Foaia de parcurs: 5 conditii esentiale pentru validitatea arhivarii electronice

Ce informatii trebuie sa cuprinda foaia de parcurs

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Ce informatii trebuie sa cuprinda foaia de parcurs

Foaia de parcurs trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii:

• categoria de vehicul utilizat;
• scopul si locul deplasarii;
• kilometrii parcursi;
• norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

Atentie!

Neintocmirea foii de parcurs conduce la considerarea vehiculului ca avand utilizare mixta.

Persoanele juridice care nu aplica deducerea integrala a cheltuielilor precum si a TVA nu trebuie sa faca dovada utilizarii vehiculului in scopul activitatii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs.

Utilizarea in scopul activitatii economice a unui vehicul cuprinde deplasari in tara sau in strainatate la clienti/furnizori, pentru prospectarea pietei, deplasari la locatii unde se afla puncte de lucru, la banca, la vama, la oficiile postale, la autoritatile fiscale, utilizarea vehiculului de catre personalul de conducere in exercitarea atributiilor de serviciu, deplasari pentru interventie, service, reparatii, utilizarea vehiculelor de test-drive de catre dealerii auto.

Aspectele fiscale vizeaza atat caracterul deductibil sau nu al cheltuielilor aferente autoturismelor, cat si modul de deducere a TVA.

Conditiile esentiale pentru validitatea foilor de parcurs in format electronic

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Conditiile esentiale pentru validitatea foilor de parcurs in format electronic

Foile de parcurs pot fi tinute si in format electronic, avand deplina valoare de documente justificative pentru deducerea cheltuielilor auto. Legislatia romaneasca permite inlocuirea variantei pe hartie cu cea digitala, aceasta fiind acceptata fara obiectii de organele de control fiscal, cu conditia respectarii anumitor cerinte tehnice si de continut.

Conditiile esentiale pentru validitatea foilor de parcurs in format electronic sunt urmatoarele:

1.Continut minim obligatoriu:

Indiferent de suport (hartie sau electronic), foaia de parcurs trebuie sa cuprinda elementele impuse de Codul Fiscal si Normele Metodologice: categoria vehiculului, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi si norma proprie de consum de carburant pe kilometru.

2.Posibilitatea de listare:

Documentele financiar-contabile pastrate pe suport electronic trebuie sa poata fi listate in orice moment, fie la cererea organelor de control, fie pentru necesitatile entitatii.

3.Identificarea persoanelor responsabile:

 In cazul documentelor intocmite si preluate prin sisteme informatice, semnatura olografa nu este obligatorie. Totusi, entitatea trebuie sa stabileasca proceduri interne clare pentru identificarea persoanelor care au initiat, dispus si aprobat operatiunile respective. Pentru foile electronice, semnatura electronica sau un flux de aprobare documentat in sistem sunt considerate echivalente semnaturii de mana.

3.Integritatea si realitatea datelor:

Sistemul informatic utilizat (de exemplu, aplicatii integrate cu GPS) trebuie sa asigure ca datele inregistrate reflecta traseele reale si sa nu permita modificari neautorizate sau stergeri pentru perioadele inchise. Utilizarea unor sisteme cu timestamp imutabil (marca temporala care nu poate fi modificata) este recomandata pentru a demonstra ca documentul nu a fost fabricat retroactiv.

4.Arhivarea:

Foile de parcurs electronice trebuie pastrate in arhiva digitala a firmei pe o perioada de 5 ani (conform termenului de prescriptie fiscala).

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Cabinete medicale Fiscalitate aplicata TVA impozite deduceri

Vezi AICI detalii

5.Corelarea cu alte documente:

Informatiile din foaia electronica (km parcursi, alimentari) trebuie sa fie coerente cu facturile si bonurile fiscale de combustibil si cu Fisa Activitatilor Zilnice (FAZ).

Utilizarea sistemelor electronice (precum platformele de monitorizare GPS) este considerata o metoda mai sigura de a asigura deductibilitatea integrala (100%) a cheltuielilor, deoarece elimina erorile umane frecvente si ofera o dovada solida a utilizarii vehiculului exclusiv in scop economic.