Studiu de caz: Inregistrarile contabile aferente achizitionarii unui program de tip antivirus

Valabil la 26.08.2011

Achizitionarile programelor de tip antivirus reprezinta o necesitate pentru foarte multe societati. Tocmai de aceea, inscrierea acestor soft-uri in contabilitate nu este un caz unic, iar o relatare in acest sens poate face obiectul unei informari relevante. In consecinta, se va face in cadrul inregistrarilor contabile precizarea ca programul antivirus are valabilitate de utilizare 1 an de zile incepand cu data activarii lui? In ce masura vor fi influentate, in acest caz, inregistrarile contabile de valoarea antivirusului?

Din punct de vedere contabil, conform Reglementarilor contabile conforme cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene aprobate prin OMEF 3055/2009, pct. 72 si 73 stabilesc ca o imobilizare necorporala este un activ identificabil, nemonetar, fara suport material si detinut pentru utilizare in procesul de productie sau furnizare de bunuri sau servicii, pentru a fi inchiriat tertilor sau pentru scopuri administrative. Valoarea si perioada de utilizare nu constituie criteriu de recunoastere a imobilizarile necorporale.
 
O imobilizare necorporala indeplineste criteriul de a fi identificabila cand:
a) este separabila, adica poate fi separata sau divizata de entitate si vanduta, transferata, autorizata, inchiriata sau schimbata, fie individual, fie impreuna cu un contract corespunzator, un activ identificabil sau o datorie identificabila;
sau
b) decurge din drepturi contractuale sau de alta natura legala, indiferent daca acele drepturi sunt transferabile sau separabile de entitate sau de alte drepturi si obligatii.
 
O entitate controleaza o imobilizare daca entitatea are capacitatea de a obtine beneficii economice viitoare de pe urma resursei si de a restrictiona accesul altora la acele beneficii. Beneficiile economice viitoare care decurg dintr-o imobilizare necorporala pot include venitul din vanzarea produselor sau serviciilor, economisiri de costuri sau alte beneficii rezultate din utilizarea imobilizarii de catre entitate.
 
Anumite imobilizari necorporale pot fi pastrate in sau pe un obiect fizic, cum ar fi un compact-disc (in cazul unui software), documentatie legala (in cazul unei licente sau al unui brevet) sau pelicula.
 
In cadrul altor imobilizari necorporale se inregistreaza programele informatice create de entitate sau achizitionate de la terti pentru necesitatile proprii de utilizare, precum si retete, formule, modele, proiecte si prototipuri. Programele informatice, precum si celelalte imobilizari necorporale inregistrate la elementul "Alte imobilizari necorporale" se amortizeaza pe durata prevazuta pentru utilizarea lor de catre entitatea care le detine.
 
Din punct de vedere fiscal potrivit art 24 alin (10) din Codul fiscal, cheltuielile aferente achizitionarii de brevete, drepturi de autor, licente, marci de comert sau fabrica si alte imobilizari necorporale recunoscute din punct de vedere contabil, cu exceptia cheltuielilor de constituire si a fondului comercial, precum si cheltuielile de dezvoltare care din punct de vedere contabil reprezinta imobilizari necorporale se recupereaza prin intermediul deducerilor de amortizare liniara pe perioada contractului sau pe durata de utilizare, dupa caz.
 
In concluzie, se apreciaza ca se poate inregistra licenta pentru antivirus in contul 208 "Alte imobilizari necorporale", iar cheltuiala aferenta se va recupera prin intermediul deducerilor de amortizare liniara pe durata de utilizare de 1 an .
 
In aceste caz, vor fi efectuate urmatoarele inregistrari:
1) Achizitie licenta antivirus:
% 401 " Furnizori"
 
208 "Alte imobilizari necorporale"
4426 " TVA deductibila"
2) Cheltuieli cu amortizarea
681 Cheltuieli de exploatare privind amortizarile = 2808 Amortizarea altor imobilizari necorporale