Studiu de caz: Facturi lipsa din anii precedenti. Cum se face reglementarea in evidenta?

In cazul urmator, in urma punctajelor facute cu furnizorii, se descopera facturi lipsa din 2011, 2012, 2013. Anul trecut s-au efectuat punctajul, inventarierea, au fost cerut furnizorului copii pentru facturile lipsa, insa acestea nu au fost trimise. Stabilim in ce masura se poate face reglementarea in evidentele firmei, in lipsa acelor facturi, precum si ce se intampla cu diferentele de la soldul furnizorului.

Conform pct. 28 din Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, aprobate prin Ordinul nr. 2861/2009, creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise. Nerespectarea acestei proceduri, precum si refuzul de confirmare constituie abateri de la norme si se sanctioneaza potrivit legii (a se vedea Legea nr. 82/1991, art. 41 si 42).

Din cele expuse intelegem ca anul trecut ati primit de la furnizor "extrasul de cont" confirmat pe o alta suma/alt sold decat cel inregistrat in evidentele dvs. si , in urma punctarii cu partenerul ati constatat ca anumite facturi nu sunt inregistrate in evidentele societatii dvs. Recomandam sa solicitati partenerului, printr-o adresa oficiala (sau mai multe), trimisa cu confirmare de primire, sa va trimita un duplicat al acestor facturi.

Conform pct. 46 alin. (1) din partea 189^1 din Normele Metodologice date in aplicarea art. 146 din Codul Fiscal, in cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, beneficiarul va solicita emitentului un duplicat al facturii, pe care se va mentiona ca inlocuieste factura initiala. In cazul facturilor emise pe suport hartie, duplicatul poate fi o factura noua emisa de furnizor/prestator, care sa cuprinda aceleasi date ca si factura initiala, si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala sau o fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila furnizorului/prestatorului si sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.

Dvs. nu puteti inregistra in evidentele contabile decat in baza documentelor justificative. In consecinta, fara facturi nu puteti inregistra sumele datorate catre furnizor. In aceste conditii, ar trebui ca la un moment dat, in evidentele dvs. furnizorul sa figureze cu sold zero, acesta avand totusi creante asupra societatii dvs. Intrucat facturile nu exista in evidentele dvs. in mod normal nu aveti cum sa achitati contravaloarea acestora.

Recomandarea noastra este sa insistati in a solicita facturile, cu atat mai mult cu cat, in calitate de platitor TVA, puteti pierde dreptul de deducere a taxei. Astfel, conform art. 147^1 din Codul Fiscal, in situatia in care nu sunt indeplinite conditiile si formalitatile de exercitare a dreptului de deducere in perioada fiscala de declarare sau in cazul in care nu s-au primit documentele de justificare a taxei (prevazute la art. 146), persoana impozabila isi poate exercita dreptul de deducere prin decontul perioadei fiscale in care sunt indeplinite aceste conditii si formalitati sau printr-un decont ulterior, dar nu pentru mai mult de 5 ani consecutivi, incepand cu data de 1 ianuarie a anului care urmeaza celui in care a luat nastere dreptul de deducere.

Pentru situatia in care dreptul de deducere este exercitat dupa mai mult de 3 ani consecutivi dupa anul in care acest drept ia nastere, persoana impozabila va notifica organele fiscale competente printr-o scrisoare recomandata, insotita de copii de pe facturi sau alte documente justificative ale dreptului de deducere, faptul ca va exercita dreptul de deducere dupa mai mult de 3 ani consecutivi dupa anul in care acest drept a luat nastere.

Raspuns oferit pentru

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Contabilitatea HORECA Monografii contabile si cazuri practice

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii