Cum arhivam si pastram documentele?

1. Unde arhivam documentele?

Avem posibilitatea sa pastram registrele si documentele justificative si contabile astfel:

• fie la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz;
• fie la alte persoane juridice care dispun de conditii corespunzatoare in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros.

Atentie!

Balanta de verificare de la A la Z Analize corelatii studii de caz

Vezi AICI detalii

Achizitii de servicii din afara Romaniei Regim fiscal-contabil

Vezi AICI detalii

SAF-T Ghid de raportare corecta

Vezi AICI detalii

Indiferent de locul unde am arhivat documentele financiar-contabile, raspunderea privind arhivarea acestora revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii.

Atunci cand incredintam documentele spre arhivare unei alte persoane juridice trebuie sa instiintam organul fiscal competent despre aceasta situatie.

Cu ocazia controalelor efectuate suntem obligati, la cerere, sa prezentam la domiciliul fiscal documentele solicitate. In acest sens, Fiscul poate interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si in alte locatii decat la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.

2. Cat timp pastram documentele?

Regula

Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara trebuie sa le pastram in arhiva timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Consilierul Contabilitate te tine la curent cu toate modificarile aparute in legislatie! Garantie 30 de zile!

Exceptii

a) Statele de salarii le pastram in arhiva timp de 50 de ani.

b) Documentele financiar-contabile pe care le vom pastra in arhiva timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, sunt:

• Nota de receptie si constatare de diferente;
• Bon de primire in consignatie;
• Bon de predare, transfer, restituire;
• Bon de consum;
• Bon de consum (colectiv);
• Fisa-limita de consum;
• Dispozitie de livrare;
• Fisa de magazie;
• Fisa de magazie (cu doua unitati de masura);
• Lista de inventariere;
• Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
• Chitanta;
• Chitanta pentru operatiuni in valuta;
• Dispozitie de plata/incasare catre casierie;
• Decont pentru operatiuni in participatie;
• Ordin de deplasare (delegatie);
• Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale);
• Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe);
• Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale);
• Nota de debitare-creditare;
• Extras de cont;
• Borderou de primire a obiectelor in consignatie;
• Borderou de iesire a obiectelor in consignatie;
• Jurnal privind operatiuni diverse (pentru conturi sintetice);
• Fisa de cont pentru operatiuni diverse;
• Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei);
• Document cumulativ;
• Decizie de imputare;
• Angajament de plata.

Important!

Aceste documente se pastreaza pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

c) Situatia bunurilor de capital care face obiectul ajustarii taxei deductibile, trebuie pastrata pe o perioada care incepe in momentul la care taxa aferenta achizitiei bunului de capital devine exigibila si se incheie la 5 ani dupa expirarea perioadei in care se poate solicita ajustarea deducerii. Orice alte inregistrari, documente si jurnale privind bunurile de capital trebuie pastrate pentru aceeasi perioada.

d) Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

e) In caz de incetare a activitatii, registrele si actele societatii in nume colectiv, in comandita simpla sau cu raspundere limitata, ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociati, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate.

In societatile pe actiuni si in comandita pe actiuni, o parte din acte vor fi depuse la registrul comertului la care a fost inregistrata societatea (registrul actionarilor, registrul sedintelor si deliberarilor adunarilor generale, registrul sedintei si deliberarilor consiliului de administratie, respectiv ale directoratului si consiliului de supraveghere, registrul deliberarilor si constatarilor facute de cenzori si, dupa caz, de auditori interni, in exercitarea mandatului lor si registrul obligatiunilor), iar restul actelor societatii vor fi depuse la Arhivele Nationale.

Registrele tuturor societatilor vor fi pastrate timp de 5 ani.

3. Care sunt regulile de arhivare?

In vederea arhivarii documentelor justificative si contabile trebuie sa respectam urmatoarele reguli generale:

• documentele le vom grupa in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
• vom grupa documentele in dosare cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea; in cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
• dosarele continand documente justificative si contabile le vom pastra in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
• evidenta documentelor la arhiva o vom tine cu ajutorul Registrului de evidenta in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Important!

Pentru a elimina din arhiva documentele al caror termen legal de pastrare a expirat se constituie o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal in care se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Concluzie

Desi legiuitorul ne-a promis inca din iulie 2007, prin intrarea in vigoare a Legii nr. 259/2007 pentru modificarea si completarea Legii contabilitatii nr. 82/1991, ca pentru anumite documente financiar-contabile termenul de pastrare a documentelor va scadea de la 10 ani la 5 ani, iata ca abia de la sfarsitul anului 2008 beneficiem de aceste reglementari. Arhivarea si pastrarea documentelor este o sarcina importanta pentru orice contabil. Aveti in vedere aceste reguli cand efectuati gruparea in dosare a documentelor! Degajarea spatiului este o problema cu care se confrunta orice entitate.

Acte normative aplicabile:

Pct. 50-57 din Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministerului economiei si finantelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 Art. 149 alin. (6) din Codul fiscal Art. 261 din Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale.

Acest articol este preluat din Newsletterul Taxe si Impozite Actual. Avand peste 4.300 de abonati platitori,  Newsletterul Taxe si Impozite Actual este un punct de referinta pentru toti cei interesati de domeniul fiscal. Daca sunteti interesat de articole de specialitate bine documentate, semnate de "nume grele" din lumea fiscalitatii descarcati gratuit  numarul din noiembrie al  Newsletterul Taxe si Impozite Actual.

Drepturile de proprietate intelectuala asupra continutului acestui articol apartin Editurii Rentrop & Straton. Articolul poate fi preluat in limita a 500 de caractere, cu conditia sa fie insotit de textul: "Sursa: Portalul Contabilul.ro" si link catre www.contabilul.ro. In caz contrar, vom actiona conform legilor privind protectia drepturilor de proprietate intelectuala.