Documentele fac parte din patrimoniul unei firme si trebuie depozitate si arhivate conform legislatiei in vigoare. Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 – cu modificarile si completarile ulterioare - prevede ca emitentii de documente au obligatia de a le pastra pe perioade diferite, reglementate in functie de tipologia și importanta lor.
Analizam intr-un articol precedent investitiile semnificative pe care trebuie sa le faca o organizatie pentru a asigura conformitatea legala a unui spatiu autorizat de depozitare. Insa acestea nu sunt singurele cheltuieli implicate atunci cand decidem sa gestionam arhiva de documente prin mijloace proprii.
Sa ne reamintim de consumul de timp dar si de supraincarcarea cu sarcini a personalului din departamentele de contabilitate/resurse umane/administrativ, etc. Ori de cate ori este nevoie de un document, acesta trebuie cautat in arhiva, consultat si apoi arhivat din nou, existand astfel pericolul pierderii sau deteriorarii sale. Iar in cazul in care avem de -a face cu un volum mare de acte ce necesita identificare rapida si procesare, timpul alocat si suprasolicitarea personalului pot deveni coplesitoare.
Este bine, de asemenea, sa luam in calcul ca fiecare organizatie are obligatia de a desemna un responsabil de arhiva. Pregatirea, atestarea si perfectionarea persoanei responsabile cu activitatea de arhivare se realizeaza prin Facultatea de Arhivistica sau prin cursuri realizate de operatori economici autorizati.
Prin urmare, recomandarea specialistilor este sa reduceti riscurile si costurile aferente prin colaborarea cu o companie acreditata. SDA- Servicii de Depozitare si Arhivare ofera de 15 ani, servicii profesionale de management al arhivei la un nivel ridicat de siguranta si confidentialitate unui numar mare de clienti din diverse domenii de activitate si companii de top din Romania.
Declaratia Unica 2024 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS
Manual de politici contabile - Stick USB
Manualul Contabilului Incepator - stick USB
Enumeram doar cateva din beneficiile parteneriatului cu SDA - Servicii de Depozitare si Arhivare, companie acreditata in managementul profesional al arhivei:
• optimizarea utilizarii spatiului si a costurilor legate de depozitarea arhivei
• consultanta pentru alegerea pachetului de servicii potrivit
• eficientizarea timpului de lucru al angajatilor
• siguranta fizica a documentelor, accesul facil și rapid la documente
• optimizarea logistică datorita depozitelor de arhiva localizate în centrul României: Bucuresti si Brasov
Acum puteti afla totul despre eficientizarea arhivarii in Noul Ghid Gratuit „Cum faci economii optimizand activitatea de arhivare?”
