email
MONOGRAFIILE CONTABILE 2022: Noutati legislative + TOP 6 Cazuri Practice

Va oferim CADOU un Raport Special Gratuit 

"MONOGRAFIILE CONTABILE 2022: Noutati legislative + TOP 6 Cazuri Practice"

Adauga adresa ta de e-mail pentru a primi Raportul Gratuit, oferit de Contabilul.ro.
Copierea de continut din prezentul site este supusa regulilor precizate in Termeni si conditii! Click aici.
Prin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!
X

Arhivare documente contabile. Cum procedam privind eliminarea documentelor din arhiva?

ProceduriInregistrari si Politici Contabilearhivare documente contabilearhiva documenteLegea 16/1996

Analizam mai jos cazul unei unitati care a fost infiintata in anul 200 si care, de la infiintare pana in prezent, a avut o activitate continua. Intrucat au trecut 14 ani de la inceperea activitatii, vom stabili  daca documentele contabile emise in aceasta perioada trebuie pastrate in unitate in continuare, desi legea contabilitatii prevede obligativitatea pastarii lor pe o perioada de 10 ani cu exceptia statelor de plata si bilanturilor contabile care se pastreaza 50 ani.

Pentru documentele emise in perioada 2000-2002, daca ele nu mai trebuie pastrate, vom stabili  unde se predau, ce documente trebuie emise pentru scoaterea lor din circuitul evidentei contabile, ce reglementari trebuie respectate cu acest prilej si daca exista obligatia de a anunta acest lucru la diverse institutii de stat si care sunt acestea. Unitatea, fiind firma de contabilitate, detine in momentul de fata documente contabile de firme a caror asociat a decedat precum si a caror asociati de 5 ani nu pot fi gasiti pentru a le preda si acestia au o adresa necunoscuta.

Vom vedea cum se procedeaza din punct de vedere legal in aceasta situatie si ce institutii trebuie anuntate pentru a le preda.

Trebuie sa aveti in vedere urmatoarele prevederi legale:

- art. 25 alin. (1) din Legea contabilitatii 82/1991, republicata, potrivit caruia registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani;

- art. 25 alin. (2) din Legea contabilitatii 82/1991, republicata, potrivit caruia prin ordin al ministrului finantelor se pot stabili categoriile de registre de contabilitate si documentele justificative care se pastreaza timp de 5 ani;

- art. 3 si anexa nr. 4 la OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, care stabilesc categoriile de documente financiar-contabile care se pastreaza timp de 5 ani in arhiva persoanelor care organizeaza si conduc contabilitatea;

- pct. 50-57 din anexa nr. 1 "Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile" la OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, care reglementeaza sectiunea F "Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile";

- art. 261 din Legea societatilor 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare conform caruia, dupa  aprobarea socotelilor si terminarea repartitiei, registrele si actele societatii in nume colectiv, in comandita simpla sau cu raspundere limitata, ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociati, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate.
In cazul societatilor pe actiuni si in comandita pe actiuni, registrele societatii (registrul actionarilor, registrul sedintelor adunarilor generale etc.) vor fi depuse la registrul comertului la care a fost inregistrata societatea, unde orice parte interesata va putea lua cunostinta de ele cu autorizarea judecatorului delegat, iar restul actelor societatii vor fi depuse la Arhivele Nationale;

- art. 8 alin. 2, art. 9, art. 11, art. 12, art. 13, art. 17, art. 18, art. 181, art. 21 alin. 1 si art. 23 din Legea arhivelor nationale 16/1996, cu modificarile ulterioare;
- Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica.

In baza acestor reglementari, administratorul societatii comerciale (ce are calitatea de creator de documente cu valoare practica) este obligat sa ia masuri pentru intocmirea nomenclatorului documentelor de arhiva (art. 8 alin. (2) din Legea 16/1996), tinerea evidentei intrarilor si iesirilor din arhiva (art. 9 din Legea 16/1996) si numirea comisiei de selectionare a documentelor de arhiva (art. 11 din Legea 16/1996).

La arhivarea documentelor financiar-contabile se vor avea in vedere si regulile generale de arhivare stabilite la pct. 56 din Normele metodologice aprobate prin anexa nr. 1 la OMEF 3512/2008, potrivit carora:

- documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
- dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Pentru documentele al caror termen de pastrare a expirat, eliminarea lor din arhiva se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului, pe baza de proces-verbal (pct. 57 din Normele metodologice). Acest proces-verbal se inainteaza spre aprobare comisiei prevazute la art. 11 din Legea 16/1996 si, in baza aprobarii, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de colectare a deseurilor de hartie. In situatia in care societatea a creat documente cu valoare istorica, acestea nu pot fi distruse, ci trebuie predate Arhivelor Nationale conform Legii 16/1996.

Pentru documentele contabile ale societatilor al caror asociati sunt decedati/nu mai pot fi gasiti se pot aplica, prin similitudine, prevederile art. 18 din Legea 16/1996 referitoare la arhiva persoanelor declarate in faliment, potrivit carora documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurarile sociale ale cetatenilor, se predau, pe baza de contract, operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.

Numai documentele cu valoare istorica (ne indoim ca acele societati au creat astfel de documente) ce fac parte din Fondul Arhivistic National se predau Arhivelor Nationale.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro

NOUTATI din Legislatie aparute in 2022

Costurile de productie ale firmei. Atentie la amenzi!


Dvs. dati importanta cuvenita calculatiei costurilor de productie?
Pentru ca este decisiva:

  •   pentru pastrarea unei evidente contabile corecte a productiei
  •   pentru rezultate contabile si fiscale conforme legislatie in vigoare
  •   pentru protectie maxima impotriva erorilor in registrele dvs. contabile
  •   pentru evitarea amenzilor FISCULUI
  •   pentru managementul eficient al proceselor din firma!

Comandati acum Modele editabile pentru Calculatia Costurilor!

...Vezi AICI detalii complete <<

Citeste mai multe articole pe aceeasi tema:
ProceduriInregistrari si Politici Contabilearhivare documente contabilearhiva documenteLegea 16/1996

Ti-a placut acest articol? Da Like, Printeaza sau trimite prin WhatsApp si Email!
Urmareste-ne pe Google News

Data aparitiei: 19 Decembrie 2013


Votati articolul "Arhivare documente contabile. Cum procedam privind eliminarea documentelor din arhiva?":
Rating:

Nota: 4.7 din 5 din 5 voturi


Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri



Alte articole publicate in data de 19 Decembrie 2013 ARTICOLE SIMILARE



Subiectele saptamanii

  • SAF-T 2022. Ghid de raportare corecta - scapa de amenzi si controale neprevazute!

    • SAF-T reprezinta cea mai importanta transformare prin care a trecut sistemul fiscal din Romania pana acum. Firma dvs. va fi ca o carte deschisa pentru ANAF! Nu va mai fi nevoie de inspectii fiscale la sediul dvs. si de controale inopinate. Inspectorii vor sta in birourile lor si, din cateva clicuri, vor verifica tot ce e de verificat: TVA, impozit pe profit, contributii salariale etc. Si, desigur, daca vor gasi nereguli, vor aplica sanctiuni &n...» citeste mai departe aici

  • Cum a modificat Ordinul 237/2022 Declaratia 100: tabel comparativ

    • Prin Ordinul nr. 237/2022 a fost modificata Declaratia 100 astfel incat sa fie evidentiate reducerile de impozit prevazute in OUG 153/2020.  ANAF a publicat noua Declaratie 100 pentru 2022. Termenul legal de depunere pentru impozitul pe veniturile microintreprinderilor - trim.IV 2021 si impozitul specific - sem.II 2021 este ...» citeste mai departe aici

  • Vanzare prin automate de cafea. Care este monografia contabila?

    • Prezentam in continuare care este monografia contabila in cazul vanzarii prin automate de cafea.  Intr-o activitate de vanzare cafea/ceai prin intermediul automatelor de tip vending se alimenteaza aparatele cu diverse tipuri/marci de cafea, achizitionate de la diversi furnizori. Produsele finale au acelasi pret, indiferent de optiunea cumparatorului: cafea espresso, cafea lunga, cappucino etc. Care este monografia contabila pentru activitate...» citeste mai departe aici

  • Evidenta marfii in comertul online. Ce trebuie sa stie firmele

    • Specialistul nostru ne prezinta in continuare ce trebuie sa stie firmele despre evidenta marfii in comertul online. Drept exemplu, luam cazul unui magazin online care are cod CAEN 4791 "Comert cu amanuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin internet".  1. Conform legii este obligatoriu sau este doar o recomandare ca stocul de marfa sa se tina la pret de vanzare cu amanuntul? 2. Daca programul informatic ne permite sa avem st...» citeste mai departe aici

Atentie, Contabili!

Noutati in Codul Fiscal 2022 - Monografii contabile actualizate
Cititi «Raportul Special Gratuit» oferit de specialistii nostri

DESCARCATI GRATUIT Raportul Special
"MONOGRAFIILE CONTABILE 2022: Noutati legislative + TOP 6 Cazuri Practice"


Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016
X