmisa si primita intr-un format electronic structurat de tip XML care permite prelucrarea sa electronica si automata.
Un fisier PDF nu este o factura electronica conform acestor cerinte.
Transformarea fisierului XML in PDF
Pentru o vizualizare facila fisierul XML poate fi transformat intr-un fisier PDF cu ajutorul aplicatiei Transformare XML in PDF. In cadrul acesteia se incarca fisierul XML si se vor apasa, pe rand, butonul Incarca si butonul Descarca.
Daca sunt PFA trebuie sa emit facturi prin sistemul e-Factura?
Da. Si PFA, II, IF au obligatia sa utilizeze sistemul RO e-Factura.
Cine trebuie sa transmita facturile electronice in e-Factura?
Pentru utilizarea sistemului e-Factura, operatorii economici trebuie sa fie inregistrati in SPV in nume propriu sau prin reprezentat legal, prin reprezentant desemnat ori prin imputernicit (conform OPANAF 1.090/2022).
Cum stiu daca factura a fost incarcata corect in e-Factura?
Sunt posibile mai multe statusuri:
-
In prelucrare
-
Validata
-
Eroare:
O factura electronica este considerata valida daca respecta Modelul semantic de date al elementelor esentiale ale unei facturi electronice si setul de Reguli operationale.
O instanta de document factura (fisier xml) este strict conforma cu modelul facturii de baza daca respecta toate regulile definite pentru modelul facturii de baza, inclusiv specificatia care figureaza intr-o CIUS conforma.
Pentru a fi acceptata de la furnizor si trimisa catre destinatarul potrivit factura trebuie sa contina informatii relevante in procesul de identificare a celor doi parteneri:
Numele vanzatorului, Identificatorul de inregistrare legala a Vanzatorului, Identificatorul de TVA al Vanzatorului, Identificatorul de inregistrare fiscala a Vanzatorului, Numele Cumparatorului, Identificatorul de inregistrare legala a Cumparatorului, Identificatorul de TVA al Cumparatorului.
In unele cazuri trebuie sa se ofere informatii despre reprezentatul fiscal al vanzatorului: Numele reprezentantului fiscal al Vanzatorului, Identificatorul de TVA al reprezentantului fiscal al Vanzatorului, Numele Cumparatorului.
De unde poate avea acces un client la e-Factura pe care am trimis-o in SPV?
Pentru a descarca e-Factura, clientul trebuie să aiba un cont de SPV la ANAF.
In cat timp de la emitere trebuie sa trimit facturile in sistemul e-Factura
Termenul-limita pentru transmiterea facturilor emise, pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii care au locul livrarii sau prestarii in Romania, in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura este de 5 zile lucratoare de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile lucratoare de la data-limita prevazuta pentru emiterea facturii la art.319 alin.(16) din Codul fiscal.
Ce pot face daca s-a transmis in e-Factura o factura eronata?
In situatia unei facturi electronice emise in relatia B2B asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj.
In situatia unei facturi electronice emise in relatia B2G asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza inclusiv prin sectiunea Factura electronica disponibila in SPV din cadrul portalului ANAF sau prin sistemul national de raportare Forexebug emitentul facturii electronice, prin transmiterea unui mesaj.
Factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul RO e-Factura.
Corectia facturii electronice comunicate destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Codul fiscal. Factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem RO e-Factura.
Foto: pixabay.com
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
