Studiu de caz asupra cheltuielilor de transport

Se prezinta modul in care se evidentiaza la o societate comerciala cu raspundere limitata cheltuielile de transport-aprovizionare de marfuri, cunoscand faptul ca desface marfuri (din mase plastice) cu amanuntul intr-o piata, la o taraba.

Analizand activitatea acestei societati comerciale, afirmam ca se pot formula mai multe puncte de vedere dupa cum urmeaza:

Cazul 1: societatea comerciala are un depozit central si din acesta scoate periodic marfuri cu scopul de a fi vandute in piata, la taraba.

In cazul in care aprovizionarea cu marfuri se face apeland la serviciile unei unitati de transport specializate care factureaza transportul separat de marfurile transportate, este  necesar  ca  aceste  cheltuieli  sa  fie  evidentiate intr-un cont analitic distinct, in cadrul contului sintetic 371 "Marfuri", cu denumirea "Cheltuieli de transport-aprovizionare", prin formula contabila:

                      371.1                  =                  401                      - cu valoarea cheltuielilor
"Cheltuieli de transport"               "Furnizori"                de transport

O asemenea inregistrare contabila se face si in situatia in care in aceeasi factura a furnizorului de marfuri se mentioneaza cheltuielile de transport in mod direct, cand se efectueaza transportul cu mijloace de transport ale acestuia.

Marfurile aprovizionate sa fie inregistrate in contabilitate, la depozitul central, la pretul de achizitie.
Daca depozitul central de marfuri are un gestionar, in aceasta situatie, la iesirea de marfuri din depozit pentru a fi transportate la piata in vederea vanzarii acestora, gestionarul va intocmi un aviz de expeditie, mentionand persoana care a ridicat marfa, felul marfii, cantitatea, pretul si semnatura de primire a acesteia.

Evidentierea in contabilitate a marfurilor iesite din depozitul central pentru a fi vandute in piata, se va realiza prin deschiderea unui cont analitic distinct, in cadrul contului 371 "Marfuri", la pret de inregistrare sau la pret de vanzare cu amanuntul. In cazul in care, se foloseste metoda de evidentiere a marfurilor la pretul de vanzare cu amanuntul, in formula contabila - de inregistrare a acestor operatiuni, vor aparea in relatie si conturile 378 "Diferente de pret la marfuri" si  4428 "TVA neexigibila".
    
In situatia in care, transportul marfii de la depozit la piata, se face cu mijlocul de transport al agentului economic, se va intocmi foaie de parcurs - formular tipizat - completata cu datele cerute de formular. Foile de parcurs vor fi vizate si aprobate de persoanele imputernicite in acest scop prin decizia patronului firmei.
    Lunar, se va calcula justificarea consumului de carburanti pe baza foilor de parcurs si a normei de consum la 100 km parcursi.
    In contabilitatea unitatii, cheltuielile efectuate pentru achizitionarea de carburanti (bonurile de benzina, motorina, ulei etc.) se vor evidentia in contul 3022 "Combustibili" prin creditul contului 401 "Furnizori" sau direct cu numerar - contul 5311 "Casa in lei". Daca s-au acordat avansuri spre decontare, la decontarea acestora, se va credita contul 542 "Avansuri de trezorerie".
    La sfarsit de luna, se calculeaza repartizarea cheltuielilor de transport - aprovizionare, asupra valorii marfurilor vandute, pe baza unui coeficient dupa formula:


                                   Soldul initial            +                  Cheltuielile de
                                            al                                          transport-aprovizionare
                                  cheltuielilor de                               aferente intrarilor
                                       transport                                     de marfuri in
                                  - aprovizionare                                cursul perioadei,
                                                                                         cumulat de la inceputul anului
Coeficient  = __________________________________________________________
      de                       
repartizare                 Soldul initial            +                  Valoarea intrarilor
                                   al stocurilor                                  de marfuri in cursul
                       de marfuri                                      perioadei la pret de
                       la pret de                                        inregistrare, cumulat
                       inregistrare                                    de la inceputul anului

Acest coeficient se inmulteste cu valoarea marfurilor iesite din gestiune (vandute) la pret de inregistrare, iar suma rezultata se evidentiaza in contul in care au fost inregistrate marfurile vandute.

Pe baza coeficientului de repartizare a cheltuielilor de transport - aprovizionare, pentru depozitul central, in contabilitate se va evidentia operatiunea respectiva prin urmatoarea inregistrare contabila:

            607               =               371.1                             -  cu suma rezultata                                           "Cheltuieli privind             "Cheltuieli de                           din decont
       marfurile"             transport-aprovizionare"

De asemenea, cheltuielile privind justificarea consumului lunar de carburanti, privind transportul marfurilor la piata pentru vanzare, cu mijloace de transport proprii, se vor evidentia in contabilitate prin formula contabila:

         6022               =                3022                      - cu valoarea acestora
"Cheltuieli privind               "Combustibili"                 rezultata din calcul
  combustibilii"

In situatia in care, cu acelasi mijloc de transport, se efectueaza si cheltuieli pentru transportul de persoane, neputandu-se identifica cheltuielile de transport - aprovizionare -desfacere a marfurilor, opinam ca, la sfarsit de luna, pe baza decontului de consum de carburanti, intocmit avand la baza foile de parcurs, sa se evidentieze in contabilitate aceste cheltuieli prin articolul contabil:

        624                =                  3022                     - cu valoarea acestora
"Cheltuieli                        "Combustibili"                rezultata din decont
cu transportul de
bunuri si personal"

Daca transportul marfurilor la piata se efectueaza cu mijloace de transport contractate de la o unitate speciala, cheltuielile facturate, consideram ca, pot fi evidentiate in debitul contului 371.1 "Cheltuieli de transport - aprovizionare" sau direct in contul 624 "Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal". In cazul in care cheltuielile de  transport-aprovizionare-desfacere  s-au contabilizat in debitul contului 371.1 "Cheltuieli de transport- aprovizionare", la sfarsit de luna, se va repartiza cota pe cheltuielile de exploatare in raport cu valoarea marfurilor vandute pe baza calculului coeficientului de repartizare aratat mai sus.
Marfurile nevandute la taraba din piata, restituite depozitului central, se vor evidentia in contabilitate prin stornarea in rosu, a operatiunilor initiale, pe baza documentelor intocmite de gestionar avand viza de control financiar preventiv si aprobarea patronului firmei.  

Cazul 2: societatea comerciala nu are depozit central si se aprovizioneaza cu marfuri de la angrosisti sau direct de la producatori pentru a fi vandute la o taraba in piata.

Daca aprovizionarea cu marfuri se face cu ajutorul mijloacelor de transport ale unitatii specializate in asemenea situatie se procedeaza ca si in cazul societatilor care au depozit central, adica cheltuielile de transport - aprovizionare, se vor contabiliza in contul 371.1 "Cheltuieli de transport - aprovizionare", cont analitic deschis in cadrul contului sintetic 371 "Marfuri".
In continuare, repartizarea acestor cheltuieli pe costuri de exploatare, se va efectua in raport cu coeficientul de repartizare a acestora calculat la valoarea marfurilor vandute.
In situatia in care aprovizionarea cu marfuri si transportul acestora la locul de desfacere (piata), se face cu ajutorul mijloacelor de transport ale firmei, pe baza foilor de parcurs aprobate, aceste cheltuieli se pot evidentia in contabilitate prin formula contabila:

       624                =                  3022                     - cu valoarea carburantilor
"Cheltuieli                        "Combustibili"               stabilita prin decont
cu transportul de
bunuri si personal"

Marfurile aprovizionate pot fi gestionate direct de patronul firmei care le si vinde sau de un lucrator comercial (vanzator), si acestia vor deconta valoarea marfurilor vandute pe baza jurnalului vanzarilor.

Evidenta marfurilor aprovizionate se poate conduce dupa metoda global - valorica sau se pot aplica principiile metodei cantitativ - valorice la valoarea de achizitie sau la pretul de vanzare cu amanuntul.

Unele organe de control, solicita vanzatorilor ca permanent sa aiba un inventar al marfurilor expuse spre desfacere, pentru a se putea reconstitui valoarea marfurilor vandute si preturile practicate (evaziune fiscala).

Operatiunile de vanzare a marfurilor se vor evidentia in contabilitate avand la baza datele din jurnalul vanzarilor, prin formulele contabile, dupa cum urmeaza:

a) in situatia in care evidenta marfurilor se conduce la pretul de achizitie:

              607               =            371                -  cu valoarea la pretul de                                                 "Cheltuieli privind              "Marfuri"                 achizitie a marfurilor
marfurile"                                                             vandute

  b) in situatia in care evidenta marfurilor se tine la pret de vanzare cu amanuntul

 %                =             371                  -  cu valoarea marfurilor                                                                                 "Marfuri"                vandute la pretul de
                                                                                                vanzare cu amanuntul
              607                                                              -  cu valoarea de achizitie                                          "Cheltuieli privind                                                        a marfurilor vandute
        marfurile"
             378                                                             -  cu valoarea adaosului                                        "Diferente de pret                                                        comercial
       la marfuri"
           4428                                                              -  cu valoarea TVA colectata                                 "TVA neexigibila"                                                         pentru marfurile vandute                 
     
    Concluzie:

Cheltuielile de transport-aprovizionare-desfacere a marfurilor efectuate cu mijloacele de transport ale agentului economic se vor repartiza pe costurile de exploatare pe baza unui decont lunar, intocmit avand in vedere datele din foile de parcurs aprobate si vizate pentru controlul financiar preventiv de catre compartimentul financiar-contabil prin care se atesta necesitatea, oportunitatea, economicitatea si legalitatea acestora.