Reglare solduri vechi 461 si 411. Cum procedam?

In cazul urmator, discutam despre situatia in care s-a preluat contabilitatea unei firme care de 5 ani are ca obiect de activitate transport de marfa si care, pana la acel moment, aveau activitate de comisionari vamali.

Pe soldul debitor al contului 461 avem 200000 lei plati efectuate in numele clientului, fara analitice.
Aceste plati sunt din anii 2000-2010 perioada in care au utilizat un alt program contabil. Pe balanta la zi apare sold cu minus la unii clienti SAGA. Se presupune ca nu s-au emis facturi catre clienti pentru aceste plati. Ce se poate face cu acest sold pe 461 fara a cerceta in arhiva anilor trecuti, precum si cu soldul cu minus pe 411?

Solicitati contabilului de la care ati preluat contabilitatea fisele conturilor 461 si 411 sau apelati la serviciile cuiva care cunoaste programul de contabilitate si poate lista aceste fise. In acest fel macar veti sti unde sa cautati exact, deoarece va trebui sa o faceti : neemiterea de facturi catre clientii pentru care s-au prestat servicii sau emiterea si neinregistrarea lor este o eroare contabila pe care va trebui sa o remediati.

Mai puteti incerca sa contactati clientii respectivi si cere de la ei fisa contului cu dvs.

Desigur, din punct de vedere contabil ar fi simplu ca inchideti soldurile din 411 prin 461, dar nu aveti un document justificativ pentru aceasta inregistrare. Chiar daca ati obtine o Decizie a administratorului care sa isi asume faptul ca soldul contului 461 se poate regulariza cu soldurile din 411 si ati utiliza aceasta Decizie ca document justificativ, nu puteti fi sigura ca in toate cazurile aceasta a fost situatia sau ca nu trebuie regularizat si TVA de pe eventualele facturi emise dar neinregistrate corect sau neemise deloc.

Daca doriti sa va folositi de argumentul ca soldurile sunt inafara perioadei de prescriere, solicitati o Decizie a administratorului pentru inchiderea conturilor din acest motiv si inchideti 461 prin 654 sau 658 (dar in acest caz aveti obligatia oricum sa anuntati si debitorii de prescrierea datoriei, deci tot trebuie sa ii identificati) si 411 cu sumele platite de clienti in plus printr-un cont de venituri (758). Situatia nu va fi insa deloc avantajoasa d.p.d.v. fiscal.

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Anca Ivanov, expert contabil

Cartea Verde a PFA Contabilitatea si obligatiile fiscale

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Contabilitatea HORECA Monografii contabile si cazuri practice

Vezi AICI detalii