Analizam mai jos cazul unei unitati care a fost infiintata in anul 200 si care, de la infiintare pana in prezent, a avut o activitate continua. Intrucat au trecut 14 ani de la inceperea activitatii, vom stabili daca documentele contabile emise in aceasta perioada trebuie pastrate in unitate in continuare, desi legea contabilitatii prevede obligativitatea pastarii lor pe o perioada de 10 ani cu exceptia statelor de plata si bilanturilor contabile care se pastreaza 50 ani.
Pentru documentele emise in perioada 2000-2002, daca ele nu mai trebuie pastrate, vom stabili unde se predau, ce documente trebuie emise pentru scoaterea lor din circuitul evidentei contabile, ce reglementari trebuie respectate cu acest prilej si daca exista obligatia de a anunta acest lucru la diverse institutii de stat si care sunt acestea. Unitatea, fiind firma de contabilitate, detine in momentul de fata documente contabile de firme a caror asociat a decedat precum si a caror asociati de 5 ani nu pot fi gasiti pentru a le preda si acestia au o adresa necunoscuta.
Vom vedea cum se procedeaza din punct de vedere legal in aceasta situatie si ce institutii trebuie anuntate pentru a le preda.
Trebuie sa aveti in vedere urmatoarele prevederi legale:
- art. 25 alin. (1) din Legea contabilitatii 82/1991, republicata, potrivit caruia registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani;
- art. 25 alin. (2) din Legea contabilitatii 82/1991, republicata, potrivit caruia prin ordin al ministrului finantelor se pot stabili categoriile de registre de contabilitate si documentele justificative care se pastreaza timp de 5 ani;
Manualul Contabilului Incepator - stick USB
Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor
Declaratia Unica 2024 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS
- art. 3 si anexa nr. 4 la OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, care stabilesc categoriile de documente financiar-contabile care se pastreaza timp de 5 ani in arhiva persoanelor care organizeaza si conduc contabilitatea;
- pct. 50-57 din anexa nr. 1 "Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile" la OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, care reglementeaza sectiunea F "Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile";
- art. 261 din Legea societatilor 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare conform caruia, dupa aprobarea socotelilor si terminarea repartitiei, registrele si actele societatii in nume colectiv, in comandita simpla sau cu raspundere limitata, ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociati, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate.
In cazul societatilor pe actiuni si in comandita pe actiuni, registrele societatii (registrul actionarilor, registrul sedintelor adunarilor generale etc.) vor fi depuse la registrul comertului la care a fost inregistrata societatea, unde orice parte interesata va putea lua cunostinta de ele cu autorizarea judecatorului delegat, iar restul actelor societatii vor fi depuse la Arhivele Nationale;
- art. 8 alin. 2, art. 9, art. 11, art. 12, art. 13, art. 17, art. 18, art. 181, art. 21 alin. 1 si art. 23 din Legea arhivelor nationale 16/1996, cu modificarile ulterioare;
- Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica.
In baza acestor reglementari, administratorul societatii comerciale (ce are calitatea de creator de documente cu valoare practica) este obligat sa ia masuri pentru intocmirea nomenclatorului documentelor de arhiva (art. 8 alin. (2) din Legea 16/1996), tinerea evidentei intrarilor si iesirilor din arhiva (art. 9 din Legea 16/1996) si numirea comisiei de selectionare a documentelor de arhiva (art. 11 din Legea 16/1996).
La arhivarea documentelor financiar-contabile se vor avea in vedere si regulile generale de arhivare stabilite la pct. 56 din Normele metodologice aprobate prin anexa nr. 1 la OMEF 3512/2008, potrivit carora:
- documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
- dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.
Pentru documentele al caror termen de pastrare a expirat, eliminarea lor din arhiva se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului, pe baza de proces-verbal (pct. 57 din Normele metodologice). Acest proces-verbal se inainteaza spre aprobare comisiei prevazute la art. 11 din Legea 16/1996 si, in baza aprobarii, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de colectare a deseurilor de hartie. In situatia in care societatea a creat documente cu valoare istorica, acestea nu pot fi distruse, ci trebuie predate Arhivelor Nationale conform Legii 16/1996.
Pentru documentele contabile ale societatilor al caror asociati sunt decedati/nu mai pot fi gasiti se pot aplica, prin similitudine, prevederile art. 18 din Legea 16/1996 referitoare la arhiva persoanelor declarate in faliment, potrivit carora documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurarile sociale ale cetatenilor, se predau, pe baza de contract, operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.
Numai documentele cu valoare istorica (ne indoim ca acele societati au creat astfel de documente) ce fac parte din Fondul Arhivistic National se predau Arhivelor Nationale.
Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro
