Cheltuieli combustibil cu masina inchiriata

Intrebare: Pentru a fi deductibile cheltuielile cu combustibilul aferente unei masini inchiriate de societate de o persoana detasata de la societatea-mama (conform unui contract de detasare), este suficienta foaia de parcurs si contractul de detasare?

Raspuns: Potrivit art. 21 alin. (4) lit. t) din Codul fiscal nu sunt deductibile 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice, cu o masa totala maxima autorizata care sa nu depaseasca 3.500 kg si care sa nu aiba mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului, aflate in proprietatea sau in folosinta contribuabilului. Aceste cheltuieli sunt integral deductibile pentru situatiile in care vehiculele respective se inscriu in oricare dintre urmatoarele categorii:
   1. vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgenta, servicii de paza si protectie si servicii de curierat;
   2. vehiculele utilizate de agentii de vanzari si de achizitii;
   3. vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plata, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;
   4. vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plata, inclusiv pentru inchirierea catre alte persoane sau pentru instruire de catre scolile de soferi;
   5. vehiculele utilizate ca marfuri in scop comercial.

In conformitate cu prevederile pct. 45 indice 1 din Titlul VI al Normelor metodologice de aplicare a Legii 571/2003 privind Codul fiscal , in cazul vehiculelor utilizate pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca se considera ca vehiculul este utilizat in scopul activitatii economice atunci cand exista dificultati evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate, cum ar fi lipsa mijloacelor de transport in comun, decalajul orarului mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru al persoanei impozabile. Reprezinta vehicule utilizate de angajator pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca vehiculele utilizate pentru transportul angajatilor de la resedinta acestora/locul convenit de comun acord la locul de munca, precum si de la locul de munca la resedinta angajatilor/locul convenit de comun acord.

Prin angajati se intelege salariatii, administratorii societatilor comerciale, directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii si persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care persoana impozabila suporta drepturile legale cuvenite acestora.

Utilizarea unui vehicul in folosul propriu de catre angajatii unei persoane impozabile ori pentru a fi pus la dispozitie in vederea utilizarii in mod gratuit altor persoane, pentru alte scopuri decat desfasurarea activitatii sale economice, este denumita in continuare uz personal. Transportul la si de la locul de munca al angajatilor in alte conditii decat cele mai sus mentionate este considerat uz personal al vehiculului.

Se considera ca un vehicul nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice in situatia in care, pe langa utilizarea in scopul activitatii economice, vehiculul este utilizat ocazional sau de o maniera continua si pentru uz personal.

Asadar, limitarea deductibilitatii cheltuielilor si a taxei pe valoare adaugata se aplica autoturismelor cu o masa totala maxima autorizata care sa nu depaseasca 3.500 kg si care sa nu aiba mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului. In cazul acestor autoturisme cheltuielile cu combustibilul pot fi considerate deductibile la determinarea profitului impozabil daca acestea sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii si in situatia in care vehiculele respective se inscriu in categoriile exceptate.  In cazul transportului la si de la locul de munca al angajatilor se considera ca vehiculul este utilizat in scopul activitatii economice in conditiile mai sus mentionate. Transportul la si de la locul de munca al angajatilor in alte conditii decat cele mai sus mentionate este considerat uz personal al vehiculului. In acest sens, prin angajati se intelege si persoane fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care persoana impozabila suporta drepturile legale cuvenite acestora.

Justificarea utilizarii vehiculelor, in sensul acordarii deductibilitatii integrale la calculul profitului impozabil, se efectueaza pe baza documentelor justificative si prin intocmirea foii de parcurs care trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii:
-    categoria de vehicul utilizat,
-    scopul si locul deplasarii,
-    kilometrii parcursi,
-    norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs

Dovada ca persoana fizica este detasata si ca societatea suporta drepturile legale cuvenite acesteia se poate face cu contractul de detasare si orice alte documente din care sa rezulte acest fapt.